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Você sabe quanto gasta com impressão e cópias na sua empresa?

Você já conhece o conceito de custo invisível, principalmente relacionados à impressão e cópias?

  • Sabe quantas impressões um determinado funcionário da sua empresa realizou?
  • Sabe se é possível descobrir quanto se gasta com papel em um departamento específico?
  • Quer saber como levantar o consumo de impressões e/ou cópias das filiais de sua organização?

Poucas empresas tem controle de quanto realmente gastam com impressão e cópias, ou sabem o custo por página impressa ou copiada. Existem custos mais diretos, tais como: papel, toner, kit manutenção (cilindro, fusor, drum, etc), custo do ativo impressora ou multifuncional, custos de manutenção, energia elétrica, etc.

Além disso, o ato de imprimir exige uma série de outros custos que estão escondidos na operação tais como: descontrole da gestão do ambiente, tempo utilizado para comprar suprimentos de maneira geral, levantamentos manuais através de funcionários, falta de conscientização ambiental, etc.

Muitas vezes é possível até mensurar alguns destes gastos, mas a velocidade para obtê-los e recursos utilizados tornam inviável e portanto não se faz. Essas e outras variáveis demandam capital, tempo gasto com processos, pedido de compras e manutenção corretiva dos equipamentos. O custo de operação de uma impressora é muito maior do que o que está na etiqueta de venda na loja.

A IBSolution ajuda a sua empresa a obter o controle do seu parque de impressão com o PaperCut. Com ele é possível descobrir muito mais do que apenas o consumo de impressão e cópias.

Software líder em bilhetagem e gerenciamento de impressão, o PaperCut consegue obter informações avançadas, gerar estatísticas e enviar relatórios periódicos para seus gerentes.


Você oferece serviço de impressão terceirizado?

Visão para quem tem parque de impressoras terceirizadas e portanto pagam suas impressões e cópias por página, ou seja, alugam impressoras e multifuncionais com empresas que prestam serviços de outsourcing de impressão e ao final do mês tem somente o custo total ou na melhor das hipóteses apurado por dispositivo (impressora ou multifuncional).

Estas empresas lhes cobram preços diferentes para impressões: A3, A4, mono, color, etc.

Pelo menos neste caso, os custos diretos totais sua empresa possui.

A solução

Implementando o PaperCut – software de gerenciamento, controle e bilhetagem de impressão e copias, é possível inserir o custo que lhe é cobrado de cada papel impresso na área de impressão e cópias.

Se for o caso diferentes custos para diferentes dispositivos e/ou tamanhos, características fique tranqüilo por que é totalmente possível. Em todas as ações de impressão e copias serão registrados no banco de dados do software quem fez, o que fez , quando fez, quantidade de paginas, etc.

O PaperCut possui mais de 100 relatórios em formato PDF, CSV e HTML:

  • Por usuário
  • Por departamento
  • Por dispositivo
  • De impacto ambiental
  • Os quais possibilitam a gestão do ambiente e controle dos custos. Você terá tudo em detalhes.

Benefícios adicionais

Além de poder controlar tudo é possível reduzir o custo de impressão e cópias entre 20% e 40% dependendo do ambiente da gestão.

Parametrizando o software para dar cotas restritivas por usuário e/ou departamento com certeza fará com que reduza o numero de impressões e copias.

Usuários com cotas terão a tendência de usar a impressão de forma responsável. As cotas poderão ser diárias, semanais, mensais. Terminou a cota. Tem que solicitar ao gerente por que pode ser parametrizado para não imprimir ao final de cota. Parametrizando o software com alguns dos vários filtros com certeza fará com que reduza o numero de impressões. Alguns exemplos :

  • Impedir que trabalhos acima de um determinado numero de paginas sejam impressos em impressoras lentas e com custo pagina mais caro.
  • Impedir que trabalhos que tenham no nome do arquivo por exemplo “currículo” sejam impressos.
  • Impedir que um determinado usuário imprima arquivos de uma determinada extensão por exemplo HTML, ou seja paginas de internet.
  • Impedir que trabalhos acima de um determinado tamanho de arquivo seja impresso.
  • Forçar usuário sempre imprimir mono, mesmo que o trabalho seja color.
  • Forçar usuário sempre imprimir duplex, quando o dispositivo permitir
  • Impedir que seja impresso um determinado documento novamente antes de um período estipulado.( esqueceu que imprimiu e mandou de novo)
  • Limitar numero de copias de arquivos impressos.

Haja visto que, parametrizar a marca d’agua em todas as paginas ou somente na primeira folha do documento , seja no rodapé ou no cabeçalho com nome do usuário, nome da estação, etc vai fazer com que usuários que mandam imprimir e não vão buscar deixe de fazer por que as paginas que ficarem ao lado da impressora poderão ser rastreadas. Além disto, será mais fácil identificar trabalhos esquecido por muito tempo ao lado da impressora. Por fim informar que usuários estão sendo monitorados do ponto de visto de impressão e copias com certeza fará com que estimule-se o uso responsável e portanto será reduzido o numero de impressões.


Sua empresa gerencia o parque de impressão?

As empresas que possuem parque próprio ao instalar o PaperCut terá diretamente os benéficos de redução do custo de impressão apresentado acima.

Além disto, todas as informações , através dos vários relatórios de quantidade e tipo de impressão que o Papercut fornece será base para calculo do custo de impressão e copia total.


Conclusão e Discussão

E você, sabe quanto gasta com impressão e cópias dentro da sua empresa? Em termos de porcentagem, quanto é a participação das impressões dentro da planilha de custos de sua empresa?

A IBSolution acredita PaperCut é a melhor opção para obter dados de impressões e cópias, além de possibilitar economias reais.


Demonstração

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10 motivos para você usar o PaperCut

10 Motivos para você usar o PaperCut MF

O PaperCut MF é a maneira fácil de monitorar e gerenciar automaticamente as operações de cópia e impressão na sua empresa, proporcionando a você o controle de custos e do impacto no meio ambiente. O PaperCut MF intercepta os trabalhos de impressão no servidor e os analisa, aplicando regras para cumprir a sua política de impressão.

Confira os 10 principais motivos para você usá-lo abaixo:

1. Reduza o desperdício e sua emissão de gás carbônico

Estimule a impressão responsável com cotas e com a política de impressão do PaperCut MF, reduzindo os custos com papel, tinta de impressão e consumo de eletricidade. Tenha acesso a relatórios imediatos sobre as suas emissões de gás carbônico, mostrando o impacto ambiental por volume de CO2 ou árvore desmatadas.

2. Aplique as políticas de impressão na empresa toda

Com o PaperCut MF, os pedidos de impressão são interceptados no servidor de impressos para controlar os trabalhos de impressão de acordo com políticas que estimulam um bom comportamento. Faça uso da filtragem de trabalhos de impressão em scripts avançados (JavaScript) para implementar as políticas e melhorar a utilização dos dispositivos.

Por exemplo, você pode direcionar trabalhos com grandes quantidades de impressão para impressoras de mais rápidas, reservadas só para este fim; você pode exibir mensagens instantâneas pedindo para que o usuário final confirme a impressão de um único lado; você pode excluir automaticamente trabalhos de impressão com tamanho de papel incorreto ou sugerir uma impressora alternativa quando um dispositivo estiver desligado da rede.

3. Ofereça impressão com Web Print sem driver

Simplifique a impressão com Web Print, um recurso exclusivo da PaperCut MF, que permite ao usuário final com um computador portátil ou netbook imprimir via conexão sem fio, sem instalação de driver ou autenticação do servidor. O Web Print está totalmente integrado no processo padrão de cobrança/contabilidade/cotas do PaperCut MF.

4. Ative o recurso Find-me e Liberação de Impressão Segura

O PaperCut MF protege documentos confidenciais e faz com que os usuários precisem liberarar as impressões no momento em que forem imprimir, reduzindo o volume de documentos impressos abandonados. Com a impressão Find-me, os usuários colocam os trabalhos de impressão em uma fila virtual, em seguida os liberam para impressão em um dispositivo específico. A Liberação de Impressão Segura requer a autenticação do usuário antes de imprimir, garantindo, assim, que apenas usuários autorizados possam imprimir e recolher documentos confidenciais.

O PaperCut MF também pode ser configurado para exigir a aprovação da impressão, garantindo que gerentes, professores ou administradores de sistema autorizem a impressão de qualquer trabalho de impressão.

5. Monitore e prepare relatórios

Os relatórios e monitoramento em tempo real abrangem todas as áreas da gestão de impressão/cópia/fax/digitalização, indo dos registros de páginas detalhados até os resumos por usuário, departamento, dispositivo ou impacto no meio ambiente. O PaperCut MF já vem com mais de 50 relatórios prontos para serem usados, no formato PDF, HTML ou Microsoft Excel (.csv).

Acesse os relatórios através de qualquer navegador de internet, ou programe-os para serem gerados automaticamente e enviados por e-mail. Você pode programar os relatórios para usar o seu próprio cabeçalho e criar relatórios com dados personalizados, especificando intervalos de datas, filtrando e ordenando segundo os dados disponíveis.

6. Implementação simples

O assistente de instalação configura o software do servidor e, em seguida, detecta automaticamente as impressoras e dispositivos multifuncionais na sua rede. Crie automaticamente usuários e grupos através dos serviços de diretórios, que incluem diretório ativo, diretório aberto e o Novell eDirectory do LDAP. Os assistentes de instalação ajudam você a definir os direitos de acesso dos usuários, custos das páginas e cotas.

O PaperCut MF é compatível com impressoras e dispositivos multifuncionais dos grandes fornecedores.

7. Administração centralizada e gestão fácil

O PaperCut MF proporciona acesso administrativo através de um navegador, a partir de qualquer local de rede, proporcionando opções de administração e configuração avançadas em uma interface intuitiva.

Os usuários finais possuem acesso a um conjunto de ferramentas via internet para acompanhar suas próprias atividades em tempo real, consultar os saldos de suas contas, ver transações e transferir crédito a outros usuários.

8. Integração com a sua intranet e outros sistemas

Uma interface web personalizável garante uma fácil integração com a sua rede local, interface de scripts e API totalmente documentada permite que você conecte o PaperCut MF com outros sistemas de tecnologia de informação.

9. Ampliação sem fazer esforço

O projeto e a arquitetura moderna do software permite o seu redimensionamento para atender redes de todos os tamanhos, de cinco a 500.000 usuários. Não importa o número de servidores e usuários finais na sua rede, o PaperCut MF atenderá o que você precisar.

10. Maximize o tempo de funcionamento e disponibilidade

O PaperCut MF proporciona uma abordagem robusta de continuidade de serviço formando grupos nas filas de impressão, no servidor de aplicativos e no banco de dados (em bancos de dados com suporte de agrupamento), assim como proteção automática, que aciona o sistema secundário de reserva, em caso de pontos de falha únicos.


logo-papercut-mf

O PaperCut é usado por mais de 50.000 organizações em mais de 100 países para reduzir custos e o impacto sobre o meio ambiente. Tá esperando o quê?


Demonstração

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10 dicas para redução de custos

Em tempos de vacas magras, o jeito é fechar a torneira. Pra isso, selecionamos algumas dicas de redução de custos de impressão para a sua empresa.

  1. Pergunte a si mesmo "preciso mesmo imprimir este documento?". Se a resposta for NÃO, economize 100%.
  2. Use o recurso de "Visualizar a impressão" ANTES de imprimir. Isso evita muitas reimpressões. Se errou a impressão, use a folha como rascunho.
  3. Imprima frente-e-verso e economize 50% com papel.
  4. O modo econômico imprime várias páginas em uma mesma face. Economize papel e suprimento com este recurso.
  5. NÃO imprima e-mail. Aperte o botão ENCAMINHAR E-MAIL no lugar de IMPRIMIR.
  6. Leve sempre em consideração o meio ambiente ANTES de imprimir. Não existe ainda um botão para reimprimir o nosso planeta.
  7. Recicle a carcaça do seu cartucho e toner. Procure o fabricante, prestadora de serviço (Outsourcing / MPS) e solicite a retirada para que seja feito o descarte ou reaproveitamento correto.
  8. Economize dinheiro evitando impressões coloridas. Sempre que possível opte pelo modo rascunho.
  9. Ao imprimir, busque imediatamente sua impressão. Evite que outras pessoas levem sua impressão por acidente e tenha que recorrer a uma reimpressão.
  10. Bônus: Gerenciar as impressões com políticas de uso, cotas informativas e restritivas, liberação de impressão por crachá e relatórios ajudam a reduzir e controlar os custos. Configurar esses recursos para toda a sua empresa e filiais com um software de gerenciamento de impressão como o PaperCut é muito mais fácil. Mais do que economia, é uma ação com retorno de investimento garantido.dzc

Atualização PaperCut 15.0 (Build 33106)

Esta é uma atualização de correções para a versão 15.0 e contém as seguintes alterações:


Correções:

• Impressão de Email: Corrigido um problema no qual a impressão era interrompida em caso de um problema de conexão de rede com o servidor de email.
• Google Cloud Print: Corrigido um problema que impedia a impressão de trabalhos em servidores de impressão do Linux ou Mac.
• Executive Summary Report: Corrigido um rótulo incorreto na seção "Top Users".
• Corrigido um problema nas ações em massa caso um usuário entrasse contendo underscore (Ex: Teste_).
• Impeça que usuários acessem a página da conta compartilhada caso ela não esteja habilitada para eles.
• Corrigido um problema potencial quando atualizado para 15.0 a partir de compilações antes da versão 13.3.
• Corrigido alguns problemas com as traduções em Português (Portugal e Brasil).


Outras Notas:

Esta versão não contém uma atualização de banco de dados.


Demonstração

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Portfolio de soluções inovadores serão apresentados em Belo Horizonte

Ano novo, novas soluções!

A IBSolution preparou uma seleção incrível de soluções para empresas de outsourcing. Criamos novas soluções pois encontramos áreas inexploradas em muitas empresas. Identificamos novos perfis de clientes, preocupados com a segurança da informação, dados na nuvem e ainda o novo hábito em utilizar dispositivos táteis para acesso à informação.

Ficamos tão empolgados ano passado com o que vimos e aprendemos que decidimos fazer um evento logo no começo do ano! Queremos mostrar soluções para essas novas necessidades no próximo dia 4 de fevereiro, em Belo Horizonte. Mas não mostraremos nada até lá! Queremos surpreendê-los!

Além das já conhecidas soluções da IBSolution, com Bilhetagem, Gestão de Dispositivos, Suprimentos e Suporte, Imaging, Dados Variáveis, Treinamento e Certificação; apresentaremos nosso novo portfolio de soluções para que sua empresa fature mais em 2014.

Saiba mais sobre o evento e faça sua inscrição.

Faça seus comentários e assine nossa newsletter para ficar sabendo de todas as nossas novidades!


Relatórios centralizados no PaperCut 13.3 e muito mais

Principais novidades da versão PaperCut 13.3

  • Relatórios Centralizados: PaperCut agora permite que voce unifique a geração de relatórios de multiplos servidores PRIMARIOS ( quando a implementação do PaperCut, dentro da mesma empresa, for descentralizado, ou seja, a mesma empresa.
  • Estação de liberação agora suporta auto-associação como o embarcado
  • Estação de liberação possui teclado virtual ( Windows), ideal para quiosques touchscreen de impressão substituindo teclado fisico
  • Caractere coringa nos relatórios ( solicitação da IBS ) por exemplo, Compras% ( usando o % ) o relatório será gerado com todos os departamentos e centros de custo com a palavra Compras

Já disponível para download. Experimente gratuitamente por 40 dias.


Novo espaço para treinamentos profissionais do mercado de impressão

sala-de-aula-2show-room-equipamentos

A IBSolution conta com um centro de treinamento completo, especializado no Curso e Certificação PaperCut e IBSPRO - Treinamento para Profissionais do Mercado de Impressão.

Disponibilizamos notebooks para os participantes durante o treinamento, além de um show room completo de equipamentos com o intuito de visualizar aplicações cotidianas das empresas, problemas e resoluções, proporcionando uma verdadeira experiência atual do mercado de impressão.

Conheça nossos treinamentos e certificações. Solicite uma proposta de treinamento para você ou sua equipe hoje mesmo. Fale com Camila Freitas pelos telefones +55 (011) 2367-6680 ou +55 (011) 3877-0047, pelo chat ou formulário de contato.


Selo Prêmio 5 estrelas PaperCut MF Buyers Guide 2013

PaperCut recebe mais um prêmio

Todo ano, a Buyers Lab testa os principais softwares, em mercados e quesitos diversos. Na categoria Contabilidade e Redução de Custos, nosso PaperCut levou a melhor pela terceira vez.

Confira a análise do melhor software de gerenciamento de impressão e cópias. (em inglês)

Acabamos de liberar a versão 13.2 para download. Experimente hoje gratuitamente!

Selo Prêmio 5 estrelas PaperCut MF Buyers Guide 2013


Recursos e melhorias do PaperCut 13.2

Novos Recursos:

  • Novo padrão de cobrança, ficou mais fácil para definir custos cor/pb e duplex/simplex por lado
  • Trabalhos de impressão negados por qualquer meio de liberação agora são 100% logados para que o usuário possa saber o motivo da negativa
  • Nova ferramenta de suporte
    • One-Click ( apenas 1 clique voce fax download dos arquivos de log para envio ao suporte ).
    • Snapshot de criação dos arquivos de Log em tempo real.
  • Web Print PDF printing is now built in:
    • WebPrint já vem pronto para uso e sem necessidade de instalação de Adobe PDF.

Melhorias:

  • Possibilidade de customizar logos e cores da interface no Mobile Release ( celulares )
  • Arquivamento de impressão agora é auditado pelo log do PaperCut:
  • Melhorias em relatórios.
    • Melhoria no lay-out dos relatórios CSV gerados
    • Agora nome do host é informado pell dispositivo now detalhes do dispositivo and também na list de dispositivos
    • Relatório de logs informa se o trabalho foi arquivado ou não.
  • Impressoras podem set encontradas pro IP ou nome e também pelo nome como era antes.
  • Notificacao por email
    • Suporte a SMTPs ( SMTP seguro )
    • Nenhuma alteração necessita de restart no serviço
    • Possibilidade de uso de serviços gratuitos como gmail

Demonstração

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Aprimoramentos do PaperCut 13

Confira a lista de aprimoramentos


Aprimoramentos:

  • Direitos de administrador: Agora é possível restringir o acesso à aba Dashboard(Painel).
  • Relatórios agendados: Além das opções de agendamento existentes (diário, semanal, quinzenal, mensal), os relatórios agora podem ser executados anualmente e trimestralmente.
  • Adicionada uma opção para forçar o uso de SSL no acesso aos serviços do PaperCut a partir de dispositivos móveis (por exemplo, Estação de Liberação Móvel e Impressão ios).
  • Ao executar um teste de sincronização de usuário / grupo, informações sobre o número de usuários a adicionar / excluir será exibida.
  • Alguns drivers Mac OS / CUPS enviam documentos "falsos" para checar o status da impressora. Estes documentos não resultam em impressão. Verificações adicionais para checar este tipo de documento foram adicionados nesta versão, especialmente para dispositivos Xerox.
  • Melhoria da mensagem de erro ao tentar inicializar o banco de dados (comando init-db-f) quando o usuário não tem permissão para deletar /criar tabelas.
  • Novo script de impressão para desencorajar usuários a imprimir várias páginas e-mails.
  • Gestão de reembolso de impressão:
    • O log de impressão em CSV e os relatórios de logs de transação agora mostram o comentário do aprovador do reembolso.
    • O número de pedidos de reembolso pendentes agora é exibido no painel.
  • Gateways de pagamento:
    • Heartland: Adicionado suporte para ids de conta no formato de cartão "faixa 2".
    • PayPal: Adicionado uma opção de configuração avançada para substituir a URL NIP. Isso torna possível suportar ambientes onde vários sistemas são integrados a uma única conta PayPal.
  • Estação de Liberação com autenticação por cartão: Agora é possível configurar o tempo limite para voltar a tela de login.
  • Agora é possível configurar os valores que definem os níveis "low" e "very low" de toner.
  • Aumento do timeout SNMP padrão da bilhetagem reversa para melhorar a estabilidade em redes mais lentas.
  • Novas versões de impressoras "Adobe Acrobat Distiller" e PDF virtual são ignoradas por padrão.
  • Adicionado número do cartão no relatório “impressões por usuário – sumário” em CSV.
  • Impressão Web: Adicionado suporte para versões adicionais do Adobe Reader.

Correções:

  • Selecionado um tipo de cobrança de impressora diferente não aplica automaticamente a mudança (o usuário deve agora clicar no botão Aplicar).
  • Corrigido problema que poderia resultar em administradores limitados sendo capazes de alterar as configurações da impressora mesmo sem ter os direitos apropriados.
  • O botão Cancelar na página Editar detalhes do log de impressão agora funciona como esperado.
  • Corrigido problema edição de registos de impressão quando não há contas compartilhadas definidas.
  • Impressão iOS: Corrigido a cobrança para contas compartilhadas através do PIN / código.
  • Corrigido problemas de funcionamento dos relatórios baseados em grupo usando os controles na página log de trabalhos na conta compartilhada.
  • Melhor desempenho ao listar impressoras no Mobile Print Release.
  • Active Directory: Usuário "desabilitado" no AD agora se aplica a autenticação de cartões.
  • Novell iPrint:
    • Corrigido um problema raro ao utilizar filtros de conversão duplex/pb
    • Corrigido problema que poderia resultar em trabalhos sendo “pausados” quando a bilhetagem reversa é ativada.
  • Corrigido um problema na exibição da configuração Siga-me do dispositivo se sua fila de liberação havia sido excluída.
  • Web Cashier: Corrigido bug que negava acesso se a cobrança para uma conta compartilhada for configurada usando "cobrar automaticamente de uma conta compartilhada".
  • Corrigido o problema de acesso a página direitos de administrador quando usando o Oracle como banco de dados externo.
  • Corrigido um problema raro com a bilhetagem reversa em conflito com outro software SNMP.
  • Melhorias de compatibilidade de impressoras:
  • Melhor suporte para as versões mais recentes dos drivers HP Universal.
  • Detecção de contagem aprimorada de trabalhos duplex para os drivers Kyocera PCL6.
  • Corrigido tamanho de página e contagem de página ao imprimir em n-up com driver Fuji-Xerox PostScript ApeosPort-IV C5570.
  • Detecção de cor aprimorada para EPSON WF-7515 Series.
  • Corrigido a conversão em escala de cinza em drivers HP Color LaserJet CP4020 Series PCL6.
  • Detecção de contagem de páginas para trabalhos duplex aprimorada nos drivers Xerox Global PCL6.
  • Corrigido a marca d´água para drivers OKI PostScript.
  • Melhorada detecção de tamanho de página em drivers PostScript Oce.
  • Corrigida detecção de página para o modo de panfleto Sharp com tamanho Carta e fatura.
  • Adicionada a detecção de tamanho de página "DL Envelope" para drivers Ricoh SP C420DN e SP C430DN PCL6.
  • Adicionado suporte a conversão em escala de cinza e duplex para impressoras com Fiery PostScript interpreters.
  • Adicionado suporte a bilhetagem reversa para Fuji Xerox C3200 e Kyocera FS-4020DN.

Outras Notas:

  • Instalações em servidor Mac OS 10.5 e anterior não serão mais suportados.