O seu trabalho simplificado com a licença de usuário ilimitada do PaperCut

Há exatamente um ano, o pessoal do PaperCut alterou o modelo de licenciamento para a versão PaperCut MF, introduzindo uma estrutura de licença simplificada, baseada no número de dispositivos.

Com isso, você não precisará mais se preocupar com a contagem de usuários ou com a necessidade de licenciar servidores adicionais.

Isso não apenas torna o trabalho dos parceiros de canal e revendedores autorizados mais simples. A facilidade vai servir tanto para obter uma cotação, como também para apoiar o ecossistema e todos os administradores de sistema existentes.

Perfeito para escolas e universidades

Segundo a PaperCut, muitas instituições de ensino excederam o limite de usuários ao se iniciar um ano letivo. Com a chegada de novos alunos, entendemos que as organizações educacionais precisam manter registros históricos por meses ou até anos em alguns casos.

Para resolver isso, o administrador precisa realizar uma intervenção técnica. Esse é um processo estressante tendo em vista que nesse período os administradores já estão bem atarefados.

Hoje, essa preocupação se foi, pois toda licença de PaperCut MF inclui usuários ilimitados.

Mais simples para uso comercial

Os clientes comerciais compartilham desafios semelhantes às escolas, paralelamente ao crescimento e com a entrada de novos funcionários.

Com a configuração ilimitada de licenças de usuário, isso é menos uma coisa com que se preocupar. Mais tempo para um café da manhã caprichado.

Controle de servidores de filiais ilimitados

Com a nova estrutura de licenças, também vêm servidores de filiais ilimitados (os populares "site servers").

Os servidores do site PaperCut oferecem tranquilidade para os escritórios remotos que sofrem de conexões ruins. Eles garantem que a impressão não seja interrompida por interrupções inesperadas na rede.

Nos bastidores, um Site Server duplica os principais recursos de um servidor de aplicativos PaperCut. As multifuncionais, os servidores secundários PaperCut e a impressão de mobilidade PaperCut estão todos configurados para conectar-se a um servidor do site como se fosse o servidor de aplicativos.

Esse design simples, porém eficaz, oferece alta disponibilidade aos MFDs e suporte para Liberação de impressão segura, incluindo Impressão Find-Me.

Cliente de Usuário Avançado

O "pop-up" avançado de notificação ao cliente agora é ilimitado sem custos adicionais. Este "pop-up" cliente transforma o gerenciamento de custos de escritórios profissionais, retirando de si o peso dos custos transferindo para processos e clientes do mesmo, mitigando seus custos.

Widgets de Paperless

Por último, mas não menos importante, os Widgets de Paperless foram projetados para chamar a atenção do usuário ao impacto ambiental. Eles permitem que os usuários não apenas comparem entre si, mas também entre a média da organização.

Para aqueles que são competitivos como nós, acrescenta essa pequena vantagem de reduzir seu impacto ambiental e destaque-se dentro da sua companhia.

Então, como você coloca as mãos em tudo isso?

Basta falar com a IBSolution. Agende uma demonstração e conheça tudo o que podemos oferecer para sua empresa!


Excluindo aqueles usuários que não existem mais!

Você sabia que, por padrão, o PaperCut MF e o NG mantêm os usuários mesmo quando eles não existem mais no seu diretório?

Muitos clientes dizem como remover usuários do diretório ou movê-los para um grupo de usuários inativos (por exemplo, Active Directory) assim que alguém sai da empresa. Eles então me perguntam por que o PaperCut também não os exclui?

Bem, vamos á!

  • Muitos de nossos clientes educacionais oferecem aos usuários crédito por seus saldos PaperCut, e os alunos geralmente recarregam suas contas com seu próprio dinheiro. Imagine se isso desapareceu sem registro e eles solicitam um reembolso ou retornam no próximo período. Pesadelo!
  • Além disso, o PaperCut MF possui mais de 80 relatórios integrados para fornecer uma visão do comportamento de impressão do usuário. Queremos garantir que você ainda possa executar relatórios filtrados contra esses usuários históricos até ter certeza de que está pronto para removê-los do sistema.

Então, como removê-los quando tenho certeza de que não preciso mais deles?

No PaperCut MF / NG, oferecemos a capacidade de excluir usuários que não existem mais em seu diretório quando tiver certeza de que não são mais necessários.

Muitas pessoas não conhecem essa opção, mas não poderia ser um processo mais simples de executar.

Vá para Opções> Sincronização de usuário / grupo e procure a opção Excluir usuários que não existem na fonte selecionada.

Depois de marcar a caixa, recomendo usar a opção Configurações de teste. Dessa forma, você sabe quem está sendo excluído. Quando estiver satisfeito, clique em Sincronizar agora.

Tarefa concluída!! Usuários excluídos e um sistema PaperCut muito mais organizado.

E se eu não quiser importá-los?

Não se preocupe, você não está sozinho. A sincronização de todos do seu diretório geralmente leva à importação de várias contas indesejadas (como contas de serviço e pessoas baseadas em outros departamentos ou unidades organizacionais). Isso pode tornar mais difícil gerenciar sua instalação à medida que sua lista de usuários cresce fora de controle.

Temos duas soluções para isso:

  1. Refine a sincronização do usuário para importar apenas os usuários necessários

 Ao sincronizar usuários no PaperCut MF / NG, você tem a opção de configurar sua sincronização para importar apenas usuários de grupos ou departamentos selecionados. Isso ajuda a garantir que você obtenha apenas os usuários que deseja importar para o PaperCut MF / NG.

Para configurar isso, vá para Opções> Sincronização de usuário / grupo e mude para Importar usuários dos grupos selecionados. Clique em Selecionar grupos e marque cada um dos grupos ou UOs que você deseja importar.

Depois de configurado, clique em Aplicar e use nossa opção útil Configurações de teste antes de executar uma sincronização. Essa opção confirmará quantos usuários serão adicionados ou removidos (não seria a primeira vez que alguém veria todos os usuários escolhendo o grupo errado e não testando).

Quando estiver satisfeito com os resultados do teste, pressione o botão Sincronizar agora. Você também pode marcar a opção Excluir usuários que não existem na fonte selecionada mencionada acima para remover qualquer usuário que não esteja nos novos grupos ou UOs. Essa opção permite limpar os usuários que não estão nos grupos recém-selecionados.

  1. Passe para o uso da criação de usuário sob demanda

Ajuste suas configurações, para que apenas os usuários que interagem com o PaperCut NG / MF ou imprimam seu primeiro trabalho sejam criados no sistema.

Vá para Opções> Sincronização de usuário / grupo> Configurações de sincronização e desative a opção: Importar novos usuários e atualizar detalhes da noite para o dia. Isso impede que os usuários sejam puxados automaticamente do diretório.

Role a página para baixo e confirme se a configuração On Demand User Creation está definida para criar o usuário sob demanda (Padrão).

A etapa final opcional é remover todos os usuários que nunca usaram o sistema.

Vá para Usuários e, no menu à direita, selecione Ações do usuário em massa.

A partir daqui, há duas opções que você precisa selecionar antes de pressionar OK e remover os usuários sem atividade.

Se você tiver alguma dúvida, dúvida ou precisar de uma pequena ajuda para resolver qualquer uma das configurações acima (ou qualquer outra coisa relacionada ao PaperCut), entre em contato com nossa Equipe de Suporte. A IBSolution é especialista em PaperCut!

Aproveite e conheça mais sobre os 18 plugins exclusivos da IBS para fortalecer ainda mais o seu PaperCut!

 


Resolvendo os problemas de impressão nos espaços de coworking

Os espaços de coworking estão se multiplicando em todo o mundo. De São Paulo a Tóquio, os ambientes feitos para você se sentar e trabalhar confortavelmente, mesmo sem ter um local fixo, estão cada vez mais ganhando espaço entre os escritórios corporativos.

Existe uma previsão para o setor de coworking. Segundo pesquisa da Coworking Resources, o modelo de negócio vai continuar crescendo à medida que a demanda for aumentando ao decorrer dos anos.

Porém, há um pequeno desafio que frustra os usuários - a impressão. Neste artigo, vamos articular e entender esse pequeno problema de uma vez por todas.

Os espaços de coworking estão por toda parte

De acordo com o site coworker.com, existem 1.794 espaços de coworking diferentes nos Estados Unidos. Mais de 500 no Reino Unido e 300 na Austrália. Há uma grande diversidade de espaços com ambientes que variam entre os informais e descontraídos até os super corporativos e sóbrios.

Os espaços de coworking não apenas fornecem um local para trabalhar, como também vantagens e facilidades de que um local de trabalho necessita.

Porém, para a área de impressões, algo tão simples como imprimir atas de reuniões pode se transformar em um pesadelo, tanto para a pessoa que imprime quanto para as pessoas que gerenciam o sistema de impressão. Esses pobres administradores de departamento / sistemas de TI!

Solução de impressão em espaços de coworking

Felizmente, a solução do PaperCut simplesmente funciona e muito bem em ambientes de coworking. Se você tem um espaço de coworking, facilitar a vida de seus clientes com as impressões pode ser considerado como um bom diferencial. Veja como fazer isso!

Recuperação de custos

O gerenciamento de impressão é essencial nesses ambientes para recuperação de custos. Existem algumas maneiras diferentes de cobrar pessoas / empresas pelas impressões que realizam.

Um exemplo, você pode alocar uma cota por usuário / empresa e fechar a cobrança com as taxas mensais. Se atingir o limite, você poderá cobrar pela impressão extra. Com mais de 50 relatórios ao alcance de um clique, você terá visibilidade total do processo de impressão em seu ambiente.

Há também a opção de integrar o PaperCut ao software de gerenciamento de espaço de coworking para facilitar a cobrança dos usuários e o recebimento de dinheiro, o que leva a gente a…

Integrações

O PaperCut integra sistemas de cobrança, como o PayPal.

Por exemplo, o Nexudus, uma das plataformas mais comuns para gerenciar espaços de coworking, construiu uma integração ao software PaperCut para seus clientes, permitindo que os usuários entrem em um saldo negativo em suas contas, automatizando para o faturamento mensal do cliente.

Além disso, oficialmente, existem mais de 50 integrações PaperCut disponíveis.

Impressão móvel e BYOD

O Mobility Print - nossa solução BYOD - é um salva-vidas em um ambiente de coworking. Você pode literalmente imprimir de qualquer dispositivo que você trouxer: smartphones, tablets, laptops, Chromebooks.

Seguindo algumas etapas simples, os usuários podem imprimir rapidamente em qualquer impressora, sem a necessidade de assistência de um técnico. Não é necessário instalar drivers, ingressar em domínios e, além disso, existe a possibilidade de inserir uma verificação para que cada usuário possa ser identificado - garantindo que toda a impressão seja rastreada e cobrada com precisão, facilitando a recuperação de relatórios e custos. Muito fácil!

Solução incorporada e liberação segura de impressão

Aquele problema de apertar o CRL + P e correr para a impressora para que ninguém veja o que está sendo impresso acabou. Com o PaperCut MF e a liberação de impressão segura, seu cliente pode liberar o trabalho de impressão com segurança quando estiver na impressora por senha, pincode ou cartão magnético.

A solução incorporada também rastreia trabalhos de cópia, ajudando na digitalização para armazenamento de e-mail, pasta ou nuvem e transformando digitalizações de documentos em documentos inteligentes, editáveis ​​e pesquisáveis ​​por texto, para recuperar informações mais facilmente do que nunca.

Quer saber mais? Vamos conversar e encontrar uma solução que seja ideal para os seus desafios. Clique aqui e entre em contato com nosso time!

Fonte: PaperCut


Tudo sobre o Mobility Print – a alternativa gratuita do Google Cloud Print do PaperCut

No mês passado, a PaperCut lançou uma nova solução de impressão em nuvem para você brincar. Ele se chama PaperCut Mobility Print (nós o chamaríamos de Cloud Print, mas outra empresa reivindicou totalmente esse nome, muuuuito....).

IIronicamente, é uma nova visão do Google Cloud Print.

É a mesma coisa que usar o já conhecido, mas de um jeito muito diferente...bem mais legal!

O PaperCut Mobility Print é igual ao Google Cloud Print, porém com algumas diferenças fundamentais para seu ecossistema do dia a dia!

Para começar, aqui estão as mesmas coisas:

- É grátis

- Permite imprimir a partir de Chromebooks

- Inclui impressão fora da rede conveniente (em breve)

E aqui está o diferente:

- Funciona com qualquer plataforma, seja Google, iOS, Windows ou outra;

- Você pode imprimir de qualquer lugar, até na lua (provavelmente);

- Ele se conecta a uma ferramenta completa de ativação e gerenciamento de impressão (mas somente se você desejar);

Por que fazer uma alternativa ao Google Cloud Print? 

Boa pergunta. A resposta nas palavras do líder do projeto Danielle Ko: “O Google Cloud Print é ótimo. Queríamos ver se poderíamos fazer algo maior. ” E não é que as mentes brilhantes do PaperCut conseguiram!

Se você quiser tentar uma alternativa ao Google Cloud Print, experimente o PaperCut Mobility Print.


7 benefícios da impressão gerenciada que podem mudar a sua empresa

Os Serviços de Impressão Gerenciada (MPS) são muito mais do que garantir que você tenha toners sempre carregados e muito papel para gastar com impressão. É uma solução abrangente que pode tornar sua empresa mais eficiente e sustentável, reduzir seus custos e aumentar a segurança de seus dados.

Um bom projeto de MPS incluirá serviços de transição, opções flexíveis para adicionar mais dispositivos para otimizar fluxos de trabalho, monitoramentos de impressoras, pedidos de suprimentos, software, hardware e atualizações de segurança, além de incluir suporte local e remoto que atenda às suas necessidades.

Aqui estão alguns dos muitos benefícios de contar com um contrato de Serviços de Impressão Gerenciada:

  • Segurança aprimorada: as impressoras e os multifuncionais de hoje exigem o mesmo nível de segurança de qualquer outro dispositivo em sua rede. Uma política de segurança de informações e de práticas recomendadas deve ter um conjunto abrangente de medidas para proteger o sistema de impressão e um serviço de MPS é capaz de fornecer uma solução sólida e segura no ambiente de impressão.
  • Gerenciamento de dispositivos: O gerenciamento de dispositivos pode ajudar a evitar o tempo de inatividade. O monitoramento permite que um provedor identifique e resolva possíveis problemas antes que eles se tornem problemas maiores fornecendo manutenção preventiva e proativa.
  • Impressão baseada em regras para controle de custos e segurança: A implementação de um programa de impressão baseado em regras premissas pode ajudar a controlar os custos de impressão. Mudanças simples, como a padronização de documentos em frente e verso ou em preto e branco, podem reduzir o uso de consumíveis, resultando em economias imediatas. A autenticação do usuário através de um pincode pode melhorar a segurança e deixar uma trilha de auditoria para ajudar a monitorar o uso.
  • Suporte para Help Desk: Com o suporte ao help desk, você pode liberar o tempo da sua equipe de TI para se concentrar nas principais iniciativas de negócios, mantendo a frota de impressoras e reduzindo o tempo de inatividade. Segundo o site Laser Resouce, 23% das chamadas do help desk tem relação com impressão e isso toma 15% do tempo útil
  • Cumprimento de fornecimento automatizado: Você nunca mais ficará sem suprimentos. Quando os suprimentos estão acabando, o seu provedor é notificado instantaneamente e os suprimentos são automaticamente solicitados e entregues, na hora certa.

  • Estratégias de impressão mais ecológicas: Um provedor de MPS pode ajudá-lo a implementar estratégias ecológicas, como por exemplo o uso do software PrintReleaf que possibilita que as empresas reduzam o impacto ambiental gerado com impressões e cópias através do plantio automático de árvores em projetos de reflorestamento certificados. Um programa de reciclagem de cartuchos também pode ajudar não apenas reduzindo seus custos, mas mantendo uma enorme quantidade de lixo fora dos aterros sanitários
  • Custo por página com uma fatura mensal: Com um único custo por página e todos os serviços em uma única fatura, você estará lidando com um fornecedor para todas as suas necessidades de impressão, desde reparos até pedidos de suprimento.

A implementação das soluções da IBSolution é uma decisão de negócios inteligente que simplificará os fluxos de trabalho, aumentará a produtividade, reduzirá os

custos associados ao seu ambiente de impressão e ajudará você a expandir seus negócios. Pronto para aprender mais? Solicite uma demonstração interativa de nossas soluções e nossa equipe apresentará a você e sua equipe através de videoconferência (Webex).

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Crie um local de trabalho mais econômico e sustentável

A verdade é que toda empresa moderna quer um local de trabalho mais econômico, um ambiente com menos papel e mais controle de informações, documentos e conteúdo no geral. Mais de 50 mil organizações ao redor do mundo estão começando a se preocupar com a criação deste ambiente sustentável e econômico, utilizando o software de gerenciamento de impressão PaperCut.

Para dar início a essa transformação comportamental dentro das empresas, o hábito favorável à sustentabilidade e à economia de insumos é essencial, afinal, todo profissional quer um ambiente de trabalho melhor e com mais praticidade.

Se você deseja mudar o modo como as coisas são feitas em seu escritório, aqui está um guia prático para você começar!

Terceirize o gerenciamento de sua impressão e aplique políticas de impressão

Segundo a Planet Ark, uma organização ambiental sem fins lucrativos, a impressão representa 2,4 toneladas de resíduos de papel por ano apenas na Austrália. Por isso, reduzir o desperdício é uma prioridade óbvia para as empresas e para as organizações governamentais.

Pensando nisso, ferramentas e softwares impulsionam o desenvolvimento de produtos para ajudar as empresas a reduzir sua impressão sem afetar suas operações. É assim que funciona para os usuários do PaperCut:

  • Transparência total - Tenha controle de quem imprime e quando é impresso. Sem surpresas.
  • Políticas de impressão - Incentive a impressão em frente e verso, crie políticas de impressão sensatas e seus próprios scripts personalizados.
  • Rastrear custos - Você pode ver quem está sobrecarregando o orçamento de impressão e criando contas de impressão. Adicione cotas, forneça saldos de usuários ou crie um sistema de pagamento interno.

Já sabemos também que o desperdício desnecessário de papel é um assunto batido e pode ser facilmente dominado nos dias de hoje, mesmo sem o uso de serviços de gerenciamento. Veja como sua empresa pode, de fato, fazer a diferença para gastar menos papel:

  • Pense antes de imprimir - São as perguntas básicas: eu realmente preciso de uma cópia em papel? Posso ler meu documento no meu computador ou tablet?
  • Use papel mais fino - O papel da impressora básica é muito grosso. Você não precisa disso. Algo entre 70 e 80 g / m² deve funcionar bem sem afetar o desempenho.
  • Recicle seus cartuchos - Recicle-os ou melhor ainda, reutilize-os. Uma pesquisa recente mostrou que 45% das pessoas nas empresas jogam cartuchos no lixo. Não seja uma dessas pessoas.

Mude a cultura dentro da sua empresa para ter um local de trabalho mais econômico

As iniciativas sustentáveis individuais dentro de um escritório são ótimas, mas raramente funcionam de fato. Pode até existir algum entusiasta dentro da organização com boa-fé para assuntos sustentáveis, mas como não há um retorno financeiro real e imediato para os colaboradores, as ações não vingam de fato.

A solução? Mude a cultura da empresa dentro do escritório. Veja algumas sugestões:

  • Ajuste a missão da companhia - se sua declaração de missão não mencionar valores como: cuidar do nosso meio ambiente! Ajuste-o se puder e divulgue para todos os colaboradores, criando um ambiente de conscientização.
  • Crie uma função específica ou um comitê - não acrescente o papel ambiental sem interagir com a equipe de forma colaborativa. Crie um comitê conjunto. Deixe-os fazer parte das ações.
  • Forneça treinamento - algumas pessoas simplesmente não sabem até que ponto o comportamento do escritório pode afetar o meio ambiente. Ensine-as. Desenvolva sessões de treinamento regulares. Não precisa ser complicado ou caro. Apenas 5 minutos antes da reunião mensal podem ser suficientes para fazer uma diferença real.
  • Desafios divertidos - As pessoas gostam de desafios e jogos. Acrescente um toque ambiental, como um pequeno prêmio de equipe para descartar os utensílios de plástico, por exemplo.
  • Liderar pelo exemplo - A cultura do escritório é moldada por aqueles que se sentam no topo da árvore hierárquica. Você deve dar o exemplo e mostrar à sua equipe que realmente se importa com o meio ambiente.
  • Invista em produtos ecológicos - É fácil colocar sempre o preço em primeiro lugar, mas existem alguns produtos ecológicos que não custam muito mais do que a sua média. Estamos falando de produtos de limpeza ecológicos, caixas de reciclagem e outros produtos.

Quer conhecer mais sobre o PaperCut? Entre em contato com a gente!

Agora que você já conhece as formas de priorizar a economia de papel dentro da sua empresa, que tal ver o PaperCut funcionando em tempo real? Solicite uma demonstração interativa e nossa equipe a apresentará através de videoconferência (Webex).

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Fonte: PaperCut 

impressão e cópias discução sala de reunião finanças gastar menos

Você sabe quanto gasta com impressão e cópias na sua empresa?

Você já conhece o conceito de custo invisível, principalmente relacionados à impressão e cópias?

  • Sabe quantas impressões um determinado funcionário da sua empresa realizou?
  • Sabe se é possível descobrir quanto se gasta com papel em um departamento específico?
  • Quer saber como levantar o consumo de impressões e/ou cópias das filiais de sua organização?

Poucas empresas tem controle de quanto realmente gastam com impressão e cópias, ou sabem o custo por página impressa ou copiada. Existem custos mais diretos, tais como: papel, toner, kit manutenção (cilindro, fusor, drum, etc), custo do ativo impressora ou multifuncional, custos de manutenção, energia elétrica, etc.

Além disso, o ato de imprimir exige uma série de outros custos que estão escondidos na operação tais como: descontrole da gestão do ambiente, tempo utilizado para comprar suprimentos de maneira geral, levantamentos manuais através de funcionários, falta de conscientização ambiental, etc.

Muitas vezes é possível até mensurar alguns destes gastos, mas a velocidade para obtê-los e recursos utilizados tornam inviável e portanto não se faz. Essas e outras variáveis demandam capital, tempo gasto com processos, pedido de compras e manutenção corretiva dos equipamentos. O custo de operação de uma impressora é muito maior do que o que está na etiqueta de venda na loja.

A IBSolution ajuda a sua empresa a obter o controle do seu parque de impressão com o PaperCut. Com ele é possível descobrir muito mais do que apenas o consumo de impressão e cópias.

Software líder em bilhetagem e gerenciamento de impressão, o PaperCut consegue obter informações avançadas, gerar estatísticas e enviar relatórios periódicos para seus gerentes.


Você oferece serviço de impressão terceirizado?

Visão para quem tem parque de impressoras terceirizadas e portanto pagam suas impressões e cópias por página, ou seja, alugam impressoras e multifuncionais com empresas que prestam serviços de outsourcing de impressão e ao final do mês tem somente o custo total ou na melhor das hipóteses apurado por dispositivo (impressora ou multifuncional).

Estas empresas lhes cobram preços diferentes para impressões: A3, A4, mono, color, etc.

Pelo menos neste caso, os custos diretos totais sua empresa possui.

A solução

Implementando o PaperCut – software de gerenciamento, controle e bilhetagem de impressão e copias, é possível inserir o custo que lhe é cobrado de cada papel impresso na área de impressão e cópias.

Se for o caso diferentes custos para diferentes dispositivos e/ou tamanhos, características fique tranqüilo por que é totalmente possível. Em todas as ações de impressão e copias serão registrados no banco de dados do software quem fez, o que fez , quando fez, quantidade de paginas, etc.

O PaperCut possui mais de 100 relatórios em formato PDF, CSV e HTML:

  • Por usuário
  • Por departamento
  • Por dispositivo
  • De impacto ambiental
  • Os quais possibilitam a gestão do ambiente e controle dos custos. Você terá tudo em detalhes.

Benefícios adicionais

Além de poder controlar tudo é possível reduzir o custo de impressão e cópias entre 20% e 40% dependendo do ambiente da gestão.

Parametrizando o software para dar cotas restritivas por usuário e/ou departamento com certeza fará com que reduza o numero de impressões e copias.

Usuários com cotas terão a tendência de usar a impressão de forma responsável. As cotas poderão ser diárias, semanais, mensais. Terminou a cota. Tem que solicitar ao gerente por que pode ser parametrizado para não imprimir ao final de cota. Parametrizando o software com alguns dos vários filtros com certeza fará com que reduza o numero de impressões. Alguns exemplos :

  • Impedir que trabalhos acima de um determinado numero de paginas sejam impressos em impressoras lentas e com custo pagina mais caro.
  • Impedir que trabalhos que tenham no nome do arquivo por exemplo “currículo” sejam impressos.
  • Impedir que um determinado usuário imprima arquivos de uma determinada extensão por exemplo HTML, ou seja paginas de internet.
  • Impedir que trabalhos acima de um determinado tamanho de arquivo seja impresso.
  • Forçar usuário sempre imprimir mono, mesmo que o trabalho seja color.
  • Forçar usuário sempre imprimir duplex, quando o dispositivo permitir
  • Impedir que seja impresso um determinado documento novamente antes de um período estipulado.( esqueceu que imprimiu e mandou de novo)
  • Limitar numero de copias de arquivos impressos.

Haja visto que, parametrizar a marca d’agua em todas as paginas ou somente na primeira folha do documento , seja no rodapé ou no cabeçalho com nome do usuário, nome da estação, etc vai fazer com que usuários que mandam imprimir e não vão buscar deixe de fazer por que as paginas que ficarem ao lado da impressora poderão ser rastreadas. Além disto, será mais fácil identificar trabalhos esquecido por muito tempo ao lado da impressora. Por fim informar que usuários estão sendo monitorados do ponto de visto de impressão e copias com certeza fará com que estimule-se o uso responsável e portanto será reduzido o numero de impressões.


Sua empresa gerencia o parque de impressão?

As empresas que possuem parque próprio ao instalar o PaperCut terá diretamente os benéficos de redução do custo de impressão apresentado acima.

Além disto, todas as informações , através dos vários relatórios de quantidade e tipo de impressão que o Papercut fornece será base para calculo do custo de impressão e copia total.


Conclusão e Discussão

E você, sabe quanto gasta com impressão e cópias dentro da sua empresa? Em termos de porcentagem, quanto é a participação das impressões dentro da planilha de custos de sua empresa?

A IBSolution acredita PaperCut é a melhor opção para obter dados de impressões e cópias, além de possibilitar economias reais.


Demonstração

Muito bacana, não é mesmo? Agora, que tal agora ver esta solução funcionando em tempo real? Solicite uma demonstração interativa e nossa equipe a apresentará através de videoconferência (Webex).

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Que tal começar 2018 imprimindo menos?

Existem pontos básicos sobre o ser humano efetuar uma impressão. Você já parou por um momento e se perguntou: Por que ainda fazemos impressões?

Segundo estudos de fabricantes de equipamentos de impressão, existem 3 pontos básicos do “porque fazermos isso”, são eles: imprimimos para editar, imprimir para ler e imprimir para compartilhar.

Ainda sobre o estudo, ratificado inclusive pela IBSolution e seus produtos de controle de impressão, as pessoas imprimem em média 10.000 folhas por ano.

Portanto é seguro e tranquilo afirmar que o papel ainda é presente em empresas mesmo com a adoção em fluxos de trabalhos e digitalizações.


Impressão para editar

Após horas e horas em frente a tela de um pc/ tablet/ smartphone/ notebook os olhos humanos podem pregar algumas “peças”. Trabalhadores também indicam que perdem concentração ao ser solicitados para editar tarefas, principalmente de precisão, em uma tela digital. A impressão desses documentos ajuda a digerir melhor a informação e ainda possibilita uma analise mais crítica e assertiva em momentos cruciais do trabalho.

Pensando nisso, a IBSolution e IBSDocs, permitem que esse passo de edição seja feito em etapas, em todas as telas disponíveis e de forma colaborativa, on-line e multiusuário.

Com o M-Files é possível que uma equipe, geograficamente dividida possa editar, analisar documentos ao mesmo tempo, em tempo real e on-line


Impressão para compartilhar

Compartilhamento de dados entre colegas de trabalho e clientes é vital para colaboração e até mesmo crescimento do negócio. A impressão de documentos, apresentações fisicamente são dadas de presente para sua audiência e utilizada para referencias futuras, algo até compreensível.

Algumas pesquisas do Temple University’s Infante Laboratory and the Erikson Institute em Chicago diz que desde a idade antiga, os humanos interagem entre si melhor com materiais impressos. Os pesquisadores dizem que certos grupos de pessoas acham ainda mais complicado lidar com dados digitalizadas em telas.

Em uma reunião, tendo em mãos copias impressas de sua apresentação disponível, força que todos presentes estejam na mesma página. Alternativas digitais, enquanto isso, oferecem distração e resultam em membros da reunião uma perde de foco.

Por isso, a qualidade de impressão é muito importante. Um material bem acabado faz toda a diferença, portanto, o produto que controla suas impressões, não pode ser SIM ou NÃO – ele precisa entender que, naquele momento, a apresentação e/ou documento precisam ser coloridos, mesmo que o usuário precise dar uma satisfação por escrito no momento e caso ele seja questionado pela razão na qual ele utilizou o que tem de melhor em qualidade estará presente em relatórios de gastos e economias deixando todos sabendo do por que isso foi feito naquele momento.


Impressão para Leitura

Estamos na era da digitalização, a ideia de escritórios 100% paperless está em alta. Mesmo assim, na prática, em uma empresa que não vende esses produtos, apenas os utiliza, a impressão ainda é – e sempre será – uma necessidade em qualquer organização.

Uma das razões para que isso aconteça, é que o cérebro humano reage de forma diferente quando efetua a leitura de uma informação em uma tela ou em um papel.

O cientista jornalista Ferris Jabr explica “ Telas podem escoar mais os recursos mentais enquanto estamos lendo, comparado com o papel, as telas fazem com que seja mais difícil a absorção do que quando lemos em papel”.

De qualquer forma, é importante o controle, pois em média um e-mail impresso é descartado em 20 minutos após sua impressão. O ideal é você ter um produto pró-ativo que pergunte se realmente aquele e-mail ou documento é necessário ser impresso e ainda se foi enviado em color, pode ser automaticamente convertido em PB para economizar 3,4 vezes o valor de cada página impressa.

Para isso a IBSolution conta com o PaperCut, visando ser um absurdo ter produtos que só avisam quanto você gastou após já ter gasto! O ideal é trabalhar ao lado do usuário para prevenir gastos desnecessários.


A nova era da impressão

As 3 razões acima descritas não são novas, mesmo que as empresas estejam buscando operações digitais e integrações on-line. É importante lembrar do fato que, a impressão em muitos casos, é muito valiosa.

Por isso a IBSolution & IBSDocs estão olhando para todas as transformações do mundo atual onde a velocidade é importante, mas com controle e com comodidade para os usuários.

Para saber mais sobre o PaperCutM-Files, clique nos links e saiba como obter uma versão trial para testar suas funcionalidades.

Aliás, não deixe de acompanhar nossas redes sociais! Tem muita novidade para este ano de 2018

#UmaNovaIBS


Cliente de Outsourcing de Impressão - MPS precisamos conversar sério!

Cliente de Outsourcing de Impressão, precisamos conversar sério!

Por Rodrigo Romão
Diretor de Tecnologia e Marketing. IBSolution

Você cliente, quando pede uma solução "completa" para seu parceiro você faz a pesquisa indicada?

Aqui vou listar algumas situações que você, CLIENTE, precisa pensar e fazer para uma boa contratação de um fornecedor de MPS ( também conhecido como outsourcing de impressão )

Um pergunta para pensar: Faz sentido quem vende páginas impressas ter o sistema que controla a impressão das páginas?

R IBS: Não! O sistema de controle deve ser do cliente, deixando ele a vontade para escolher o melhor parceiro e não ter gaps ou a implementação de um sistema a cada novo contrato, o parceiro deve vender o sistema para o cliente e o software deve ser dele para sempre!! Tudo fica pronto no ambiente do cliente, ele apenas substitui os equipamentos e o parceiro, se desejar.

Obviamente existem sistemas e softwares que o fornecedor deve utilizar em seu contrato para o próprio uso e aceleração do seu processo mas o bilhetador, o billing e regras internas de impressão devem ser do ambiente do cliente senão o cliente deverá re-implementar um software diferente a cada novo contrato ou novo fornecedor e isso gera muitos gaps, necessidades de re-treinamentos e lacunas de gestão.

Existem passos a serem seguidos para uma escolha consciente de qualquer fornecedor para qualquer serviço, esse artigo fala sobre nossa visão de uma boa escolha de um fornecedor de MPS e não trata-lo apenas como "o cara da impressora" mas sim como um fornecedor de informação.


Questões

1. Qual é o histórico comprovado desse parceiro ao oferecer esse tipo de serviço?

  • Faça pesquisas.
  • Solicite indicações de clientes já atendidos.
  • Entenda a estrutura.

2. Qual a visão para uma parceria a longa prazo para que minhas necessidades que venham a aparecer sejam atendidas?

  • Se você crescer, esse parceiro conseguirá te atender?.
  • Sobre a pesquisa, veja o tamanho dos clientes, tamanho do parque, quantas localidades e etc.
  • Veja quanto tempo esse cliente já esta com esse parceiro e quais foram as melhorias entregues ao longo desse prazo.

3. Esse parceiro acha que MPS é apenas equipamentos e suprimentos ou ele vai incluir outras ofertas tanto de produtos quanto e serviços?

  • Entenda se esse parceiro tem outras ofertas mesmo que voce não precise agora.
  • Veja que tipo de entregas ele ja fez.
  • Veja se ele tem equipes dedicadas ou compartilhadas.
  • Veja se ele é um canal de MPS com valor agregado ou apenas um “aventureiro".

4. Como o parceiro vai gerenciar os equipamentos do meu parque, inclusive independentemente da marca dos equipamentos?

  • Soluções como IBSTracker e PaperCut são neutras em relação a funcionamento de marcas de equipamentos, via web e com banco de dados exclusivo para armazenamento de contadores, Não aceite produtos que compartilham banco de dados de contadores físicos com lógicos, isso pode haver brecha para manipulação de dados.

5. Esse parceiro vai poder me oferecer escalabilidade, capacidade de entrega global se for necessário?

  • Mesmo que de forma nacional ou estadual, esse parceiro tem condições de atender seu parque? Faça essa pesquisa.
  • O SLA de atendimento é suficiente para o seu negócio?.
  • Estude e pesquisa com os clientes indicados se o parceiro cumpre o SLA de maneira correta ou se ja foi multado por conta de violar o SLA.

6. Esse parceiro, esta mesmo comprometido em fazer voce imprimir menos? E a gerar mais informações?

  • Com soluções de Documentos, incentivar digitalização e entre outras atividades?.
  • Ele conta com algum produto de gestão de documentos em seu portfolio?.
  • Consulte com os clientes indicados quais foram os resultados obtidos com esse parceiro.

7. O MPS é um dos passos a serem dados para aceleração do seu negócio, melhorias de processos e produtividade são o próximo passo

  • Soluções Documentais.
  • Soluções de Fluxos de Aprovações.
  • Melhoria da disponibilidade e mobilidade de informações sem impressão.
  • Esses pontos são minimamente exigidos para quem quer ofertas soluções de MPS e os usuários produzirem mais em seu dia-a-dia.

8. Esse parceiro tem poder de suportar , de forma segura meus projetos de toda minha empresa?

  • Segurança é uma preocupação hoje em dia, principalmente com informação.
  • Procure saber se os equipamentos ofertados e as soluções oferecem segurança de dados minimamente exigidos de mercado de TI.
  • O projeto será bem desenhado para além da segurança voce também ter alta disponibilidade dos recursos?? Principalmente os de missão crítica!.

9. Quais ferramentas de uso DO PARCEIRO ele vai me entregar para fazer um levantamento de qualidade da minha infra-estrutura?

  • Levantamento de necessidades é algo básico quando você vai ofertar serviços, avalie como esse parceiro faz esse levantamento para voce.
  • Avalie as informações de forma atenta e veja se fazem sentido.
  • Se for utilizar um software para fazer isso, acione seu time de segurança para verificar as ações antes de deixar rodar o sistema em seu ambiente.

10. Como o parceiro vai me mostrar as medições e os relatórios de reduções de custos acordados no projeto? De quanto em quanto tempo terei esses relatórios?

  • Independente da bilhetagem, o projeto tem seus objetivos e precisam ser apresentados a vocês.
  • Veja como esses resultados serão apresentados.
  • Isso deve ser recorrente, ou seja, a cada x tempo o fornecedor precisa mostrar como o projeto anda, quais são os novos objetivos e metas já que conforme vai conhecendo suas atividades eles devem propor novas melhorias.

11. Esse parceiro possui algum programa de sustentabilidade ambiental além do descarte correto de cartuchos? Quais serão os objetivos em meu projeto?

  • Não é apenas descarte correto do toner, sustentabilidade passa por ações pró-ativas com os usuários.
  • Pop-ups com conscientização de uso de impressão, transformação de cor para PB automático e entre outras ações.
  • Verifique se os procedimentos estão alinhados com ISO 14001.
  • Medições de energia elétrica, arvores e Co2 devem estar conectados a algum órgão regulador.

12. O quanto o parceiro tem conhecimento para fazer a implementação e integração com meu ambiente de TI?

  • Verifique se o parceiro tem certificações do ramo e do mercado de TI em geral.
  • Certifique-se do conhecimento e entendimento do que voce precisa.
  • Uma reunião entre o time de tecnologia do parceiro e do seu time é altamente recomendado.

13. Como o parceiro irá suportar minha força de trabalho com dispositivos móveis?

  • Soluções de impressão mobile.
  • Aplicativos nativos ou webapps serão oferecidos.
  • Regras e controle também são aplicados a dispositivos móveis.
  • Existem inúmeras formas de fazer impressão ou até mesmo a liberação de impressão segura com seu dispositivo móvel, veja quais soluções seu parceiro utiliza, visite clientes, visite show-room, solicite prova de conceito para ter a correta visibilidade da oferta.

Boa escolha!!!


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