impressão e cópias discução sala de reunião finanças gastar menos

Você sabe quanto gasta com impressão e cópias na sua empresa?

Você já conhece o conceito de custo invisível, principalmente relacionados à impressão e cópias?

  • Sabe quantas impressões um determinado funcionário da sua empresa realizou?
  • Sabe se é possível descobrir quanto se gasta com papel em um departamento específico?
  • Quer saber como levantar o consumo de impressões e/ou cópias das filiais de sua organização?

Poucas empresas tem controle de quanto realmente gastam com impressão e cópias, ou sabem o custo por página impressa ou copiada. Existem custos mais diretos, tais como: papel, toner, kit manutenção (cilindro, fusor, drum, etc), custo do ativo impressora ou multifuncional, custos de manutenção, energia elétrica, etc.

Além disso, o ato de imprimir exige uma série de outros custos que estão escondidos na operação tais como: descontrole da gestão do ambiente, tempo utilizado para comprar suprimentos de maneira geral, levantamentos manuais através de funcionários, falta de conscientização ambiental, etc.

Muitas vezes é possível até mensurar alguns destes gastos, mas a velocidade para obtê-los e recursos utilizados tornam inviável e portanto não se faz. Essas e outras variáveis demandam capital, tempo gasto com processos, pedido de compras e manutenção corretiva dos equipamentos. O custo de operação de uma impressora é muito maior do que o que está na etiqueta de venda na loja.

A IBSolution ajuda a sua empresa a obter o controle do seu parque de impressão com o PaperCut. Com ele é possível descobrir muito mais do que apenas o consumo de impressão e cópias.

Software líder em bilhetagem e gerenciamento de impressão, o PaperCut consegue obter informações avançadas, gerar estatísticas e enviar relatórios periódicos para seus gerentes.


Você oferece serviço de impressão terceirizado?

Visão para quem tem parque de impressoras terceirizadas e portanto pagam suas impressões e cópias por página, ou seja, alugam impressoras e multifuncionais com empresas que prestam serviços de outsourcing de impressão e ao final do mês tem somente o custo total ou na melhor das hipóteses apurado por dispositivo (impressora ou multifuncional).

Estas empresas lhes cobram preços diferentes para impressões: A3, A4, mono, color, etc.

Pelo menos neste caso, os custos diretos totais sua empresa possui.

A solução

Implementando o PaperCut – software de gerenciamento, controle e bilhetagem de impressão e copias, é possível inserir o custo que lhe é cobrado de cada papel impresso na área de impressão e cópias.

Se for o caso diferentes custos para diferentes dispositivos e/ou tamanhos, características fique tranqüilo por que é totalmente possível. Em todas as ações de impressão e copias serão registrados no banco de dados do software quem fez, o que fez , quando fez, quantidade de paginas, etc.

O PaperCut possui mais de 100 relatórios em formato PDF, CSV e HTML:

  • Por usuário
  • Por departamento
  • Por dispositivo
  • De impacto ambiental
  • Os quais possibilitam a gestão do ambiente e controle dos custos. Você terá tudo em detalhes.

Benefícios adicionais

Além de poder controlar tudo é possível reduzir o custo de impressão e cópias entre 20% e 40% dependendo do ambiente da gestão.

Parametrizando o software para dar cotas restritivas por usuário e/ou departamento com certeza fará com que reduza o numero de impressões e copias.

Usuários com cotas terão a tendência de usar a impressão de forma responsável. As cotas poderão ser diárias, semanais, mensais. Terminou a cota. Tem que solicitar ao gerente por que pode ser parametrizado para não imprimir ao final de cota. Parametrizando o software com alguns dos vários filtros com certeza fará com que reduza o numero de impressões. Alguns exemplos :

  • Impedir que trabalhos acima de um determinado numero de paginas sejam impressos em impressoras lentas e com custo pagina mais caro.
  • Impedir que trabalhos que tenham no nome do arquivo por exemplo “currículo” sejam impressos.
  • Impedir que um determinado usuário imprima arquivos de uma determinada extensão por exemplo HTML, ou seja paginas de internet.
  • Impedir que trabalhos acima de um determinado tamanho de arquivo seja impresso.
  • Forçar usuário sempre imprimir mono, mesmo que o trabalho seja color.
  • Forçar usuário sempre imprimir duplex, quando o dispositivo permitir
  • Impedir que seja impresso um determinado documento novamente antes de um período estipulado.( esqueceu que imprimiu e mandou de novo)
  • Limitar numero de copias de arquivos impressos.

Haja visto que, parametrizar a marca d’agua em todas as paginas ou somente na primeira folha do documento , seja no rodapé ou no cabeçalho com nome do usuário, nome da estação, etc vai fazer com que usuários que mandam imprimir e não vão buscar deixe de fazer por que as paginas que ficarem ao lado da impressora poderão ser rastreadas. Além disto, será mais fácil identificar trabalhos esquecido por muito tempo ao lado da impressora. Por fim informar que usuários estão sendo monitorados do ponto de visto de impressão e copias com certeza fará com que estimule-se o uso responsável e portanto será reduzido o numero de impressões.


Sua empresa gerencia o parque de impressão?

As empresas que possuem parque próprio ao instalar o PaperCut terá diretamente os benéficos de redução do custo de impressão apresentado acima.

Além disto, todas as informações , através dos vários relatórios de quantidade e tipo de impressão que o Papercut fornece será base para calculo do custo de impressão e copia total.


Conclusão e Discussão

E você, sabe quanto gasta com impressão e cópias dentro da sua empresa? Em termos de porcentagem, quanto é a participação das impressões dentro da planilha de custos de sua empresa?

A IBSolution acredita PaperCut é a melhor opção para obter dados de impressões e cópias, além de possibilitar economias reais.


Demonstração

Muito bacana, não é mesmo? Agora, que tal agora ver esta solução funcionando em tempo real? Solicite uma demonstração interativa e nossa equipe a apresentará através de videoconferência (Webex).

👉  Clique aqui para participar


10 dicas para redução de custos

Em tempos de vacas magras, o jeito é fechar a torneira. Pra isso, selecionamos algumas dicas de redução de custos de impressão para a sua empresa.

  1. Pergunte a si mesmo "preciso mesmo imprimir este documento?". Se a resposta for NÃO, economize 100%.
  2. Use o recurso de "Visualizar a impressão" ANTES de imprimir. Isso evita muitas reimpressões. Se errou a impressão, use a folha como rascunho.
  3. Imprima frente-e-verso e economize 50% com papel.
  4. O modo econômico imprime várias páginas em uma mesma face. Economize papel e suprimento com este recurso.
  5. NÃO imprima e-mail. Aperte o botão ENCAMINHAR E-MAIL no lugar de IMPRIMIR.
  6. Leve sempre em consideração o meio ambiente ANTES de imprimir. Não existe ainda um botão para reimprimir o nosso planeta.
  7. Recicle a carcaça do seu cartucho e toner. Procure o fabricante, prestadora de serviço (Outsourcing / MPS) e solicite a retirada para que seja feito o descarte ou reaproveitamento correto.
  8. Economize dinheiro evitando impressões coloridas. Sempre que possível opte pelo modo rascunho.
  9. Ao imprimir, busque imediatamente sua impressão. Evite que outras pessoas levem sua impressão por acidente e tenha que recorrer a uma reimpressão.
  10. Bônus: Gerenciar as impressões com políticas de uso, cotas informativas e restritivas, liberação de impressão por crachá e relatórios ajudam a reduzir e controlar os custos. Configurar esses recursos para toda a sua empresa e filiais com um software de gerenciamento de impressão como o PaperCut é muito mais fácil. Mais do que economia, é uma ação com retorno de investimento garantido.dzc

Recurso de redução de custos aprimorado no PaperCut 12.2

Uma das grandes mudanças que foram adicionadas para PaperCut anteriormente foi a introdução de políticas de impressão. O feedback sobre este recurso tem sido positiva, isso significa que muitas árvores foram salvas e cartuchos de toner de cor foram economizadas! Este recurso está agora ainda melhor, com duas novas adições:

  • Os usuários agora têm a opção de converter automaticamente o seu trabalho em escala de cinza ou duplex
  • Os usuários que optarem por ignorar as regras será solicitado a fornecer sua justificação

Como "subproduto" desse recurso, agora você tem acesso aos diálogos de interface mais complexos do usuário quando são utilizados de scripts de impressão avançada. Incluímos também uma entrada de texto mascarada que é útil para prompts de senha. Políticas de impressão são uma parte importante da redução de custos; recomendamos explorar esta nova funcionalidade!


Demonstração

Muito bacana, não é mesmo? Agora, que tal agora ver esta solução funcionando em tempo real? Solicite uma demonstração interativa e nossa equipe a apresentará através de videoconferência (Webex).

👉  Clique aqui para participar


Como reduzir custo com impressões coloridas?

Aproveitando a semana de festividades do Carnaval, hoje vamos falar sobre as impressões coloridas.

Procuramos causar sempre um bom impacto e valorizar o material de comunicação com impressões coloridas. Sabemos também que alguns documentos realmente precisam ser impressos coloridos, como gráficos complexos, por exemplo. Até a impressão colorida se tornar definitiva, pode ocorrer muito desperdício, e isso é possível ser evitado com algumas mudanças simples de atitude.


Mude de atitude! Use a consciência a favor do seu bolso e meio ambiente.

Para impressão de arquivos ainda não definitivos, rascunhos para verificar se o trabalho está ficando de acordo com o planejado, faça o uso de impressora mono (preto-e-branco), preferencialmente usando o modo duplex (frente-e-verso) e/ou modo econômico (conhecido como n-up ou impressão de várias páginas lógicas em uma só página física, além da qualidade de impressão inferior).

Deixe para usar a impressora colorida apenas quando o arquivo for finalizado, na certeza que o mesmo não seja reimpresso.

Deste modo, você estará colaborando com a redução de páginas impressas, redução do desperdício e ainda contribuindo na preservação do meio ambiente.


Preto no Branco

Você sabia que o custo de uma impressão preto-e-branco enviada para a impressora colorida é bem mais elevado que se for impresso em um equipamento mono? Isso acontece por que alguns trabalhos de impressão misturam todas as cores p/ gerar o preto, o que faz a impressão ficar com menor qualidade e ainda consumir de forma desnecessária seus insumos. Algumas vezes o papel até sai "molhado" e "pesado" de tanta tinta que misturada para gerar o "preto", que acaba não sendo um "preto" autêntico, tornando a qualidade final insatisfatória muitas vezes.

Resumindo:

  1. Cheque se no trabalho de impressão em seu software (Word, PowerPoint, Photoshop, etc) a cor preta é "realmente" preta, não uma mistura de ciano, magenta, amarelo e preto.
  2. Imprima um rascunho antes e verifique se está tudo ok
  3. Faça o gerenciamento de impressão para saber os custos gerados.
  4. Envie a impressão colorida e seja feliz (e econômico)!

Evite a prática de impressões mono e/ou coloridas desnecessárias.


Reduzir despesas nos ambientes de impressão

Por se tratar de uma área de negócios que possibilita reduzir despesas, os ambientes de impressão de diversas empresas se modernizaram e obtiveram grandes reduções de custos com impressão.

Devido a compreensão de muitos gestores ao observarem que, gerenciar as operações de impressão proporciona o melhor resultado de custo benefício, encontraram um método para contribuir com despesas cada vez menores no setor.

Existe real necessidade de gestão após a aquisição de uma impressora, gerenciar suas operações de impressão é o método que proporciona a maior e real economia em sua empresa.

Avaliar o custo por impressão de uma impressora sem ferramentas estratégicas na implementação de impressoras na sua empresa, não é garantia de ter encontrado a maneira certa de utilizar a sua máquina com recursos de menor custo. Assim como optar por impressoras por comodato (ou consignação), contratando empresas no ramo de locação de impressoras e multifuncionais que visam trazer à sua empresa economia e agilidade, na prática apresentam grandes desvantagens e no final do mês as contas não apresentam economia significante, além de não serem eficientes como se apresentam na hora da avaliação de redução de custo benefício.

Tendo em mente sua busca para o uso responsável de impressão e eliminar o desperdício, o gerenciamento de impressão é a melhor forma para poupar dinheiro e as tarefas se tornam mais eficientes. O retorno sobre investimento em software de controle de impressão é imediato.

Essa ferramenta de gerenciamento proporciona redução de custos e economias reais. Projetado para promover o uso responsável, os softwares de impressão eliminam o desperdício, proporcionam monitoramento, possuem recursos de relatórios, gerenciamento de cota e extrema facilidade de uso.

Com o uso desses recursos ganha-se em produtividade e reduz custo de impressão.

Seja para criar um método eficaz de economia, dispôr de ferramentas estratégicas que o ajude a gerir as propriedades de impressão é uma oportunidade única para os gestores pouparem dinheiro, solução essa de baixo custo para gerir o ambiente de impressão e trabalharem de forma mais eficiente.


Demonstração

Muito bacana, não é mesmo? Agora, que tal agora ver esta solução funcionando em tempo real? Solicite uma demonstração interativa e nossa equipe a apresentará através de videoconferência (Webex).

👉  Clique aqui para participar


O uso responsável e econômico de impressoras

Uso Responsável

Quando o assunto é o uso de impressora, surgem muitas questões importantes, desde os preços elevados dos cartuchos e toners ao impacto ambiental devido a quantidade excessiva de impressão de documentos. Mesmo possuindo muitas funcionalidades e grande avanço de tecnologia, a maioria dos modelos de impressora falham no quesito custo benefício.

O uso da impressora é indispensável profissionalmente em muitas áreas de atuação, seja em escritórios, departamentos públicos, lojas, comércio, assim como no uso doméstico. Por essa diversidade, é importante o questionamento quanto ao modo que utilizamos a impressora para driblar as falhas que os modelos populares possuem.


3 dicas para o uso responsável de impressoras

  • Avaliar a necessidade de imprimir determinados documentos é fundamental para a economia, inclusive quando é questionado o impacto ambiental que seu uso excessivo e aleatório proporciona. Também é importante lembrar que somente avaliar o desempenho da impressora no momento da aquisição, não proporciona posteriormente uma real economia.
  • Fazer um acompanhamento periódico, analise de todos os recursos e gastos no desempenho de sua impressora é muito importante para mantê-la viável a sua necessidade e dentro de que pretende investir quando optar por determinada impressora. Isso somente é possivel com uma ferramenta que lhe forneça mecanismos necessários para obter tais informações.
  • Possuir um gerenciamento de impressão ou gerenciamento de cópias recurso que promove o uso responsável de impressão e controla cópias de equipamentos multifuncionais, é uma forma eficaz de economia e controle na gestão do uso da impressora, multifuncionais e copiadoras. O resultado do uso da impressora pode ter seu impacto ambiental e financeiro minimizado se optarmos por recursos de controle de impressão, onde podemos obter informações avançadas, gerar estatísticas e enviar relatórios periódicos para uma melhor gestão e controle, proporcionando uma redução de custos com as impressões.

verificando-impressoes-e-copiasSoftware de gerenciamento de impressão é a solução que melhor atende a necessidade de respostas quando questionado o uso responsável e economico de impressoras, multifuncionais e copiadoras.

Conheça nosso programa Ecodicas com dicas de impressão!

O que achou das nossas dicas?


Fotografia macro de uma impressão

Preciso mesmo imprimir?

Uma pergunta tão simples pode realmente fazer a diferença entre a economia e o descarte rápido.

O primeiro passo para economizar com impressão é avaliarmos a real necessidade de um documento ser impresso e nos perguntarmos “Preciso realmente imprimir?”. Se sim, imprima. Caso contrário, economize 100%.

Muitas vezes o documento será descartado rapidamente, como costuma ocorrer com e-mails e rascunhos. Sempre que possível, opte por mantê-los arquivados eletronicamente, evitando assim impressões desnecessárias ou descartáveis.

Faça a pergunta "preciso mesmo imprimir?" a si mesmo sempre que possível. Antes de imprimir reflita sobre isso e lembre-se também de sua responsabilidade com a preservação do Meio-Ambiente! Promova o uso responsável.

Promova o uso responsável falando para seus amigos no Twitter ou Facebook sobre essa dica.