Ilustração de um celular

Saiba como imprimir pelo celular na sua empresa

Atualmente, vivemos tão conectados aos nossos smartphones, que se perguntar se tem como imprimir pelo celular não é uma dúvida incomum. Na verdade, muitas pessoas já fazem isso para facilitar e agilizar a rotina empresarial, e existem algumas formas de realizar essa ação.

As três maneiras principais são por e-mail, por aplicativos na nuvem ou por meio de um software de impressão.

Vamos contar como funcionam todas elas para que você possa decidir qual a melhor para ser aplicada no seu negócio. Mas antes disso, vamos falar sobre a utilidade de usar essa funcionalidade na sua empresa?

Por que imprimir pelo celular pode ser útil?

Simplesmente porque a impressão a partir de dispositivos móveis soluciona problemas. E o que todo mundo quer é eliminar complicações e burocracias da rotina, não é?

Seus funcionários ainda não podem imprimir documentos importantes quando estão fora do escritório? Com o uso de smartphones e tablets, a impressão móvel ganhou muita força. A nuvem possibilita impressão móvel de qualquer documento, ou seja, a qualquer hora e em qualquer lugar, a partir de qualquer dispositivo capaz de acessar a sua rede.

Além disso, quando você tira os obstáculos do dia a dia, a produtividade aumenta. Sua equipe não perde mais tempo com detalhes que podem ser facilmente resolvidos, como uma impressão. Mesmo que as pessoas estejam fora do escritório.

Imagine que você está em uma viagem e precisa imprimir algum material de apoio para uma futura apresentação. Ou que precisa assinar um documento que está apenas no seu telefone. Ou ainda, que um cliente seu solicita um documento específico em uma visita. Às vezes, o documento necessário para fechar negócio.

Poder imprimir direto do celular só traz vantagens, não é mesmo? A seguir, vamos conferir algumas formas de viabilizar esse tipo de impressão.

1. Imprimir direto do celular por e-mail

Alguns fabricantes de impressoras permitem enviar arquivos direto para um endereço de e-mail associado à impressora. Essa opção costuma ficar no menu da impressora, mas cada marca funciona de um jeito diferente. Para configurar, você pode buscar instruções no site da marca.

Normalmente, os fabricantes exigem que você crie uma conta vinculada à marca para conectar a impressora a essa conta. Depois de configurado, você pode enviar um e-mail com o arquivo que deseja imprimir em anexo, usando o endereço cadastrado, que corresponde à sua impressora.

A grande desvantagem dessa opção é que normalmente não é possível cadastrar mais de um e-mail. Para uso pessoal, pode ser muito interessante, mas para uso corporativo, essa opção deixa a desejar.

2. Imprimir direto do celular por aplicativos na nuvem

Você também pode imprimir por aplicativos na nuvem, como Dropbox e OneDrive. Esses aplicativos guardam seus arquivos na nuvem e facilitam o processo caso necessite imprimir pelo celular.

Para isso, você precisa ter o aplicativo instalado no seu smartphone e no computador -  eles ficam sincronizados de forma automática. Ao escolher o arquivo que deseja imprimir, o aplicativo vai pedir uma confirmação de impressão no seu computador e enviá-lo para a impressora. 

A desvantagem desse procedimento é que, além de poder ser diferente nos aplicativos dependendo do fabricante da impressora, existe a necessidade de confirmação no computador vinculado.

3. Imprimir direto do celular por software de impressão

Você também pode usar um software de impressão, como o YSoft SAFEQ. O grande diferencial desse tipo de serviço é o fim da burocracia do seu dia a dia, facilitando o trabalho de todo mundo, porque ele é feito especialmente para atender tudo que você precisa quando o assunto é impressão.

Com ele, você pode gerar um QR Code e usar seu celular para fazer autenticação em impressoras ou multifuncionais. As vantagens desse formato são que você pode liberar trabalhos pendentes, trocar as propriedades dos jobs de impressão, fazer upload de arquivos, definir trabalhos como favoritos ou excluir trabalhos da sua fila, tudo pelo celular.

O software também protege os seus colaboradores usando o leitor YSoft MFX Mobile Reader, o que significa que o celular atua como credencial digital, eliminando completamente a necessidade de cartões e toques, proporcionando um ambiente higiênico e seguro, fundamental nos dias de hoje.

Além disso, o software também tem suporte para dispositivos iOS pelo Airprint e Android com certificação Mopria e suporte para impressão do Google Chrome.

Converse hoje mesmo com um de nossos especialistas e comece a transformação digital da sua empresa, solicite uma demonstração gratuita do YSoft SAFEQ.


5 dicas para ter mais produtividade no trabalho

Um grande desejo de 10 em cada 10 empreendedores é encontrar formas cada vez mais eficazes de ter aumento da produtividade. Isso porque ela é a capacidade de fazer mais em menos tempo, mas sem perder qualidade. Portanto, é um desafio.

Uma produtividade de alto nível é capaz de entregar produtos em menos tempo e reduzir os custos dos processos. Mas como fazer isso?

Para inspirar você a ter mais produtividade no trabalho, listamos algumas dicas simples, mas que talvez ainda não sejam aplicadas no seu negócio. Temos certeza de que, com foco e paciência, os resultados vão aparecer. Vamos juntos?

1. Tenha metas claras

Quando as metas não estão claras em um negócio, se torna mais difícil que as pessoas entreguem o que se espera delas para que os resultados pretendidos sejam alcançados. Por isso, antes de delegar tarefas, tenha metas bem definidas. 

Esse é um jeito de orientar a sua equipe sobre o que precisa ser feito e quais são as prioridades de negócios da empresa. Todos precisam estar a par desses alinhamentos.

Claro, para que isso aconteça, é preciso que você tenha uma visão clara de onde quer chegar e o que deseja conquistar. Se você não consegue visualizar isso, comece hoje mesmo a definir suas metas! Algumas metodologias, como OKRS, SMART e BSC podem contribuir para essa definição com mais objetividade.

2. Mantenha o ambiente organizado

Produtividade com certeza não combina com bagunça. Atuar em um ambiente desorganizado torna o desafio de alcançar alta produtividade ainda maior. Por isso, livre-se o quanto antes do caos, ou melhor, comece agora mesmo a organizar a casa. Um espaço organizado motiva os funcionários e faz com que eles não percam tempo.

E estamos falando tanto do ambiente físico quanto do ambiente digital. Depois da pandemia, o trabalho remoto se tornou comum e faz todo sentido que existam ambientes virtuais, já que podemos, sim, organizar praticamente tudo ou mesmo tudo da empresa na nuvem, em plataformas e documentos digitais, como é o caso do gerenciamento de impressão.

Manter seus espaços online e offline organizados melhora a comunicação, que fica mais transparente, ajuda no desenvolvimento das pessoas da equipe, que podem estudar e se dedicar mais ao que importa, e também na execução das tarefas, que serão feitas com maior assertividade.

3. Faça gestão de tempo

Elimine as atividades desnecessárias da sua rotina. Perder tempo organizando documentos físicos, procurando arquivos e fazendo trabalhos manuais que podem perfeitamente ser apurados por ferramentas inteligentes, como softwares de impressão, não significa só perda de tempo, mas de dinheiro!

Invista em ferramentas que desocupem o tempo dos profissionais de tarefas demoradas e desnecessárias, para que eles possam focar nas suas tarefas, dando o melhor de si, com tempo adequado.

Essa dica também vale para reuniões em excesso - o velho “isso poderia ter sido um e-mail” - e erros que geram retrabalho. Identifique como sua empresa está usando o tempo e trace um plano para eliminar burocracias e organizar melhor as tarefas de forma que todos se sintam confortáveis e possam fazer entregas com excelência. 

4. Revise os processos internos

Pode ser demorado e dar muito trabalho, mas, de tempos em tempos, revise seus processos internos. As coisas mudam, as pessoas, os clientes, as ferramentas etc. Processos mal estruturados e ineficientes prejudicam demais a produtividade no trabalho e impedem o seu negócio de crescer e atingir o sucesso desejado.

Sempre olhe para os processos buscando ajustar erros e melhorá-los como um todo. Uma boa produtividade jamais acontecerá sem esse cuidado. Automatizar seus processos também pode ser uma ótima saída para que eles funcionem ainda melhor.

5. Use ferramentas ágeis

Por último, mas não menos importante, aumentar a produtividade, nos dias atuais, é sinônimo de contar com tecnologias capazes de agilizar processos, possibilitando que as tarefas do dia a dia sejam executadas em passos simples, acessíveis por todos.

A IBSolution conta com o software YSoft SAFEQ: uma plataforma de soluções de fluxo de trabalho feita para reduzir os custos dos serviços de impressão, aumentar a produtividade e aperfeiçoar a segurança da informação.

Com essa solução, você pode monitorar e registrar os responsáveis por cada impressão, cópia e digitalização e tem dados precisos para compreender os custos e o comportamento de impressão atuais. Ferramenta essencial para criar e estabelecer políticas de impressão que reduzirão esses custos.

Além disso, os relatórios centralizados e o painel baseado na web simplificam o gerenciamento do sistema de fluxo de trabalho e impressão. Entre em contato com um de nossos especialistas e peça uma demonstração gratuita para descobrir tudo que o YSoft SAFEQ pode fazer para aumentar a sua produtividade no trabalho!


Dicas para fazer um bom gerenciamento de impressão

Fazer um bom gerenciamento dos processos de impressão pode ser um diferencial para a organização de qualquer empresa, já que isso reduz gastos.

Sabe-se que, quando não é bem conduzido, este setor pode gerar custos desnecessários e que comprometem, em longo prazo, o orçamento do negócio.

Portanto, é fundamental que os gestores saibam exatamente como fazer um bom gerenciamento de impressão. E este é o nosso objetivo neste conteúdo.

Apresentaremos cinco passos para que sua empresa possa gerenciar corretamente este setor, garantindo melhor aproveitamento dos recursos disponíveis, funcionamento eficiente e sem gastos desnecessários.

Invista em software de bilhetagem

Uma forma interessante de controle é por meios dos chamados softwares de bilhetagem. Essa ferramenta permite que os gestores possam monitorar de forma mais detalhada o uso do serviço de impressão. Com isso, é possível saber se há desperdício, se o número aumentou de forma desproporcional, entre outros. Além disso, ganha-se em transparência, já que é possível saber quem utilizou e qual documento foi impresso.

Os softwares também dão uma noção mais clara para a criação de cotas de impressão e sobre quais colaboradores mais usam o serviço.

Mantenha o serviço seguro

A utilização de impressoras precisa ser bem gerenciada, além de outras questões, por razões de segurança. Documentos esquecidos ou extraviados podem ser um grande problema, já que não se sabe quais dados e informações estavam no papel.

Por isso, investir em sistemas como os de liberação por crachá, de modo que apenas pessoas autorizadas consigam imprimir, é essencial. Outra ideia é criar a flexibilidade para que o colaborador utilize qualquer impressora conectada ao sistema. Dessa forma, ele escolhe em que impressora quer enviar seus documentos, o que diminui o risco destes serem esquecidos na impressora ou de serem impressos em máquinas em outras salas, arriscando o acesso indevido de pessoas não autorizadas.

O principal ponto aqui é a garantia de segurança dos documentos impressos.

Outra dica valiosa: esteja em conformidade com as melhores práticas e com a legislação. A IBSolution possui uma equipe especializada em LGPD e pode disponibilizar um DPO, caso necessário.

Use servidores de qualidade

Outra forma de garantir eficiência e segurança é apostando em servidores de qualidade. Toda a gestão das impressões fica interligada a uma central, que organiza a fila de documentos a serem impressos de forma eficaz, sem travamentos ou congestionamento de papéis.

Com o servidor, é possível formar a chamada "fila de impressão" e, desta forma, cada colaborador sabe em qual posição está seu documento, o que facilita também o acompanhamento por parte dos gestores.

O controle também é facilitado, ajudando na concessão de permissões e na fiscalização sobre quais documentos estão sendo enviados para a fila de impressão.

Entenda como funciona a impressão em sua empresa

É muito importante que a empresa entenda como o serviço de impressão é feito, como é o ambiente de impressão, o que é realmente necessário imprimir e o que deve ser tratado como desperdício.

Desta forma, é possível mapear de forma completa quantas impressoras são realmente necessárias, qual o modelo mais adequado e prever gastos com papel e outros suprimentos, o que vai ajudar a criar um plano para tornar o sistema mais eficiente, inteligente, produtivo e econômico, garantindo uma produção mais controlada e precisa de documentos impressos.

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Como a automação de processos otimiza tempo dos seus colaboradores

Em toda empresa bem estruturada, tempo é dinheiro. A automação de processos trata justamente da otimização estrutural de qualquer empreendimento, que ajuda a acelerar as atividades que qualquer empresa precisa desempenhar.

A automação pode ser realizada em diversas frentes de trabalho, desde os setores mais simples até os setores mais complexos. As automações agem impulsionando ações de cunho repetitivo e deixando para os colaboradores as atividades mais complexas, o que, por sua vez, gera um ganho de produtividade.

Pensando desta forma, criamos uma lista com uma série de benefícios que demonstram como a automação de processos pode otimizar o tempo dos seus colaboradores e tornar seu negócio mais eficiente.

1. Acesso facilitado aos dados empresariais

Com a automação dos processos, há a digitalização das informações empresariais – o que, por sua vez, facilita a estrutura organizacional dos dados empresariais, tornando o acesso às informações muito mais fácil e organizado. Através desta organização de dados, os colaboradores são capazes de poupar muito do tempo que seria utilizado com busca de informações soltas, tornando possível a otimização de determinados processos.

A partir de dados informacionais organizados, também é possível acelerar e melhorar o processo de tomada de decisões. Uma vez que as principais informações estão sistematizadas juntas, há muito menos chances de erros e o tempo para procedimentos assim também é reduzido.

2. Redução de custos do negócio

Ao realizar a automação de processos, principalmente em se tratando de processos repetitivos, dos quais sistemas de computador podem dar conta com facilidade, há uma expressiva redução de custos. Uma vez que não é mais necessário que um colaborador realize manualmente uma determinada tarefa, este colaborador fica livre para realizar tarefas mais complexas que, com certeza, se reverterão em maior lucro para a companhia.

Ocorre redução de custos, uma vez que uma função deixa de ser realizada por um colaborador e passa a ser realizada por uma máquina, subtraindo a quantidade de funcionários ou deixando o colaborador livre para desempenhar tarefas que a empresa poderia terceirizar.

Além disso, também há uma redução nos custos à medida que há otimização do tempo trabalhado dos colaboradores.

3. Aumento da eficácia dos processos e redução de erros humanos

O maior problema dos processos manualmente realizados é a pouca eficácia e o alto nível de erros humanos. A automatização evita, por exemplo, a entrada de informações duplicadas, o retrabalho, os erros manuais de processos empresariais em geral.

4. Aumento da produtividade

Ao realizar a automatização de processos, há um significativo aumento da produtividade dos colaboradores que podem deixar de lado tarefas repetitivas e concentrar esforços em outras atividades que geram ganhos à empresa. Desta forma, a produtividade é indubitavelmente maior com a automatização, principalmente no que tange às automatizações completas com softwares pensados para os processos empresariais.

5. Padronização dos processos

Por fim, há uma padronização dos processos empresariais que, a partir da padronização, sairão todos já com a cara e o jeito de sua companhia. Um exemplo de padronização de processos pode ser um programa que automatize os contratos empresariais. Dessa forma, os contratos de uma companhia podem sair todos padronizados.

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Aumentando a produtividade: 7 formas que os serviços de impressão podem ajudar

Sabemos que para uma empresa gerar competitividade no mercado é necessário que ela disponha de ferramentas e dispositivos capazes de otimizar ainda mais as atividades empresariais. Com isso, acabamos aumentando a produção e passamos a conquistar novos públicos, ganhando cada vez mais escalabilidade.

Entre as atividades mais frequentes em escritórios, as impressões são importantíssimas para a condução das atividades. Porém, dependendo do desempenho das impressoras, o serviço pode sofrer atrasos e a produtividade interna corre o risco de diminuir.

Quer saber como otimizar o seu parque de impressão e tornar as atividades laborais muito mais produtivas? Então, confira o nosso post até o final e conheça 7 formas que os serviços de impressão têm de ajudá-lo.

1. Soluções integradas

Em geral, um serviço de outsourcing em impressão tem total responsabilidade por todo o parque de impressão, sem que a empresa tenha a necessidade de realizar manutenções, checagens periódicas, entre outros processos relacionados.

Quando houver algum problema técnico ou sistêmico, a empresa contratada é imediatamente acionada para prestar todo o suporte necessário. Com isso, a empresa não precisa se preocupar com os processos de impressão, passando a focar em atividades mais produtivas e estratégicas para o crescimento do negócio.

2. Mais personalização

Independentemente do tipo de negócio que você tiver, os serviços de impressão conseguem se adequar de forma eficiente a qualquer modelo, avaliando as principais necessidades e urgências dos empreendedores em relação aos processos de impressão. A ideia é que as atividades sejam cada vez mais personalizadas e seguras.

3. Redução de custos

Ao reduzir custos com infraestrutura, maquinário e capital humano, sua empresa terá mais oportunidade de alocar recursos financeiros em estratégias que efetivamente vão contribuir para o crescimento do negócio e para o aumento da produtividade.

4. Serviços em nuvem

Acompanhar as tendências tecnológicas de mercado é de suma importância para as empresas. Nesse quesito, podemos perceber a migração de serviços para a nuvem, tornando os processos de impressão acessível e fácil para todos. Além disso, é possível reduzir o tempo gasto com locomoção, com impressões mal feitas, erros sistêmicos, entre outros.

5. Suporte

Não menos importante do que obter formas de otimizar a impressão da sua empresa e contribuir para uma excelente produção, é ter todo o suporte necessário da empresa contratante para qualquer evento, seja para um tutorial, correção de hardware e software, treinamentos, cursos e todos os meios necessários para a implementação de habilidades e competências novas.

Com um mercado cada vez mais tecnológico, é importante se sobressair por meio da integração de novos sistemas. A produtividade também está ligada à qualidade, já que os clientes buscam empresas modernas, sustentáveis e com autoridade de marca em suas áreas de atuação.

6. Controle

Com o apoio de serviços de impressão no seu negócio mediante a migração de atividades para a nuvem, é possível controlar o número de cópias, bem como o monitoramento dessas atividades e o devido uso dos dados.

Tendo uma visão geral de tudo o que acontece no seu parque de impressões, o empreendedor terá total capacidade de elaborar formas para produzir mais e organizar o fluxo de informações.

7. Sustentabilidade

Os serviços de outsourcing em impressão não oferecem apenas redução de custos com software e hardwares. Eles também promovem meios sustentáveis para economizar em tintas e folhas.

A cultura de sustentabilidade incentiva colaboradores a buscarem formas cada vez mais práticas e otimizadas de exercerem suas atividades, alterando positivamente a intensidade de produção nas rotinas laborais.

Gostou deste artigo? Agora que você já sabe como a contratação de serviços de impressão pode contribuir com a produtividade em sua empresa, que tal conhecer os nossos serviços? Acesse agora mesmo o nosso site e agende uma demonstração de nossas soluções.


3 dicas para trabalho seguro de impressão em casa

Vai implantar a flexibilização de rotina de trabalho e precisa de soluções para impressão e digitalização de documentos? Pensando nisso, elaboramos 3 dicas para um trabalho seguro de impressão em casa.

Como alguns colaboradores tiveram que passar para o home office devido à pandemia, as preocupações com a segurança de dados na digitalização e impressão remota e as demandas por soluções em TI aumentaram.

É uma tendência global: a forma de trabalho que será mais adotada no futuro pós-pandemia é uma divisão híbrida entre o trabalho home office e no escritório.

Essa tendência é reforçada por pesquisas como a da Gartner, baseada em entrevistas com CFOs e que demonstra uma clara intenção da maioria em transferir no mínimo 5% dos funcionários que estavam no escritório para posições remotas permanentes pós-COVID 19.

Isso representa desafios para a área de TI, já que este segmento é o encarregado de manter as informações da empresa seguras.

Com tudo isso em mente, juntamos ideias para levar o trabalho seguro de impressão para casa.

Impressão em qualquer hora e lugar

Com os membros da equipe entrando e saindo do escritório, será preciso flexibilidade para enviar documentos de casa para impressão no local de trabalho. Além disso, muitos colaboradores terão vários dispositivos e vários locais de trabalho diferentes.

Para facilitar o trabalho seguro de impressão, as ferramentas de softwares de impressão permitem a flexibilidade entre os vários espaços de trabalho.

Configuração e gestão de filas de impressão remotas

Com a flexibilização dos locais de trabalho, você e seus colaboradores poderão atualizar e empurrar as filas de impressão remotamente, sem ter que percorrer todo o caminho entre o escritório e o ponto de acesso e ainda manter o trabalho de impressão seguro.

Sendo assim, vocês irão precisar de uma ferramenta de gestão de fila de impressão que forneça os drivers das impressoras e gerencie filas de impressão para quem possui acesso e no local preciso.

Rastreamento remoto de impressão

Sabemos que toda essa conversa sobre impressão em qualquer lugar e de qualquer dispositivo pode ser um pouco complexa; e com todos os membros da equipe indo e vindo entre o escritório e o home office, você vai querer que eles sejam capazes de gerenciar e rastrear a impressão do seu negócio onde quer que estejam.

O monitoramento do trabalho seguro de impressão, feito com softwares de impressão como os que a IBSolution disponibiliza, é o ideal. Mais especificamente, ele rastreia os três modos de impressão remota:

  • Imprimir em uma impressora compartilhada sem uma conexão VPN.
  • Imprimir por meio de uma conexão VPN.
  • Imprimir em uma impressora doméstica.

Otimização é a nova realidade do trabalho

Abraçar o trabalho híbrido entre escritório e home office é adotar uma mentalidade flexível que estará aberta às novidades em tecnologia que trarão facilidade, eficiência e redução de gastos para o seu negócio.

Para que isso ocorra, todos precisam estar na mesma frequência e com uma abordagem eficiente para a solução dos obstáculos de conectividade e de trabalho seguro de impressão.

Se você deseja saber mais sobre como trabalhar com flexibilidade e quiser conhecer as melhores respostas em impressão para reduzir custos com segurança, agende agora mesmo uma demonstração de nossas soluções!


5 maneiras de reduzir o desperdício em sua impressão

A impressão de documentos em papel ainda é uma necessidade em muitas empresas. Ao mesmo tempo, os gastos financeiros e os impactos ambientais que essa atividade causa têm preocupado muitos empresários. Por causa disso, tem havido uma crescente necessidade de um gerenciamento de impressão otimizado com o objetivo de reduzir o desperdício.

O controle de impressão voltado para a economia de recursos e contenção de gastos de papel, tinta e energia é possível com a utilização de softwares dedicados e uma mudança na política da empresa. Veja nossas 5 dicas para reduzir o desperdício em suas impressões.

1. Liberar impressão somente com autorização

Entre as maiores fontes de desperdício estão as impressões “abandonadas”. Na correria do cotidiano, não é incomum que um profissional mande um documento para imprimir, mas acabe por esquecê-lo na máquina. Como consequência, o mesmo arquivo pode ser impresso múltiplas vezes.

Uma forma de evitar este hábito inconveniente é reter a impressão para que só seja autorizada por meio da identificação do funcionário. Esta liberação pode ser feita com a inserção de uma senha, de um cartão ou mesmo com identificação facial.

2. Limitar o uso da impressora

Caso sua equipe esteja utilizando a impressora mais do que o ideal, é possível configurar limites de uso com um software de gestão de impressão. Você pode determinar uma certa quantidade de folhas por dia, por pessoa (principalmente no que se refere a cópias coloridas), conforme o gasto médio da empresa.

Uma opção também é colocar um limite “gratuito” e fazer com que as impressões seguintes sejam pagas pelo usuário. É uma medida simples, mas efetiva de reduzir desperdícios, já que a máquina passará a ser usada apenas quando for imprescindível.

3. Fazer relatórios e campanhas de conscientização

Relatórios mensais do uso das impressões é importante para uma gestão de cópias eficientes. Os números informam os gastos totais e também que setores são os principais responsáveis pelo uso do equipamento.

Desta maneira, é possível fazer ações localizadas para reduzir os desperdícios e ainda monitorar os resultados mês a mês. Os relatórios ainda podem ser usados para campanhas de conscientização nas equipes, mostrando o impacto das impressões no meio ambiente para que as pessoas pensem antes de usar a impressora.

4. Usar configurações sustentáveis

Quando simplesmente diminuir o uso da impressora não é o bastante, uma maneira de solucionar este problema é com configurações otimizadas e mais sustentáveis. Usar frente e verso das folhas ou um modo de rascunho que gaste menos tinta já faz diferença.

Além disso, softwares de gerenciamento de impressão com configurações sustentáveis são ainda mais eficazes. A sugestão de modos otimizados e informações diretas de quanto estas pequenas mudanças economizam, facilita a tarefa de reduzir o desperdício.

5. Substituir os equipamentos antigos

Impressoras mais antigas representam uma despesa mais elevada do que o padrão. Elas falham com mais frequência e o custo de manutenção é mais alto. São máquinas que já tendem a usar mais tinta e suas falhas no meio de uma impressão estragam folhas e desperdiçam ainda mais recursos.

Substituir estas impressoras defeituosas representa um investimento em prol da economia em longo prazo. Sem contar que equipamentos mais novos são compatíveis com os softwares de gerenciamento mais modernos e, portanto, facilitam o controle de impressão.

A gestão de impressão e cópias é útil para a sua empresa e para o meio ambiente. Para experimentar na prática, agende uma demonstração de uma das nossas soluções.


Por que mover seu gerenciamento de impressão para a nuvem?

A computação em nuvem não é novidade. Na verdade, é um elemento básico da vida cotidiana, tanto dentro quanto fora do local de trabalho. A mudança para serviços em nuvem é quase automática, substituindo muita infraestrutura, não apenas em residências, mas em escritórios.

O gerenciamento de impressão é outra área da tecnologia que está sendo aprimorada pela computação em nuvem. O desejo é bastante óbvio: eliminar os servidores de impressão no local e aproveitar a nuvem para o seu ambiente de impressão.

3 vantagens ao mover seu gerenciamento de impressão para a nuvem

  1. Simplicidade

A computação em nuvem nos permite simplificar a forma como usamos a tecnologia. Se for adequado ao seu ambiente de impressão, você não precisa se preocupar com a manutenção nos bastidores dos servidores de impressão.

  1. Flexibilidade e elasticidade de custos

A impressão baseada em nuvem não apenas reduz sua infraestrutura, mas também oferece vantagens de manutenção: a manutenção do hardware é feita para você.

A solução também é implementada rapidamente, diminuindo a carga de implementação e administração. Há também um benefício de escalonamento automático, dependendo de seus requisitos ou uso, por isso é um sistema flexível.

  1. Segurança e conformidade

Os benefícios do gerenciamento de impressão baseado em nuvem são que terceiros lidam com os dados e a infraestrutura, então você não precisa ser tão cuidadoso e estar constantemente corrigindo erros. A segurança e a conformidade são gerenciadas pelo provedor e não por você.

Por que as empresas estão movendo seu gerenciamento de impressão para a nuvem?

Com o surgimento dos serviços em nuvem como uma alternativa econômica ao hardware local no espaço de gerenciamento de impressão, mais e mais empresas estão migrando para soluções de gerenciamento de impressão baseadas em nuvem.

De acordo com o Quocirca Global Print 2025 Report, 73% das organizações esperam fazer a transição para o gerenciamento de impressão em nuvem nos próximos cinco anos. Os serviços em nuvem podem aumentar potencialmente a segurança, escalabilidade e mobilidade. O gerenciamento de impressão com certeza faz parte desse pacote.

Existem diferentes serviços em nuvem, diferentes ambientes de hospedagem e outros elementos a serem considerados antes de fazer a mudança. Contate um de nossos especialistas e agende uma demonstração. https://ibsolution.com.br/contato/


Como reduzir gastos com impressão?

 

Em cenários de crise, é fundamental conscientizar seus funcionários sobre o uso das impressoras no dia a dia da companhia. É comum ver o uso indiscriminado de impressoras nas empresas, porém, segundo dados da IBM, a mudança de hábitos simples pode representar uma redução de até 30% do consumo de papel.

Para melhorar o gerenciamento de impressão da sua empresa, podem ser implantados softwares que fazem a gestão desses recursos e que permitem ao gestor controlar tudo que é impresso, identificando onde há desperdício e reduzindo os gastos com impressão e papel. Não é possível gerenciar aquilo que não é medido.

Pensando nisso, selecionamos 10 dicas simples para que você e seus profissionais comecem a economizar a partir de hoje. Confira:

  • Imprima frente e verso e economize 50% com papel
  • Use o recurso “Reter impressão”, evitando que outras pessoas levem sua impressão por acidente e você tenha que imprimir de novo
  • Prefira impressão em preto e branco e economize 300% com cartuchos ou toners de tinta colorido
  • Estimule os seus funcionários a imprimirem mais de uma página por folha. Por exemplo, em vez de imprimir um relatório de 40 páginas e gastar 40 folhas individuais, opte por 4 páginas em uma folha, duas na frente e duas no verso
  • Crie campanhas de conscientização, envolva e motive sua equipe para se engajar nos resultados de redução de custo
  • Utilize suprimentos de qualidade
  • Evite reimpressões, use o recurso “Visualizar impressão” antes de imprimir
  • Recicle a carcaça do cartucho ou toner
  • Entenda seus custos, descubra onde é possível otimizar para imprimir menos e melhor com um software de gerenciamento de impressão
  • Terceirize seu serviço de impressão

Com o outsourcing de impressão, a preocupação pela manutenção das impressoras, troca e suprimento de cartuchos e papéis é de responsabilidade da empresa contratada. Tenha controle do que é impresso e de seus gastos.

Evite desperdícios e aumente sua economia. Solicite uma demonstração.


4 sinais de que a sua empresa precisa investir em um software de gestão de impressão

Com o crescente desenvolvimento tecnológico no mercado, diversas ferramentas e dispositivos são desenvolvidos, fazendo as empresas otimizarem ainda mais os serviços e qualificarem ainda mais as suas atividades.

Em se tratando de impressoras, não é diferente. Com o avanço de máquinas e softwares gerenciadores de processos relacionados ao parque de impressão, modelos tradicionais podem acabar se tornando ainda mais custosos para empresas.

Quer saber como? Então, leia o post até o final e confira 4 sinais de que sua empresa precisa investir em um software de impressão hoje mesmo.

Software de gestão de impressão: a nova tendência do mercado

Quando nos referimos a software de gestão em impressão, podemos entender que esse tipo de dispositivo supera os modelos tradicionais em muitos aspectos. Já que o objetivo de qualquer tipo de empresa no mercado é gerar competitividade, nada mais útil do que acompanhar as tendências tecnológicas e aplicá-las às atividades internas.

Por isso, esse software de gerenciamento permite ao empreendedor monitorar todo o parque de impressão da empresa, podendo saber quem, quando e onde imprimiu determinado documento.

Com atividades cada vez mais otimizadas, o gerenciamento de impressão acelera os exercícios organizacionais da empresa, promove a segurança de dados e elimina burocracias referentes a manutenções e suportes de forma constante pelo setor de TI.

4 sinais de que seu negócio precisa de um software de impressão

Agora vamos listar alguns processos que ocorrem no parque de impressão, e que orientam para a atualização de dispositivos mais inovadores. Confira abaixo quais são.

  1. Sistema de acesso vulnerável

Em suma, isso ocorre quando todos os colaboradores têm acesso a pasta de impressão, podendo conter digitalizações de documentos sigilosos da própria empresa, como contas bancárias, documentos de registro ou até mesmo dados pessoais dos próprios colaboradores.

  1. Alto custo em manutenção

Aqui, podemos observar a constante contratação de profissionais de TI para oferecer assistência técnica e manutenção do parque de impressão. Além de ser um alto custo para o empreendedor, as máquinas tendem a exigir cada vez mais suporte técnico, uma vez que acabam ficando ultrapassadas pelas novas tendências de mercado.

  1. Nenhuma proteção por senha

Em processos tradicionais de impressão, a importância de obter acesso a determinados tipos de documentos mediante senha, pode se tornar obsoleta. Além disso, caso haja a impressão desses documentos sem uma prévia administração, os dados contidos nesses papéis podem ser vistos e roubados por qualquer pessoa que passar por ele.

  1. Falta de impressão móvel

Cada vez mais colaboradores estão entregando atividades empresariais dentro de suas casas, na modalidade home office. De acordo com uma pesquisa divulgada pelo IDC, estima-se que 35% de usuários de smartphones e 34% dos usuários de tablets não podem imprimir de seus dispositivos.

Sendo assim, funcionários encaminham documentos para terceiros, a fim de contornar esse problema e garantir a impressão da atividade desejada.

Vantagens do software de impressão para a sua empresa

Antes de tudo, podemos entender que um software de gestão é muito mais do que apenas garantir que seu parque de impressão esteja com todos os toners carregados e prontos para uso. Na verdade, trata-se de uma solução inovadora, tornando a sua empresa muito mais tecnológica e sustentável.

Por isso, confira algumas vantagens exclusivas que somente um software de gestão de impressão vai oferecer para o seu negócio:

  1. Redução de custos

Como se não bastasse toda a tecnologia a seu favor, o software de gestão de impressão oferecerá excelentes economias a sua empresa, como é o caso da redução de custos com a compra de maquinários tradicionais e obsoletos, zerando a necessidade de contratar equipes de TI e outros suportes para realizar manutenção em seus equipamentos.

Mudanças simples, como uma padronização de impressão frente e verso, ou em preto e branco, contribuem significativamente para uma economia interna eficiente. Com o apoio da IBSolution, você terá todo o suporte necessário e facilidade para administrar todos os recursos de forma simples.

  1. Segurança aprimorada

As multifuncionais e impressoras da atualidade exigem o mesmo nível de segurança de qualquer outro dispositivo em sua rede.

Sendo assim, podemos entender que uma política de segurança de dados e de ações recomendadas devem possuir um conjunto amplo de medidas para realizar a proteção do sistema de impressão, e um serviço MPS é capaz de oferecer uma solução sólida e segura para o ambiente de impressão.

  1. Gerenciamento de dispositivos

Com a aquisição de um software de gestão de impressão, será possível administrar todos os dispositivos referentes a área de impressão, fazendo com que essas atividades sejam mais otimizadas. Além disso, haverá o monitoramento desses processos, fazendo um determinado provedor identificar e resolva problemas, antes que eles se tornem ainda maiores.

  1. Help Desk

Tendo total acesso ao Help Desk, você libera o setor de TI da sua empresa para se concentrar em outras atividades importantes do departamento, mantendo a frota de impressoras e reduzindo o tempo de inatividade. De acordo com uma pesquisa divulgada pelo site Laser Resource, cerca de 23% das chamadas do help desk possuem relação direta com processos de impressão, o que toma 15% do tempo util.

  1. Sustentabilidade

Um provedor de MPS poderá contribuir para a implementação de decisões mais ecológicas, como é o caso do uso do PrintReleaf, que ajudam empresas a reduzir o impacto ambiental causado por impressões.

Nesse ponto, a sustentabilidade baseia-se, também, no plantio automático de árvores em projetos de reflorestamento. Além disso, é possível realizar um programa de reciclagem em cartuchos, contribuindo para a redução de lixo em aterros sanitários.

Conclusão

Um software de gestão de impressão poderá ser uma excelente opção para a sua empresa, sobretudo pela economia e pela otimização das atividades internas.

Prezando por isso, a IBSolution é especializada em soluções de software para impressão e documentos de escritório. Atuando há mais de 10 anos nesse mercado, temos uma equipe totalmente especializada em novas tendências e infindáveis certificações.

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