Aumentando a produtividade: 7 formas que os serviços de impressão podem ajudar

Sabemos que para uma empresa gerar competitividade no mercado é necessário que ela disponha de ferramentas e dispositivos capazes de otimizar ainda mais as atividades empresariais. Com isso, acabamos aumentando a produção e passamos a conquistar novos públicos, ganhando cada vez mais escalabilidade.

Entre as atividades mais frequentes em escritórios, as impressões são importantíssimas para a condução das atividades. Porém, dependendo do desempenho das impressoras, o serviço pode sofrer atrasos e a produtividade interna corre o risco de diminuir.

Quer saber como otimizar o seu parque de impressão e tornar as atividades laborais muito mais produtivas? Então, confira o nosso post até o final e conheça 7 formas que os serviços de impressão têm de ajudá-lo.

1. Soluções integradas

Em geral, um serviço de outsourcing em impressão tem total responsabilidade por todo o parque de impressão, sem que a empresa tenha a necessidade de realizar manutenções, checagens periódicas, entre outros processos relacionados.

Quando houver algum problema técnico ou sistêmico, a empresa contratada é imediatamente acionada para prestar todo o suporte necessário. Com isso, a empresa não precisa se preocupar com os processos de impressão, passando a focar em atividades mais produtivas e estratégicas para o crescimento do negócio.

2. Mais personalização

Independentemente do tipo de negócio que você tiver, os serviços de impressão conseguem se adequar de forma eficiente a qualquer modelo, avaliando as principais necessidades e urgências dos empreendedores em relação aos processos de impressão. A ideia é que as atividades sejam cada vez mais personalizadas e seguras.

3. Redução de custos

Ao reduzir custos com infraestrutura, maquinário e capital humano, sua empresa terá mais oportunidade de alocar recursos financeiros em estratégias que efetivamente vão contribuir para o crescimento do negócio e para o aumento da produtividade.

4. Serviços em nuvem

Acompanhar as tendências tecnológicas de mercado é de suma importância para as empresas. Nesse quesito, podemos perceber a migração de serviços para a nuvem, tornando os processos de impressão acessível e fácil para todos. Além disso, é possível reduzir o tempo gasto com locomoção, com impressões mal feitas, erros sistêmicos, entre outros.

5. Suporte

Não menos importante do que obter formas de otimizar a impressão da sua empresa e contribuir para uma excelente produção, é ter todo o suporte necessário da empresa contratante para qualquer evento, seja para um tutorial, correção de hardware e software, treinamentos, cursos e todos os meios necessários para a implementação de habilidades e competências novas.

Com um mercado cada vez mais tecnológico, é importante se sobressair por meio da integração de novos sistemas. A produtividade também está ligada à qualidade, já que os clientes buscam empresas modernas, sustentáveis e com autoridade de marca em suas áreas de atuação.

6. Controle

Com o apoio de serviços de impressão no seu negócio mediante a migração de atividades para a nuvem, é possível controlar o número de cópias, bem como o monitoramento dessas atividades e o devido uso dos dados.

Tendo uma visão geral de tudo o que acontece no seu parque de impressões, o empreendedor terá total capacidade de elaborar formas para produzir mais e organizar o fluxo de informações.

7. Sustentabilidade

Os serviços de outsourcing em impressão não oferecem apenas redução de custos com software e hardwares. Eles também promovem meios sustentáveis para economizar em tintas e folhas.

A cultura de sustentabilidade incentiva colaboradores a buscarem formas cada vez mais práticas e otimizadas de exercerem suas atividades, alterando positivamente a intensidade de produção nas rotinas laborais.

Gostou deste artigo? Agora que você já sabe como a contratação de serviços de impressão pode contribuir com a produtividade em sua empresa, que tal conhecer os nossos serviços? Acesse agora mesmo o nosso site e agende uma demonstração de nossas soluções.


3 dicas para trabalho seguro de impressão em casa

Vai implantar a flexibilização de rotina de trabalho e precisa de soluções para impressão e digitalização de documentos? Pensando nisso, elaboramos 3 dicas para um trabalho seguro de impressão em casa.

Como alguns colaboradores tiveram que passar para o home office devido à pandemia, as preocupações com a segurança de dados na digitalização e impressão remota e as demandas por soluções em TI aumentaram.

É uma tendência global: a forma de trabalho que será mais adotada no futuro pós-pandemia é uma divisão híbrida entre o trabalho home office e no escritório.

Essa tendência é reforçada por pesquisas como a da Gartner, baseada em entrevistas com CFOs e que demonstra uma clara intenção da maioria em transferir no mínimo 5% dos funcionários que estavam no escritório para posições remotas permanentes pós-COVID 19.

Isso representa desafios para a área de TI, já que este segmento é o encarregado de manter as informações da empresa seguras.

Com tudo isso em mente, juntamos ideias para levar o trabalho seguro de impressão para casa.

Impressão em qualquer hora e lugar

Com os membros da equipe entrando e saindo do escritório, será preciso flexibilidade para enviar documentos de casa para impressão no local de trabalho. Além disso, muitos colaboradores terão vários dispositivos e vários locais de trabalho diferentes.

Para facilitar o trabalho seguro de impressão, as ferramentas de softwares de impressão permitem a flexibilidade entre os vários espaços de trabalho.

Configuração e gestão de filas de impressão remotas

Com a flexibilização dos locais de trabalho, você e seus colaboradores poderão atualizar e empurrar as filas de impressão remotamente, sem ter que percorrer todo o caminho entre o escritório e o ponto de acesso e ainda manter o trabalho de impressão seguro.

Sendo assim, vocês irão precisar de uma ferramenta de gestão de fila de impressão que forneça os drivers das impressoras e gerencie filas de impressão para quem possui acesso e no local preciso.

Rastreamento remoto de impressão

Sabemos que toda essa conversa sobre impressão em qualquer lugar e de qualquer dispositivo pode ser um pouco complexa; e com todos os membros da equipe indo e vindo entre o escritório e o home office, você vai querer que eles sejam capazes de gerenciar e rastrear a impressão do seu negócio onde quer que estejam.

O monitoramento do trabalho seguro de impressão, feito com softwares de impressão como os que a IBSolution disponibiliza, é o ideal. Mais especificamente, ele rastreia os três modos de impressão remota:

  • Imprimir em uma impressora compartilhada sem uma conexão VPN.
  • Imprimir por meio de uma conexão VPN.
  • Imprimir em uma impressora doméstica.

Otimização é a nova realidade do trabalho

Abraçar o trabalho híbrido entre escritório e home office é adotar uma mentalidade flexível que estará aberta às novidades em tecnologia que trarão facilidade, eficiência e redução de gastos para o seu negócio.

Para que isso ocorra, todos precisam estar na mesma frequência e com uma abordagem eficiente para a solução dos obstáculos de conectividade e de trabalho seguro de impressão.

Se você deseja saber mais sobre como trabalhar com flexibilidade e quiser conhecer as melhores respostas em impressão para reduzir custos com segurança, agende agora mesmo uma demonstração de nossas soluções!


5 maneiras de reduzir o desperdício em sua impressão

A impressão de documentos em papel ainda é uma necessidade em muitas empresas. Ao mesmo tempo, os gastos financeiros e os impactos ambientais que essa atividade causa têm preocupado muitos empresários. Por causa disso, tem havido uma crescente necessidade de um gerenciamento de impressão otimizado com o objetivo de reduzir o desperdício.

O controle de impressão voltado para a economia de recursos e contenção de gastos de papel, tinta e energia é possível com a utilização de softwares dedicados e uma mudança na política da empresa. Veja nossas 5 dicas para reduzir o desperdício em suas impressões.

1. Liberar impressão somente com autorização

Entre as maiores fontes de desperdício estão as impressões “abandonadas”. Na correria do cotidiano, não é incomum que um profissional mande um documento para imprimir, mas acabe por esquecê-lo na máquina. Como consequência, o mesmo arquivo pode ser impresso múltiplas vezes.

Uma forma de evitar este hábito inconveniente é reter a impressão para que só seja autorizada por meio da identificação do funcionário. Esta liberação pode ser feita com a inserção de uma senha, de um cartão ou mesmo com identificação facial.

2. Limitar o uso da impressora

Caso sua equipe esteja utilizando a impressora mais do que o ideal, é possível configurar limites de uso com um software de gestão de impressão. Você pode determinar uma certa quantidade de folhas por dia, por pessoa (principalmente no que se refere a cópias coloridas), conforme o gasto médio da empresa.

Uma opção também é colocar um limite “gratuito” e fazer com que as impressões seguintes sejam pagas pelo usuário. É uma medida simples, mas efetiva de reduzir desperdícios, já que a máquina passará a ser usada apenas quando for imprescindível.

3. Fazer relatórios e campanhas de conscientização

Relatórios mensais do uso das impressões é importante para uma gestão de cópias eficientes. Os números informam os gastos totais e também que setores são os principais responsáveis pelo uso do equipamento.

Desta maneira, é possível fazer ações localizadas para reduzir os desperdícios e ainda monitorar os resultados mês a mês. Os relatórios ainda podem ser usados para campanhas de conscientização nas equipes, mostrando o impacto das impressões no meio ambiente para que as pessoas pensem antes de usar a impressora.

4. Usar configurações sustentáveis

Quando simplesmente diminuir o uso da impressora não é o bastante, uma maneira de solucionar este problema é com configurações otimizadas e mais sustentáveis. Usar frente e verso das folhas ou um modo de rascunho que gaste menos tinta já faz diferença.

Além disso, softwares de gerenciamento de impressão com configurações sustentáveis são ainda mais eficazes. A sugestão de modos otimizados e informações diretas de quanto estas pequenas mudanças economizam, facilita a tarefa de reduzir o desperdício.

5. Substituir os equipamentos antigos

Impressoras mais antigas representam uma despesa mais elevada do que o padrão. Elas falham com mais frequência e o custo de manutenção é mais alto. São máquinas que já tendem a usar mais tinta e suas falhas no meio de uma impressão estragam folhas e desperdiçam ainda mais recursos.

Substituir estas impressoras defeituosas representa um investimento em prol da economia em longo prazo. Sem contar que equipamentos mais novos são compatíveis com os softwares de gerenciamento mais modernos e, portanto, facilitam o controle de impressão.

A gestão de impressão e cópias é útil para a sua empresa e para o meio ambiente. Para experimentar na prática, agende uma demonstração de uma das nossas soluções.


Por que mover seu gerenciamento de impressão para a nuvem?

A computação em nuvem não é novidade. Na verdade, é um elemento básico da vida cotidiana, tanto dentro quanto fora do local de trabalho. A mudança para serviços em nuvem é quase automática, substituindo muita infraestrutura, não apenas em residências, mas em escritórios.

O gerenciamento de impressão é outra área da tecnologia que está sendo aprimorada pela computação em nuvem. O desejo é bastante óbvio: eliminar os servidores de impressão no local e aproveitar a nuvem para o seu ambiente de impressão.

3 vantagens ao mover seu gerenciamento de impressão para a nuvem

  1. Simplicidade

A computação em nuvem nos permite simplificar a forma como usamos a tecnologia. Se for adequado ao seu ambiente de impressão, você não precisa se preocupar com a manutenção nos bastidores dos servidores de impressão.

  1. Flexibilidade e elasticidade de custos

A impressão baseada em nuvem não apenas reduz sua infraestrutura, mas também oferece vantagens de manutenção: a manutenção do hardware é feita para você.

A solução também é implementada rapidamente, diminuindo a carga de implementação e administração. Há também um benefício de escalonamento automático, dependendo de seus requisitos ou uso, por isso é um sistema flexível.

  1. Segurança e conformidade

Os benefícios do gerenciamento de impressão baseado em nuvem são que terceiros lidam com os dados e a infraestrutura, então você não precisa ser tão cuidadoso e estar constantemente corrigindo erros. A segurança e a conformidade são gerenciadas pelo provedor e não por você.

Por que as empresas estão movendo seu gerenciamento de impressão para a nuvem?

Com o surgimento dos serviços em nuvem como uma alternativa econômica ao hardware local no espaço de gerenciamento de impressão, mais e mais empresas estão migrando para soluções de gerenciamento de impressão baseadas em nuvem.

De acordo com o Quocirca Global Print 2025 Report, 73% das organizações esperam fazer a transição para o gerenciamento de impressão em nuvem nos próximos cinco anos. Os serviços em nuvem podem aumentar potencialmente a segurança, escalabilidade e mobilidade. O gerenciamento de impressão com certeza faz parte desse pacote.

Existem diferentes serviços em nuvem, diferentes ambientes de hospedagem e outros elementos a serem considerados antes de fazer a mudança. Contate um de nossos especialistas e agende uma demonstração. https://ibsolution.com.br/contato/


Como reduzir gastos com impressão?

 

Em cenários de crise, é fundamental conscientizar seus funcionários sobre o uso das impressoras no dia a dia da companhia. É comum ver o uso indiscriminado de impressoras nas empresas, porém, segundo dados da IBM, a mudança de hábitos simples pode representar uma redução de até 30% do consumo de papel.

Para melhorar o gerenciamento de impressão da sua empresa, podem ser implantados softwares que fazem a gestão desses recursos e que permitem ao gestor controlar tudo que é impresso, identificando onde há desperdício e reduzindo os gastos com impressão e papel. Não é possível gerenciar aquilo que não é medido.

Pensando nisso, selecionamos 10 dicas simples para que você e seus profissionais comecem a economizar a partir de hoje. Confira:

  • Imprima frente e verso e economize 50% com papel
  • Use o recurso “Reter impressão”, evitando que outras pessoas levem sua impressão por acidente e você tenha que imprimir de novo
  • Prefira impressão em preto e branco e economize 300% com cartuchos ou toners de tinta colorido
  • Estimule os seus funcionários a imprimirem mais de uma página por folha. Por exemplo, em vez de imprimir um relatório de 40 páginas e gastar 40 folhas individuais, opte por 4 páginas em uma folha, duas na frente e duas no verso
  • Crie campanhas de conscientização, envolva e motive sua equipe para se engajar nos resultados de redução de custo
  • Utilize suprimentos de qualidade
  • Evite reimpressões, use o recurso “Visualizar impressão” antes de imprimir
  • Recicle a carcaça do cartucho ou toner
  • Entenda seus custos, descubra onde é possível otimizar para imprimir menos e melhor com um software de gerenciamento de impressão
  • Terceirize seu serviço de impressão

Com o outsourcing de impressão, a preocupação pela manutenção das impressoras, troca e suprimento de cartuchos e papéis é de responsabilidade da empresa contratada. Tenha controle do que é impresso e de seus gastos.

Evite desperdícios e aumente sua economia. Solicite uma demonstração.


4 sinais de que a sua empresa precisa investir em um software de gestão de impressão

Com o crescente desenvolvimento tecnológico no mercado, diversas ferramentas e dispositivos são desenvolvidos, fazendo as empresas otimizarem ainda mais os serviços e qualificarem ainda mais as suas atividades.

Em se tratando de impressoras, não é diferente. Com o avanço de máquinas e softwares gerenciadores de processos relacionados ao parque de impressão, modelos tradicionais podem acabar se tornando ainda mais custosos para empresas.

Quer saber como? Então, leia o post até o final e confira 4 sinais de que sua empresa precisa investir em um software de impressão hoje mesmo.

Software de gestão de impressão: a nova tendência do mercado

Quando nos referimos a software de gestão em impressão, podemos entender que esse tipo de dispositivo supera os modelos tradicionais em muitos aspectos. Já que o objetivo de qualquer tipo de empresa no mercado é gerar competitividade, nada mais útil do que acompanhar as tendências tecnológicas e aplicá-las às atividades internas.

Por isso, esse software de gerenciamento permite ao empreendedor monitorar todo o parque de impressão da empresa, podendo saber quem, quando e onde imprimiu determinado documento.

Com atividades cada vez mais otimizadas, o gerenciamento de impressão acelera os exercícios organizacionais da empresa, promove a segurança de dados e elimina burocracias referentes a manutenções e suportes de forma constante pelo setor de TI.

4 sinais de que seu negócio precisa de um software de impressão

Agora vamos listar alguns processos que ocorrem no parque de impressão, e que orientam para a atualização de dispositivos mais inovadores. Confira abaixo quais são.

  1. Sistema de acesso vulnerável

Em suma, isso ocorre quando todos os colaboradores têm acesso a pasta de impressão, podendo conter digitalizações de documentos sigilosos da própria empresa, como contas bancárias, documentos de registro ou até mesmo dados pessoais dos próprios colaboradores.

  1. Alto custo em manutenção

Aqui, podemos observar a constante contratação de profissionais de TI para oferecer assistência técnica e manutenção do parque de impressão. Além de ser um alto custo para o empreendedor, as máquinas tendem a exigir cada vez mais suporte técnico, uma vez que acabam ficando ultrapassadas pelas novas tendências de mercado.

  1. Nenhuma proteção por senha

Em processos tradicionais de impressão, a importância de obter acesso a determinados tipos de documentos mediante senha, pode se tornar obsoleta. Além disso, caso haja a impressão desses documentos sem uma prévia administração, os dados contidos nesses papéis podem ser vistos e roubados por qualquer pessoa que passar por ele.

  1. Falta de impressão móvel

Cada vez mais colaboradores estão entregando atividades empresariais dentro de suas casas, na modalidade home office. De acordo com uma pesquisa divulgada pelo IDC, estima-se que 35% de usuários de smartphones e 34% dos usuários de tablets não podem imprimir de seus dispositivos.

Sendo assim, funcionários encaminham documentos para terceiros, a fim de contornar esse problema e garantir a impressão da atividade desejada.

Vantagens do software de impressão para a sua empresa

Antes de tudo, podemos entender que um software de gestão é muito mais do que apenas garantir que seu parque de impressão esteja com todos os toners carregados e prontos para uso. Na verdade, trata-se de uma solução inovadora, tornando a sua empresa muito mais tecnológica e sustentável.

Por isso, confira algumas vantagens exclusivas que somente um software de gestão de impressão vai oferecer para o seu negócio:

  1. Redução de custos

Como se não bastasse toda a tecnologia a seu favor, o software de gestão de impressão oferecerá excelentes economias a sua empresa, como é o caso da redução de custos com a compra de maquinários tradicionais e obsoletos, zerando a necessidade de contratar equipes de TI e outros suportes para realizar manutenção em seus equipamentos.

Mudanças simples, como uma padronização de impressão frente e verso, ou em preto e branco, contribuem significativamente para uma economia interna eficiente. Com o apoio da IBSolution, você terá todo o suporte necessário e facilidade para administrar todos os recursos de forma simples.

  1. Segurança aprimorada

As multifuncionais e impressoras da atualidade exigem o mesmo nível de segurança de qualquer outro dispositivo em sua rede.

Sendo assim, podemos entender que uma política de segurança de dados e de ações recomendadas devem possuir um conjunto amplo de medidas para realizar a proteção do sistema de impressão, e um serviço MPS é capaz de oferecer uma solução sólida e segura para o ambiente de impressão.

  1. Gerenciamento de dispositivos

Com a aquisição de um software de gestão de impressão, será possível administrar todos os dispositivos referentes a área de impressão, fazendo com que essas atividades sejam mais otimizadas. Além disso, haverá o monitoramento desses processos, fazendo um determinado provedor identificar e resolva problemas, antes que eles se tornem ainda maiores.

  1. Help Desk

Tendo total acesso ao Help Desk, você libera o setor de TI da sua empresa para se concentrar em outras atividades importantes do departamento, mantendo a frota de impressoras e reduzindo o tempo de inatividade. De acordo com uma pesquisa divulgada pelo site Laser Resource, cerca de 23% das chamadas do help desk possuem relação direta com processos de impressão, o que toma 15% do tempo util.

  1. Sustentabilidade

Um provedor de MPS poderá contribuir para a implementação de decisões mais ecológicas, como é o caso do uso do PrintReleaf, que ajudam empresas a reduzir o impacto ambiental causado por impressões.

Nesse ponto, a sustentabilidade baseia-se, também, no plantio automático de árvores em projetos de reflorestamento. Além disso, é possível realizar um programa de reciclagem em cartuchos, contribuindo para a redução de lixo em aterros sanitários.

Conclusão

Um software de gestão de impressão poderá ser uma excelente opção para a sua empresa, sobretudo pela economia e pela otimização das atividades internas.

Prezando por isso, a IBSolution é especializada em soluções de software para impressão e documentos de escritório. Atuando há mais de 10 anos nesse mercado, temos uma equipe totalmente especializada em novas tendências e infindáveis certificações.

Quer otimizar ainda mais o seu parque de impressão e elevar o seu negócio para outro nível? Conheça agora mesmo e agende uma demonstração de nossas soluções para a sua empresa.


Gestão de impressão: 5 benefícios que essa estratégia pode trazer para a sua empresa

A gestão de impressão é um conceito que tem crescido consideravelmente no âmbito empresarial. Mas, afinal, no que consiste tal gestão?

Tal ferramenta nasce de uma perspectiva socialmente responsável e também visando um maior controle acerca do negócio.

A impressão em empresas costuma ser feita de forma indiscriminada, especialmente àquelas que possuem um grande quadro de funcionários com acesso à impressora. Portanto, a gestão de impressão consiste em monitorar todas as atividades da impressora. Tal monitoramento é feito por meio de softwares de bilhetagem e outros recursos auxiliares.

Confira 5 benefícios que a gestão de impressão pode trazer às organizações:

Redução significativa do desperdício

A partir do momento em que as atividades de impressão são monitoradas constantemente, o velho hábito de imprimir diversas vezes, seja para corrigir erros ou por outros motivos triviais, torna-se inviável. Desse modo, a prática da impressão torna-se transparente, sendo possível averiguar a origem de cada documento impresso.

Sem falar que nem todas as pessoas têm a consciência de que o gasto indiscriminado de papel é algo prejudicial do ponto de vista ambiental.

Por meio da gestão de impressão, economiza-se papel de forma expressiva, o que também reflete diretamente na quantidade de lixo, o que agrega valor e credibilidade à organização, afinal, a temática ambiental é urgente e necessária.

As empresas contemporâneas necessitam trabalhar de forma sustentável, uma vez que o público consumidor é cada vez mais exigente e não existe mais espaço no mercado para organizações que não ajam com responsabilidade ambiental.

 

Leia também:

Redução de custos

A gestão de impressão reflete diretamente na redução dos custos operacionais, pois se economizam papel, tinta e, obviamente, capital. Além disso, a gestão de impressão além de permitir o monitoramento, também trabalha de forma a auxiliar em outras maneiras de economia, por exemplo, imprimir frente e verso.

Maior segurança

Outra grande vantagem no que concerne à gestão de impressão é a segurança que esta ferramenta possibilita.

Por exemplo: o documento só é liberado impressão quando o usuário está próximo à impressora. Isso evita que documentos de cunho confidencial sejam impressos por qualquer pessoa.

Maior produtividade

O controle das impressões permite à organização explorar novas possibilidades. A redução de papéis estimula o quadro de funcionários a trabalhar com menos recursos do que o costumeiro. Dessa forma, é possível trabalhar de forma mais dinâmica e criativa, o que impacta diretamente no desempenho dos colaboradores.

Sem falar que as impressões podem ser realizadas em variados dispositivos, o que evita filas na impressora e também documentos em excesso na bandeja.

Visão sistêmica

Um maior controle das atividades relacionadas à impressora possibilita uma visão mais ampla e estratégica acerca dos negócios. Isso ocorre porque o monitoramento é feito em tempo real e é possível averiguar o trabalho de vários setores, o que permite um relatório efetivo do trabalho realizado.

Ou seja, a gestão de impressão atua não somente como uma ferramenta burocrática, mas também de forma estratégica.

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O seu trabalho simplificado com a licença de usuário ilimitada do PaperCut

Há exatamente um ano, o pessoal do PaperCut alterou o modelo de licenciamento para a versão PaperCut MF, introduzindo uma estrutura de licença simplificada, baseada no número de dispositivos.

Com isso, você não precisará mais se preocupar com a contagem de usuários ou com a necessidade de licenciar servidores adicionais.

Isso não apenas torna o trabalho dos parceiros de canal e revendedores autorizados mais simples. A facilidade vai servir tanto para obter uma cotação, como também para apoiar o ecossistema e todos os administradores de sistema existentes.

Perfeito para escolas e universidades

Segundo a PaperCut, muitas instituições de ensino excederam o limite de usuários ao se iniciar um ano letivo. Com a chegada de novos alunos, entendemos que as organizações educacionais precisam manter registros históricos por meses ou até anos em alguns casos.

Para resolver isso, o administrador precisa realizar uma intervenção técnica. Esse é um processo estressante tendo em vista que nesse período os administradores já estão bem atarefados.

Hoje, essa preocupação se foi, pois toda licença de PaperCut MF inclui usuários ilimitados.

Mais simples para uso comercial

Os clientes comerciais compartilham desafios semelhantes às escolas, paralelamente ao crescimento e com a entrada de novos funcionários.

Com a configuração ilimitada de licenças de usuário, isso é menos uma coisa com que se preocupar. Mais tempo para um café da manhã caprichado.

Controle de servidores de filiais ilimitados

Com a nova estrutura de licenças, também vêm servidores de filiais ilimitados (os populares "site servers").

Os servidores do site PaperCut oferecem tranquilidade para os escritórios remotos que sofrem de conexões ruins. Eles garantem que a impressão não seja interrompida por interrupções inesperadas na rede.

Nos bastidores, um Site Server duplica os principais recursos de um servidor de aplicativos PaperCut. As multifuncionais, os servidores secundários PaperCut e a impressão de mobilidade PaperCut estão todos configurados para conectar-se a um servidor do site como se fosse o servidor de aplicativos.

Esse design simples, porém eficaz, oferece alta disponibilidade aos MFDs e suporte para Liberação de impressão segura, incluindo Impressão Find-Me.

Cliente de Usuário Avançado

O "pop-up" avançado de notificação ao cliente agora é ilimitado sem custos adicionais. Este "pop-up" cliente transforma o gerenciamento de custos de escritórios profissionais, retirando de si o peso dos custos transferindo para processos e clientes do mesmo, mitigando seus custos.

Widgets de Paperless

Por último, mas não menos importante, os Widgets de Paperless foram projetados para chamar a atenção do usuário ao impacto ambiental. Eles permitem que os usuários não apenas comparem entre si, mas também entre a média da organização.

Para aqueles que são competitivos como nós, acrescenta essa pequena vantagem de reduzir seu impacto ambiental e destaque-se dentro da sua companhia.

Então, como você coloca as mãos em tudo isso?

Basta falar com a IBSolution. Agende uma demonstração e conheça tudo o que podemos oferecer para sua empresa!


Excluindo aqueles usuários que não existem mais!

Você sabia que, por padrão, o PaperCut MF e o NG mantêm os usuários mesmo quando eles não existem mais no seu diretório?

Muitos clientes dizem como remover usuários do diretório ou movê-los para um grupo de usuários inativos (por exemplo, Active Directory) assim que alguém sai da empresa. Eles então me perguntam por que o PaperCut também não os exclui?

Bem, vamos á!

  • Muitos de nossos clientes educacionais oferecem aos usuários crédito por seus saldos PaperCut, e os alunos geralmente recarregam suas contas com seu próprio dinheiro. Imagine se isso desapareceu sem registro e eles solicitam um reembolso ou retornam no próximo período. Pesadelo!
  • Além disso, o PaperCut MF possui mais de 80 relatórios integrados para fornecer uma visão do comportamento de impressão do usuário. Queremos garantir que você ainda possa executar relatórios filtrados contra esses usuários históricos até ter certeza de que está pronto para removê-los do sistema.

Então, como removê-los quando tenho certeza de que não preciso mais deles?

No PaperCut MF / NG, oferecemos a capacidade de excluir usuários que não existem mais em seu diretório quando tiver certeza de que não são mais necessários.

Muitas pessoas não conhecem essa opção, mas não poderia ser um processo mais simples de executar.

Vá para Opções> Sincronização de usuário / grupo e procure a opção Excluir usuários que não existem na fonte selecionada.

Depois de marcar a caixa, recomendo usar a opção Configurações de teste. Dessa forma, você sabe quem está sendo excluído. Quando estiver satisfeito, clique em Sincronizar agora.

Tarefa concluída!! Usuários excluídos e um sistema PaperCut muito mais organizado.

E se eu não quiser importá-los?

Não se preocupe, você não está sozinho. A sincronização de todos do seu diretório geralmente leva à importação de várias contas indesejadas (como contas de serviço e pessoas baseadas em outros departamentos ou unidades organizacionais). Isso pode tornar mais difícil gerenciar sua instalação à medida que sua lista de usuários cresce fora de controle.

Temos duas soluções para isso:

  1. Refine a sincronização do usuário para importar apenas os usuários necessários

 Ao sincronizar usuários no PaperCut MF / NG, você tem a opção de configurar sua sincronização para importar apenas usuários de grupos ou departamentos selecionados. Isso ajuda a garantir que você obtenha apenas os usuários que deseja importar para o PaperCut MF / NG.

Para configurar isso, vá para Opções> Sincronização de usuário / grupo e mude para Importar usuários dos grupos selecionados. Clique em Selecionar grupos e marque cada um dos grupos ou UOs que você deseja importar.

Depois de configurado, clique em Aplicar e use nossa opção útil Configurações de teste antes de executar uma sincronização. Essa opção confirmará quantos usuários serão adicionados ou removidos (não seria a primeira vez que alguém veria todos os usuários escolhendo o grupo errado e não testando).

Quando estiver satisfeito com os resultados do teste, pressione o botão Sincronizar agora. Você também pode marcar a opção Excluir usuários que não existem na fonte selecionada mencionada acima para remover qualquer usuário que não esteja nos novos grupos ou UOs. Essa opção permite limpar os usuários que não estão nos grupos recém-selecionados.

  1. Passe para o uso da criação de usuário sob demanda

Ajuste suas configurações, para que apenas os usuários que interagem com o PaperCut NG / MF ou imprimam seu primeiro trabalho sejam criados no sistema.

Vá para Opções> Sincronização de usuário / grupo> Configurações de sincronização e desative a opção: Importar novos usuários e atualizar detalhes da noite para o dia. Isso impede que os usuários sejam puxados automaticamente do diretório.

Role a página para baixo e confirme se a configuração On Demand User Creation está definida para criar o usuário sob demanda (Padrão).

A etapa final opcional é remover todos os usuários que nunca usaram o sistema.

Vá para Usuários e, no menu à direita, selecione Ações do usuário em massa.

A partir daqui, há duas opções que você precisa selecionar antes de pressionar OK e remover os usuários sem atividade.

Se você tiver alguma dúvida, dúvida ou precisar de uma pequena ajuda para resolver qualquer uma das configurações acima (ou qualquer outra coisa relacionada ao PaperCut), entre em contato com nossa Equipe de Suporte. A IBSolution é especialista em PaperCut!

Aproveite e conheça mais sobre os 18 plugins exclusivos da IBS para fortalecer ainda mais o seu PaperCut!

 


Resolvendo os problemas de impressão nos espaços de coworking

Os espaços de coworking estão se multiplicando em todo o mundo. De São Paulo a Tóquio, os ambientes feitos para você se sentar e trabalhar confortavelmente, mesmo sem ter um local fixo, estão cada vez mais ganhando espaço entre os escritórios corporativos.

Existe uma previsão para o setor de coworking. Segundo pesquisa da Coworking Resources, o modelo de negócio vai continuar crescendo à medida que a demanda for aumentando ao decorrer dos anos.

Porém, há um pequeno desafio que frustra os usuários - a impressão. Neste artigo, vamos articular e entender esse pequeno problema de uma vez por todas.

Os espaços de coworking estão por toda parte

De acordo com o site coworker.com, existem 1.794 espaços de coworking diferentes nos Estados Unidos. Mais de 500 no Reino Unido e 300 na Austrália. Há uma grande diversidade de espaços com ambientes que variam entre os informais e descontraídos até os super corporativos e sóbrios.

Os espaços de coworking não apenas fornecem um local para trabalhar, como também vantagens e facilidades de que um local de trabalho necessita.

Porém, para a área de impressões, algo tão simples como imprimir atas de reuniões pode se transformar em um pesadelo, tanto para a pessoa que imprime quanto para as pessoas que gerenciam o sistema de impressão. Esses pobres administradores de departamento / sistemas de TI!

Solução de impressão em espaços de coworking

Felizmente, a solução do PaperCut simplesmente funciona e muito bem em ambientes de coworking. Se você tem um espaço de coworking, facilitar a vida de seus clientes com as impressões pode ser considerado como um bom diferencial. Veja como fazer isso!

Recuperação de custos

O gerenciamento de impressão é essencial nesses ambientes para recuperação de custos. Existem algumas maneiras diferentes de cobrar pessoas / empresas pelas impressões que realizam.

Um exemplo, você pode alocar uma cota por usuário / empresa e fechar a cobrança com as taxas mensais. Se atingir o limite, você poderá cobrar pela impressão extra. Com mais de 50 relatórios ao alcance de um clique, você terá visibilidade total do processo de impressão em seu ambiente.

Há também a opção de integrar o PaperCut ao software de gerenciamento de espaço de coworking para facilitar a cobrança dos usuários e o recebimento de dinheiro, o que leva a gente a…

Integrações

O PaperCut integra sistemas de cobrança, como o PayPal.

Por exemplo, o Nexudus, uma das plataformas mais comuns para gerenciar espaços de coworking, construiu uma integração ao software PaperCut para seus clientes, permitindo que os usuários entrem em um saldo negativo em suas contas, automatizando para o faturamento mensal do cliente.

Além disso, oficialmente, existem mais de 50 integrações PaperCut disponíveis.

Impressão móvel e BYOD

O Mobility Print - nossa solução BYOD - é um salva-vidas em um ambiente de coworking. Você pode literalmente imprimir de qualquer dispositivo que você trouxer: smartphones, tablets, laptops, Chromebooks.

Seguindo algumas etapas simples, os usuários podem imprimir rapidamente em qualquer impressora, sem a necessidade de assistência de um técnico. Não é necessário instalar drivers, ingressar em domínios e, além disso, existe a possibilidade de inserir uma verificação para que cada usuário possa ser identificado - garantindo que toda a impressão seja rastreada e cobrada com precisão, facilitando a recuperação de relatórios e custos. Muito fácil!

Solução incorporada e liberação segura de impressão

Aquele problema de apertar o CRL + P e correr para a impressora para que ninguém veja o que está sendo impresso acabou. Com o PaperCut MF e a liberação de impressão segura, seu cliente pode liberar o trabalho de impressão com segurança quando estiver na impressora por senha, pincode ou cartão magnético.

A solução incorporada também rastreia trabalhos de cópia, ajudando na digitalização para armazenamento de e-mail, pasta ou nuvem e transformando digitalizações de documentos em documentos inteligentes, editáveis ​​e pesquisáveis ​​por texto, para recuperar informações mais facilmente do que nunca.

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Fonte: PaperCut