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Você sabe quanto gasta com impressão e cópias na sua empresa?

Você já conhece o conceito de custo invisível, principalmente relacionados à impressão e cópias?

  • Sabe quantas impressões um determinado funcionário da sua empresa realizou?
  • Sabe se é possível descobrir quanto se gasta com papel em um departamento específico?
  • Quer saber como levantar o consumo de impressões e/ou cópias das filiais de sua organização?

Poucas empresas tem controle de quanto realmente gastam com impressão e cópias, ou sabem o custo por página impressa ou copiada. Existem custos mais diretos, tais como: papel, toner, kit manutenção (cilindro, fusor, drum, etc), custo do ativo impressora ou multifuncional, custos de manutenção, energia elétrica, etc.

Além disso, o ato de imprimir exige uma série de outros custos que estão escondidos na operação tais como: descontrole da gestão do ambiente, tempo utilizado para comprar suprimentos de maneira geral, levantamentos manuais através de funcionários, falta de conscientização ambiental, etc.

Muitas vezes é possível até mensurar alguns destes gastos, mas a velocidade para obtê-los e recursos utilizados tornam inviável e portanto não se faz. Essas e outras variáveis demandam capital, tempo gasto com processos, pedido de compras e manutenção corretiva dos equipamentos. O custo de operação de uma impressora é muito maior do que o que está na etiqueta de venda na loja.

A IBSolution ajuda a sua empresa a obter o controle do seu parque de impressão com o PaperCut. Com ele é possível descobrir muito mais do que apenas o consumo de impressão e cópias.

Software líder em bilhetagem e gerenciamento de impressão, o PaperCut consegue obter informações avançadas, gerar estatísticas e enviar relatórios periódicos para seus gerentes.


Você oferece serviço de impressão terceirizado?

Visão para quem tem parque de impressoras terceirizadas e portanto pagam suas impressões e cópias por página, ou seja, alugam impressoras e multifuncionais com empresas que prestam serviços de outsourcing de impressão e ao final do mês tem somente o custo total ou na melhor das hipóteses apurado por dispositivo (impressora ou multifuncional).

Estas empresas lhes cobram preços diferentes para impressões: A3, A4, mono, color, etc.

Pelo menos neste caso, os custos diretos totais sua empresa possui.

A solução

Implementando o PaperCut – software de gerenciamento, controle e bilhetagem de impressão e copias, é possível inserir o custo que lhe é cobrado de cada papel impresso na área de impressão e cópias.

Se for o caso diferentes custos para diferentes dispositivos e/ou tamanhos, características fique tranqüilo por que é totalmente possível. Em todas as ações de impressão e copias serão registrados no banco de dados do software quem fez, o que fez , quando fez, quantidade de paginas, etc.

O PaperCut possui mais de 100 relatórios em formato PDF, CSV e HTML:

  • Por usuário
  • Por departamento
  • Por dispositivo
  • De impacto ambiental
  • Os quais possibilitam a gestão do ambiente e controle dos custos. Você terá tudo em detalhes.

Benefícios adicionais

Além de poder controlar tudo é possível reduzir o custo de impressão e cópias entre 20% e 40% dependendo do ambiente da gestão.

Parametrizando o software para dar cotas restritivas por usuário e/ou departamento com certeza fará com que reduza o numero de impressões e copias.

Usuários com cotas terão a tendência de usar a impressão de forma responsável. As cotas poderão ser diárias, semanais, mensais. Terminou a cota. Tem que solicitar ao gerente por que pode ser parametrizado para não imprimir ao final de cota. Parametrizando o software com alguns dos vários filtros com certeza fará com que reduza o numero de impressões. Alguns exemplos :

  • Impedir que trabalhos acima de um determinado numero de paginas sejam impressos em impressoras lentas e com custo pagina mais caro.
  • Impedir que trabalhos que tenham no nome do arquivo por exemplo “currículo” sejam impressos.
  • Impedir que um determinado usuário imprima arquivos de uma determinada extensão por exemplo HTML, ou seja paginas de internet.
  • Impedir que trabalhos acima de um determinado tamanho de arquivo seja impresso.
  • Forçar usuário sempre imprimir mono, mesmo que o trabalho seja color.
  • Forçar usuário sempre imprimir duplex, quando o dispositivo permitir
  • Impedir que seja impresso um determinado documento novamente antes de um período estipulado.( esqueceu que imprimiu e mandou de novo)
  • Limitar numero de copias de arquivos impressos.

Haja visto que, parametrizar a marca d’agua em todas as paginas ou somente na primeira folha do documento , seja no rodapé ou no cabeçalho com nome do usuário, nome da estação, etc vai fazer com que usuários que mandam imprimir e não vão buscar deixe de fazer por que as paginas que ficarem ao lado da impressora poderão ser rastreadas. Além disto, será mais fácil identificar trabalhos esquecido por muito tempo ao lado da impressora. Por fim informar que usuários estão sendo monitorados do ponto de visto de impressão e copias com certeza fará com que estimule-se o uso responsável e portanto será reduzido o numero de impressões.


Sua empresa gerencia o parque de impressão?

As empresas que possuem parque próprio ao instalar o PaperCut terá diretamente os benéficos de redução do custo de impressão apresentado acima.

Além disto, todas as informações , através dos vários relatórios de quantidade e tipo de impressão que o Papercut fornece será base para calculo do custo de impressão e copia total.


Conclusão e Discussão

E você, sabe quanto gasta com impressão e cópias dentro da sua empresa? Em termos de porcentagem, quanto é a participação das impressões dentro da planilha de custos de sua empresa?

A IBSolution acredita PaperCut é a melhor opção para obter dados de impressões e cópias, além de possibilitar economias reais.


Demonstração

Muito bacana, não é mesmo? Agora, que tal agora ver esta solução funcionando em tempo real? Solicite uma demonstração interativa e nossa equipe a apresentará através de videoconferência (Webex).

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  • Encerramento

Local

Hotel Mercure
Rua Felipe Schmidt, 1102
Centro
Florianópolis/SC
(48) 3225-4500

Data e Hora

  • 19 de junho de 2012
  • Das 08h30 ao 12h00

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