Saiba como imprimir pelo celular na sua empresa
Atualmente, vivemos tão conectados aos nossos smartphones, que se perguntar se tem como imprimir pelo celular não é uma dúvida incomum. Na verdade, muitas pessoas já fazem isso para facilitar e agilizar a rotina empresarial, e existem algumas formas de realizar essa ação.
As três maneiras principais são por e-mail, por aplicativos na nuvem ou por meio de um software de impressão.
Vamos contar como funcionam todas elas para que você possa decidir qual a melhor para ser aplicada no seu negócio. Mas antes disso, vamos falar sobre a utilidade de usar essa funcionalidade na sua empresa?
Por que imprimir pelo celular pode ser útil?
Simplesmente porque a impressão a partir de dispositivos móveis soluciona problemas. E o que todo mundo quer é eliminar complicações e burocracias da rotina, não é?
Seus funcionários ainda não podem imprimir documentos importantes quando estão fora do escritório? Com o uso de smartphones e tablets, a impressão móvel ganhou muita força. A nuvem possibilita impressão móvel de qualquer documento, ou seja, a qualquer hora e em qualquer lugar, a partir de qualquer dispositivo capaz de acessar a sua rede.
Além disso, quando você tira os obstáculos do dia a dia, a produtividade aumenta. Sua equipe não perde mais tempo com detalhes que podem ser facilmente resolvidos, como uma impressão. Mesmo que as pessoas estejam fora do escritório.
Imagine que você está em uma viagem e precisa imprimir algum material de apoio para uma futura apresentação. Ou que precisa assinar um documento que está apenas no seu telefone. Ou ainda, que um cliente seu solicita um documento específico em uma visita. Às vezes, o documento necessário para fechar negócio.
Poder imprimir direto do celular só traz vantagens, não é mesmo? A seguir, vamos conferir algumas formas de viabilizar esse tipo de impressão.
1. Imprimir direto do celular por e-mail
Alguns fabricantes de impressoras permitem enviar arquivos direto para um endereço de e-mail associado à impressora. Essa opção costuma ficar no menu da impressora, mas cada marca funciona de um jeito diferente. Para configurar, você pode buscar instruções no site da marca.
Normalmente, os fabricantes exigem que você crie uma conta vinculada à marca para conectar a impressora a essa conta. Depois de configurado, você pode enviar um e-mail com o arquivo que deseja imprimir em anexo, usando o endereço cadastrado, que corresponde à sua impressora.
A grande desvantagem dessa opção é que normalmente não é possível cadastrar mais de um e-mail. Para uso pessoal, pode ser muito interessante, mas para uso corporativo, essa opção deixa a desejar.
2. Imprimir direto do celular por aplicativos na nuvem
Você também pode imprimir por aplicativos na nuvem, como Dropbox e OneDrive. Esses aplicativos guardam seus arquivos na nuvem e facilitam o processo caso necessite imprimir pelo celular.
Para isso, você precisa ter o aplicativo instalado no seu smartphone e no computador - eles ficam sincronizados de forma automática. Ao escolher o arquivo que deseja imprimir, o aplicativo vai pedir uma confirmação de impressão no seu computador e enviá-lo para a impressora.
A desvantagem desse procedimento é que, além de poder ser diferente nos aplicativos dependendo do fabricante da impressora, existe a necessidade de confirmação no computador vinculado.
3. Imprimir direto do celular por software de impressão
Você também pode usar um software de impressão, como o YSoft SAFEQ. O grande diferencial desse tipo de serviço é o fim da burocracia do seu dia a dia, facilitando o trabalho de todo mundo, porque ele é feito especialmente para atender tudo que você precisa quando o assunto é impressão.
Com ele, você pode gerar um QR Code e usar seu celular para fazer autenticação em impressoras ou multifuncionais. As vantagens desse formato são que você pode liberar trabalhos pendentes, trocar as propriedades dos jobs de impressão, fazer upload de arquivos, definir trabalhos como favoritos ou excluir trabalhos da sua fila, tudo pelo celular.
O software também protege os seus colaboradores usando o leitor YSoft MFX Mobile Reader, o que significa que o celular atua como credencial digital, eliminando completamente a necessidade de cartões e toques, proporcionando um ambiente higiênico e seguro, fundamental nos dias de hoje.
Além disso, o software também tem suporte para dispositivos iOS pelo Airprint e Android com certificação Mopria e suporte para impressão do Google Chrome.
Converse hoje mesmo com um de nossos especialistas e comece a transformação digital da sua empresa, solicite uma demonstração gratuita do YSoft SAFEQ.
Aumentando a produtividade: 7 formas que os serviços de impressão podem ajudar
Sabemos que para uma empresa gerar competitividade no mercado é necessário que ela disponha de ferramentas e dispositivos capazes de otimizar ainda mais as atividades empresariais. Com isso, acabamos aumentando a produção e passamos a conquistar novos públicos, ganhando cada vez mais escalabilidade.
Entre as atividades mais frequentes em escritórios, as impressões são importantíssimas para a condução das atividades. Porém, dependendo do desempenho das impressoras, o serviço pode sofrer atrasos e a produtividade interna corre o risco de diminuir.
Quer saber como otimizar o seu parque de impressão e tornar as atividades laborais muito mais produtivas? Então, confira o nosso post até o final e conheça 7 formas que os serviços de impressão têm de ajudá-lo.
1. Soluções integradas
Em geral, um serviço de outsourcing em impressão tem total responsabilidade por todo o parque de impressão, sem que a empresa tenha a necessidade de realizar manutenções, checagens periódicas, entre outros processos relacionados.
Quando houver algum problema técnico ou sistêmico, a empresa contratada é imediatamente acionada para prestar todo o suporte necessário. Com isso, a empresa não precisa se preocupar com os processos de impressão, passando a focar em atividades mais produtivas e estratégicas para o crescimento do negócio.
2. Mais personalização
Independentemente do tipo de negócio que você tiver, os serviços de impressão conseguem se adequar de forma eficiente a qualquer modelo, avaliando as principais necessidades e urgências dos empreendedores em relação aos processos de impressão. A ideia é que as atividades sejam cada vez mais personalizadas e seguras.
3. Redução de custos
Ao reduzir custos com infraestrutura, maquinário e capital humano, sua empresa terá mais oportunidade de alocar recursos financeiros em estratégias que efetivamente vão contribuir para o crescimento do negócio e para o aumento da produtividade.
4. Serviços em nuvem
Acompanhar as tendências tecnológicas de mercado é de suma importância para as empresas. Nesse quesito, podemos perceber a migração de serviços para a nuvem, tornando os processos de impressão acessível e fácil para todos. Além disso, é possível reduzir o tempo gasto com locomoção, com impressões mal feitas, erros sistêmicos, entre outros.
5. Suporte
Não menos importante do que obter formas de otimizar a impressão da sua empresa e contribuir para uma excelente produção, é ter todo o suporte necessário da empresa contratante para qualquer evento, seja para um tutorial, correção de hardware e software, treinamentos, cursos e todos os meios necessários para a implementação de habilidades e competências novas.
Com um mercado cada vez mais tecnológico, é importante se sobressair por meio da integração de novos sistemas. A produtividade também está ligada à qualidade, já que os clientes buscam empresas modernas, sustentáveis e com autoridade de marca em suas áreas de atuação.
6. Controle
Com o apoio de serviços de impressão no seu negócio mediante a migração de atividades para a nuvem, é possível controlar o número de cópias, bem como o monitoramento dessas atividades e o devido uso dos dados.
Tendo uma visão geral de tudo o que acontece no seu parque de impressões, o empreendedor terá total capacidade de elaborar formas para produzir mais e organizar o fluxo de informações.
7. Sustentabilidade
Os serviços de outsourcing em impressão não oferecem apenas redução de custos com software e hardwares. Eles também promovem meios sustentáveis para economizar em tintas e folhas.
A cultura de sustentabilidade incentiva colaboradores a buscarem formas cada vez mais práticas e otimizadas de exercerem suas atividades, alterando positivamente a intensidade de produção nas rotinas laborais.
Gostou deste artigo? Agora que você já sabe como a contratação de serviços de impressão pode contribuir com a produtividade em sua empresa, que tal conhecer os nossos serviços? Acesse agora mesmo o nosso site e agende uma demonstração de nossas soluções.
Adoção de impressão universal - 3 pontos necessários
Embora a responsabilidade ambiental e de sustentabilidade precise fazer parte da política empresarial, o uso de papel ainda é exigido em certas atividades. Para ajudar a aprimorar o gerenciamento de impressão, ou seja, a forma como os serviços de impressão são executados, as empresas agora podem adotar a impressão universal (Universal print), ferramenta desenvolvida pela Microsoft.
A grande vantagem do método desenvolvido pela gigante é que não é mais preciso administrar a funcionalidade dos serviços de impressão em um servidor localmente instalado. O administrador pode transferir os recursos que ele usaria no Windows Server para a nuvem. Além de não precisar mais de um servidor de impressão, também acaba a obrigatoriedade de instalar drivers de impressoras em cada equipamento.
Assim, as tarefas da equipe de TI são executadas com mais facilidade, ganhando-se tempo e, consequentemente, produtividade. Veremos a partir de agora, três pontos necessários para a adoção do serviço de impressão universal.
Adesão ao Azure
O Universal Print da Microsoft é um serviço de gestão de impressão baseado na nuvem. Ele roda dentro do Microsoft Azure, que é um conjunto de mais de 200 serviços relacionados à Tecnologia da Informação agregados na nuvem.
Para conseguir adotar o recurso Universal Print, a organização precisa obter uma conta Microsoft Azure. Só através dela é possível usufruir do Universal Print. Como existem dois padrões diferentes de conta, a gratuita e a paga, para uso corporativo recomenda-se a paga, que conta com mais recursos úteis.
As impressoras que a empresa deseja que utilizem a ferramenta baseada em nuvem precisam ser compatíveis com ela. Por ser um recurso recém-lançado, algumas impressoras ainda não são compatíveis com o Universal Print. Quando for este o caso, elas precisarão dos conectores. Eles são softwares apropriados para possibilitar o uso do sistema de impressão universal.
Adaptação por parte dos administradores
Estão em andamento projetos de desenvolvimento de impressoras com compatibilidade nativa. A Canon, por exemplo, anunciou há um mês, novidades para o uso das multifuncionais ImageRunner pelo Universal Print.
A equipe de TI das organizações precisa estar familiarizada com a nova ferramenta da Microsoft, já que não há mais a necessidade da administração do parque de impressão por meio do Windows Server. Empresas de gestão de impressão contam com métodos e softwares de gestão de impressão que podem ajudar a familiarizar a equipe de TI.
A Universal Print tem como características processos de impressão segura. É possível controlar a utilização do recurso através de usuário e senha. Isto monitora o que, quanto e quem imprime, o que facilita a elaboração de políticas de uso dos recursos de impressão.
Diagnósticos
A ferramenta baseada na nuvem facilita o diagnóstico de problemas de impressão e a resolução deles. Estar preparado para as atualizações e substituições de hardware que se façam necessárias é uma nova responsabilidade dos administradores.
A Universal Print permite a localização rápida, através de um portal centralizado, dos dispositivos mais próximos à estação de trabalho. O acesso de usuários aos equipamentos está condicionado ao acesso concedido pelo administrador da equipe de TI.
Sua empresa precisa acompanhar as tendências que envolvem o uso otimizado da Tecnologia da Informação. Elas evoluem muito depressa. Se desejar conhecer com mais detalhes como funciona o serviço de impressão universal e como ele pode ser útil para você, agende uma demonstração de nossos serviços. Será um prazer ajudar sua empresa a crescer!
Conheça o IBS Help, software de help desk para empresas de outsourcing de impressão
Com o crescente avanço tecnológico no mercado, pudemos notar o surgimento de dispositivos cada vez mais eficientes, contribuindo para a otimização de nossas atividades do dia a dia. Na área de help desk para empresas de outsourcing de impressão, não é diferente.
Nessa área, percebemos a importância de qualificar o setor de chamados técnicos, uma vez que esse processo é de suma importância para se relacionar com os clientes, tirar dúvidas e realizar suportes, garantindo assim um total comprometimento com os consumidores.
É essencial integrar sistemas mais eficientes de help desk, pois do contrário, seu negócio perderá qualidade e terá sofrerá desvantagens no mercado. Quer saber mais sobre o assunto? Então, leia o post até o final e saiba como o IBSHelp pode te ajudar.
Problemas mais demandados por técnicos que prestam suporte
Um problema bastante recorrente nas empresas que oferecem serviços de MPS é justamente o sistema de gestão de chamados técnicos. Uma das situações mais comuns nesse processo é quando as demandas por suporte nem sempre são realizadas com os sistemas adequados, já que um chamado pode ser aberto tanto para tirar uma simples dúvida quanto para resolver um problema mais complexo.
Outros problemas recorrentes nos processos de chamados diz respeito à produtividade dos técnicos, o tempo de duração de um chamado — que tende a afetar a relação com os clientes — e o mais importante: o controle de SA.
Como o IBSHelp pode ajudá-lo nisso?
Em suma, o IBSHelp tem como principal objetivo a resolução de todos os problemas citados acima e de outros encontrados na gestão de chamados técnicos. Além de o nosso sistema apresentar uma metodologia que garante mais eficiência e redução de custos em todos os processos demandados, seu departamento técnico terá muito mais qualidade e otimização de serviços.
Sendo assim, a abertura de um chamado poderá ser realizada de duas formas:
- Diretamente pela Web, bastando acessar o portal e realizar o chamado;
- Enviando um e-mail para o endereço eletrônico da empresa. Com isso, o chamado será aberto de forma automática, onde uma resposta automática será enviada imediatamente para o usuário, juntamente com o número do chamado.
Quais são os benefícios da IBSHelp para minha empresa?
Confira abaixo as diversas vantagens que sua empresa terá ao integrar o IBSHelp na gestão de chamados técnicos e algumas características e recursos do nosso sistema :
- Plataforma customizável e pronta para uso
O IBSHelp foi criado justamente para ser customizável às demandas do seu negócio ou empresa. Assim, deixamos tudo pronto para que seu atendimento seja realizado de maneira eficaz.
- Você pode escolher entre o servidor local ou nuvem
Para que sua empresa consiga alcançar diferentes formatos de projetos, nosso sistema oferece uma plataforma local ou virtual (em nuvem). Além disso, o IBSHelp também contribui para que os serviços possam ser realizados por smartphones, suportando tanto sistemas Android quanto Apple.
- Privacidade com LGPD
Nossos servições estão de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), deixando sua empresa em conformidade com as normas vigentes quanto à segurança de dados de seus clientes.
- Integração para o gerenciamento de ativos
Já que o nosso sistema também integra o IBSTracker, o IBSHelp aquiva históricos e realiza o rastreamento de chamados por equipamentos e clientes. Mesmo que você não venha a utilizar o IBSTracker, poderá utilizar a API, integrando-a no seu sistema de gestão de ativos.
Conclusão
Gostou da nossa solução? Agora que você já entende a importância de aprimorar a gestão de chamados da sua empresa, que tal otimizar ainda mais suas tarefas e qualificar seus serviços por meio do IBSHelp? Acesse agora mesmo o nosso site e solicite uma demonstração de nosso sistema para o seu negócio.
Ao minimizar custos com impressão, sua empresa ajuda o meio ambiente e diminui gastos
O desperdício de papel e a exalação de gás carbônico são ameaças ao meio ambiente presentes no dia a dia de qualquer escritório. O uso de técnicas sustentáveis na impressão de documentos é uma solução que permite economizar na rotina e evitar a degradação da natureza. Mas quais seriam elas?
Atualmente, existem alternativas que permitem reduzir 90% dos resquícios substituindo-se o cartucho a laser pela cera. Há também medidas ecológicas que não exigem investimentos em materiais diferenciados.
Neste artigo, conheça as opções mais econômicas e produtivas na hora de imprimir.
O meio ambiente agradece
Em tempos de queimadas, desmatamentos e outras degradações ao ecossistema, a sustentabilidade é um conceito muito discutido. Devemos nos lembrar que o uso de papel representa a derrubada de árvores, o que reforça a necessidade de reduzir os gastos com a impressão de textos e imagens.
O impacto ambiental pode ser evitado com o uso do papel reciclado, comum de se encontrar em papelarias, feiras e lojas especializadas. Sua vantagem está atribuída à potencialização da vida útil da matéria-prima extraída, que pode ser aproveitada em até sete processos de reciclagem.
Além disso, o reaproveitamento desse material reduz a quantidade de lixo e economiza energia na produção de papel. Hoje, há uma procura muito mais significativa pelo papel reciclado, que é usado para imprimir documentações escolares, certificados e planilhas de escritório.
Reaproveite sempre que possível
O reaproveitamento de papel diminui o desmatamento, o que consequentemente favorece a preservação do meio ambiente. É importante também evitar impressões desnecessárias sempre que possível, ainda mais ao se considerar a disponibilidade de plataformas tecnológicas que possuímos hoje em dia.
Documentos que não exigem sua versão impressa podem ser mantidos no computador, ou serem salvos virtualmente por meio de nuvens de dados, e-mails e aplicativos. Outra dica é revisar bem o seu texto para evitar erros após a impressão.
Modo rascunho
Precisa imprimir um documento apenas para revisá-lo? Não se esqueça nunca de configurar sua impressora para o modo rascunho. Já os versos desses papéis podem ser reaproveitados no futuro, para reproduzir outros conteúdos informais.
A adoção de práticas ecologicamente corretas também pode ser considerada na hora de investir em novos equipamentos para seu escritório. Existem marcas de impressoras que possuem um selo de responsabilidade social, ou seja, atuam com projetos sustentáveis que visam estimular a proteção ambiental com a plantação de árvores e ações similares.
Evitar o desperdício de tinta também é importante, o que pode ser solucionado com facilidade e nenhum custo. Basta escolher as fontes certas no seu documento, além de evitar negritos e texturas mais densas.
Fonte ecológica
A Ecofont é uma tipografia similar à fonte Arial, com uma diferença simples e eficiente: ela possui buracos no interior que não comprometem a leitura e ainda evitam um gasto significativo de tinta.
Seja em casa ou no escritório, o primeiro passo para uma impressão sustentável é mudar suas atitudes diárias com responsabilidade e consciência. Agende uma demonstração de nossas soluções.
Guerras do escritório: sem papel vs menos papel
A transformação digital, ou chamada 4ª Revolução Industrial, fez com que a tecnologia se tornasse elemento indispensável em nosso cotidiano, inclusive nos escritórios. Diversos artefatos digitais deixaram de ser utopias em filmes e séries futuristas e já viraram realidade nas rotinas empresariais.
Contudo, nem todas as práticas antigas foram abandonadas. Por mais que nosso dia a dia seja regado a gadgets, smartphones e outros aparelhos tecnológicos, o volume de impressões em papéis ainda é grande.
Porém, em tempos de sustentabilidade, impressões desnecessárias são prejudiciais ao meio ambiente em várias esferas, além de representarem gastos supérfluos para a empresa. Quer saber como mudar esse quadro? Continue lendo, a seguir.
Escritórios sem papel
Com a crescente preocupação em preservar os recursos naturais, o conceito de escritórios sem papel é cada vez mais discutido. Porém, essa concepção ainda está longe de se tornar realidade, o que atinge diretamente o meio ambiente e o financeiro dos negócios.
Segundo uma pesquisa realizada pela Gartner Inc., 3% do lucro das empresas são gastos em papel. Além disso, o material representa, em média, 50% do desperdício nas corporações, agravando as consequências ambientais.
Então, por que os escritórios sem papel não se tornam realidade? Alguns fatores são limitantes, tais como:
- Obrigatoriedades legais como documentos para escritórios de contabilidade, advocacia e outros;
- Fatores históricos e culturais. Por exemplo, o costume de apenas organizar os pensamentos rabiscando papel;
- Resistência a mudanças e adaptações ao estilo digital, ou a famosa frase: “eu preciso folhear as páginas e sentir o documento nas mãos”.
Entretanto, por mais que haja uma barreira para se livrar completamente do papel, é possível reduzir significativamente seu uso e promover um desenvolvimento sustentável. Saiba mais, adiante.
Escritórios com menos papel
Se ainda não é possível eliminar completamente o uso do papel em nossa rotina, o consumo sustentável do material já causa um grande impacto positivo na economia dos recursos naturais, e também nas finanças das empresas.
Entre as vantagens em se adotar a cultura de escritórios com menos papel, estão:
- Redução do uso de matéria-prima para fabricação do papel e dos componentes químicos envolvidos;
- Mais espaço livre e maior organização nos móveis do escritório;
- Redução de custos operacionais e de manutenção na empresa.
Segundo uma reportagem publicada no jornal Gazeta do Povo, algumas medidas fáceis podem ser tomadas para reduzir o uso de papel. São elas:
- Evitar impressões desnecessárias;
- Não exigir documentos impressos;
- Utilizar frente e verso do papel para impressão, entre outros.
Além disso, é possível investir em um software de outsourcing de impressão que, entre outras finalidades, auxilia a otimizar os processos e logísticas de impressão da empresa. Veja, abaixo, como a IBSolution - pode ajudar.
Soluções ao seu alcance
Os softwares de gerenciamento de impressões possibilitam o controle de tudo o que será impresso, tornando viável o monitoramento dos funcionários e os gastos da atividade.
Além disso, o suporte oferecido pela empresa permite que a equipe de TI foque seus esforços em outras funções. Ele também reduz o desperdício de papéis pelas funcionalidades como restringir o acesso à impressora e gera relatórios que auxiliam na conscientização dos colaboradores ao mostrar o impacto ambiental de suas impressões.
Gostou? Então, você pode agendar uma demonstração online mesmo e ver a solução funcionando em tempo real para conhecer mais de como podemos contribuir com o seu negócio.
Por que mover seu gerenciamento de impressão para a nuvem?
A computação em nuvem não é novidade. Na verdade, é um elemento básico da vida cotidiana, tanto dentro quanto fora do local de trabalho. A mudança para serviços em nuvem é quase automática, substituindo muita infraestrutura, não apenas em residências, mas em escritórios.
O gerenciamento de impressão é outra área da tecnologia que está sendo aprimorada pela computação em nuvem. O desejo é bastante óbvio: eliminar os servidores de impressão no local e aproveitar a nuvem para o seu ambiente de impressão.
3 vantagens ao mover seu gerenciamento de impressão para a nuvem
- Simplicidade
A computação em nuvem nos permite simplificar a forma como usamos a tecnologia. Se for adequado ao seu ambiente de impressão, você não precisa se preocupar com a manutenção nos bastidores dos servidores de impressão.
- Flexibilidade e elasticidade de custos
A impressão baseada em nuvem não apenas reduz sua infraestrutura, mas também oferece vantagens de manutenção: a manutenção do hardware é feita para você.
A solução também é implementada rapidamente, diminuindo a carga de implementação e administração. Há também um benefício de escalonamento automático, dependendo de seus requisitos ou uso, por isso é um sistema flexível.
- Segurança e conformidade
Os benefícios do gerenciamento de impressão baseado em nuvem são que terceiros lidam com os dados e a infraestrutura, então você não precisa ser tão cuidadoso e estar constantemente corrigindo erros. A segurança e a conformidade são gerenciadas pelo provedor e não por você.
Por que as empresas estão movendo seu gerenciamento de impressão para a nuvem?
Com o surgimento dos serviços em nuvem como uma alternativa econômica ao hardware local no espaço de gerenciamento de impressão, mais e mais empresas estão migrando para soluções de gerenciamento de impressão baseadas em nuvem.
De acordo com o Quocirca Global Print 2025 Report, 73% das organizações esperam fazer a transição para o gerenciamento de impressão em nuvem nos próximos cinco anos. Os serviços em nuvem podem aumentar potencialmente a segurança, escalabilidade e mobilidade. O gerenciamento de impressão com certeza faz parte desse pacote.
Existem diferentes serviços em nuvem, diferentes ambientes de hospedagem e outros elementos a serem considerados antes de fazer a mudança. Contate um de nossos especialistas e agende uma demonstração. https://ibsolution1.wpengine.com/contato/
Como reduzir gastos com impressão?
Em cenários de crise, é fundamental conscientizar seus funcionários sobre o uso das impressoras no dia a dia da companhia. É comum ver o uso indiscriminado de impressoras nas empresas, porém, segundo dados da IBM, a mudança de hábitos simples pode representar uma redução de até 30% do consumo de papel.
Para melhorar o gerenciamento de impressão da sua empresa, podem ser implantados softwares que fazem a gestão desses recursos e que permitem ao gestor controlar tudo que é impresso, identificando onde há desperdício e reduzindo os gastos com impressão e papel. Não é possível gerenciar aquilo que não é medido.
Pensando nisso, selecionamos 10 dicas simples para que você e seus profissionais comecem a economizar a partir de hoje. Confira:
- Imprima frente e verso e economize 50% com papel
- Use o recurso “Reter impressão”, evitando que outras pessoas levem sua impressão por acidente e você tenha que imprimir de novo
- Prefira impressão em preto e branco e economize 300% com cartuchos ou toners de tinta colorido
- Estimule os seus funcionários a imprimirem mais de uma página por folha. Por exemplo, em vez de imprimir um relatório de 40 páginas e gastar 40 folhas individuais, opte por 4 páginas em uma folha, duas na frente e duas no verso
- Crie campanhas de conscientização, envolva e motive sua equipe para se engajar nos resultados de redução de custo
- Utilize suprimentos de qualidade
- Evite reimpressões, use o recurso “Visualizar impressão” antes de imprimir
- Recicle a carcaça do cartucho ou toner
- Entenda seus custos, descubra onde é possível otimizar para imprimir menos e melhor com um software de gerenciamento de impressão
- Terceirize seu serviço de impressão
Com o outsourcing de impressão, a preocupação pela manutenção das impressoras, troca e suprimento de cartuchos e papéis é de responsabilidade da empresa contratada. Tenha controle do que é impresso e de seus gastos.
Evite desperdícios e aumente sua economia. Solicite uma demonstração.
Terceirização de impressão: descubra se vale a pena para a sua empresa
Muitas empresas têm se adaptado ao outsourcing (a terceirização), e tem sido um processo bastante comum e muito bem-aceito no mundo corporativo por proporcionar liberdade na estruturação das operações e aumentar a qualidade das atividades.
Esse não é um assunto muito distante quando se diz de impressão. Reduzir os custos e aumentar a qualidade do serviço são pontos positivos para seu negócio.
A principal finalidade de terceirizar a impressão é permitir que você invista no que realmente importa para seu negócio e deixe que uma empresa de confiança cuide das tarefas secundárias.
A seguir, saiba mais sobre a terceirização de impressão e as principais vantagens para as empresas que buscam otimizar o negócio e reduzir os gastos.
Mas o que é terceirização de impressão?
É a contratação dos serviços de uma empresa especializada em solução de software para impressão e documentos.
São oferecidos serviços que incluem a locação de multifuncionais, manutenção dos equipamentos e gerenciamento de impressões e cópias.
Tornou-se popular rapidamente, por diminuir custos de impressão dos empreendimentos e pela facilidade do gerenciamento das impressoras.
7 vantagens de se terceirizar a impressão
- Redução de custos operacionais: a partir do momento em que se opta pela terceirização de impressão, toda a gestão de peças e compras de suprimentos são feitos pela empresa contratada. Você só paga pelo que usa;
- Agilidade dos processos: com as manutenções feitas de forma pontual, companhias que têm grandes volumes de impressões contam com rapidez, eficiência e qualidade na hora da impressão;
- Sustentabilidade: há empresas que reduzem o impacto ambiental gerado com impressões e cópias por meio do plantio automático de árvores em projetos de reflorestamento certificados;
- Tecnologia atualizada: você irá contar com os equipamentos multifuncionais avançados e inteligentes, sempre atualizados;
- Manutenção garantida: com o suporte já previsto no contrato, não será necessário buscar por serviços técnicos externos ou mobilizar o setor de TI;
- Otimização do tempo: com a terceirização de impressão sua empresa poderá cuidar de assuntos que realmente importa, deixando de ocupar o tempo resolvendo problemas dos equipamentos de impressão;
- Controle contábil: comprar peças de manutenção, esperar pela assistência e outros imprevistos são eliminados. O que deverá ser levando em consideração são apenas os custos mensais dos alugueis.
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Conclusão
Cada vez mais as organizações buscam voltar os esforços nas atividades que são mais relevantes e que geram mais lucros. Perder tempo com problemas que não são relevantes já saiu de moda.
A terceirização de impressões chegou para uma nova era e acompanha as tendências do mercado. E cada vez mais tem sido uma alternativa buscada por todos os tipos de empresas.
Esse serviço vai além de reduzir custos e melhorar o desempenho de equipes, mas é um grande aliado ao aumento dos lucros, já que os negócios estão realmente empenhados no que faz mais sentido para o crescimento saudável deles.
Assim, a locação é uma tendência que veio para ficar, de modo que pode ser percebido em aplicativos de transportes, de imóveis e tantos outros seguimentos. A comodidade, agilidade e segurança são inquestionáveis.
Ficou interessado na terceirização de impressão? Agende uma demonstração de nossas soluções.
Custos invisíveis das impressoras: entenda como economizar com impressão
Você sabe quais são os custos totais de propriedade de uma impressora? Entenda que uma das piores coisas para uma empresa é pagar as contas sem saber o que de fato está por trás dos custos invisíveis das impressoras.
Além disso, estamos enfrentando tempos difíceis e a economia é um pilar importante a se seguir em uma companhia. É muito importante saber quais são os custos e entender a fundo as finanças para que, no final, esses custos se tornem investimentos.
Vamos analisar a fundo o quanto se gasta com impressão de fato. Acompanhe com a gente:
- Manutenção: Impressoras sempre te deixam na mão, não é mesmo? Por isso sua manutenção preventiva e proativa deve ser considerada nos gastos.
- Compra de insumos: Quantas vezes você não enfrentou problemas para comprar papel, cartuchos, toner e afins? É sempre difícil prever os gastos e muitas vezes sempre falta nas horas em que você mais precisa.
- Qualidade: Quantas vezes você teve que reimprimir (ou desistir de imprimir) um trabalho de impressão que ficou com péssima qualidade? A qualidade dos equipamentos sempre é um problema.
- Compra de novos equipamentos: Impressoras são equipamentos que sempre precisam ser renovados, principalmente se forem muito usadas. Uma nova impressora pode ser um gasto pesado e muitas vezes você não está contando com esse gasto no orçamento do mês.
- Assistência técnica: Você já contou quantos dias e quantos equipamentos, já ficaram parados por conta de manutenção e da falta de uma assistência técnica com uma equipe especializada?
- Espaço físico: É necessário separar um espaço físico dentro da sua empresa para estocar o material comprado, as impressoras com mau funcionamento e as peças para manutenção.
Vamos separar então os custos invisíveis das impressoras pelas áreas de atuação (Insumos, Tecnologia, Equipe e Estoque) para entender como o gerenciamento deveria funcionar para prevenir custos excessivos com impressão.
Insumos
Um dos clássicos nos custos invisíveis são os insumos, pois, além de serem gastos constantes, muitas vezes, as equipes não têm uma política de controle no consumo de papel, tinta e materiais de escritório.
Uma solução plausível para este problema é um programa de conscientização dos colaboradores que coíba o gasto excessivo com os materiais. Outra solução é implementar uma cultura de gerenciamento digital de documentos e informações.
Tecnologia
A evolução tecnológica é um personagem importante nos custos das empresas, pois, por muitas vezes, pode não ser utilizada de forma correta, ou até mesmo nem utilizada. Acompanhar a tecnologia pode parecer caro no princípio, mas, na verdade, é uma economia a longo prazo para as empresas.
Um exemplo bem claro é o advento da internet que mudou muitas coisas nas comunicações das pessoas e empresas. Hoje em dia, se uma empresa não trabalha na rede, não tem site e participação ativa nas redes sociais, pode-se dizer que essa empresa está fadada ao fracasso.
Por outro lado, muitas empresas exageram e acabam adotando soluções e softwares que vão além do que elas precisam. O melhor é equilibrar, pesquisar e estudar cada problema e as tecnologias que podem solucionar de forma econômica e viável os desafios da empresa.
Equipe
Um dos custos invisíveis mais difíceis de enxergar é o tempo de trabalho que uma equipe gasta com atividades secundárias ou resolvendo problemas que não são de seu escopo.
Outros pontos a serem questionados são o excesso de burocracia para realizar processos e pedidos, o que acaba tomando muito tempo dos colaboradores. Além disso, há também o problema da alta rotatividade das equipes que necessitam de treinamento ou até mesmo da má gestão de processos e tempos, o que faz com que a empresa perca muito dinheiro com coisas que não importam tanto para o negócio principal acontecer.
Estoque
Um dos maiores desafios para as empresas são o estoque físico dos insumos. Imagine ter que dispor de uma sala ou de um galpão só para guardar materiais de impressão como papel, toner e cartucho de tinta?
Muito dinheiro se perde, pois, estes espaços poderiam ser ocupados com baias de computadores para abrigar mais colaboradores e produzir cada vez mais para a empresa.
Agora que você entendeu quanto dinheiro pode ser economizado ao terceirizar o seu parque de impressão, venha conhecer nossas soluções.
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