Estamos cansados de ouvir que o mundo mudou. Mas, com uma pensada rápida sobre nossos hábitos cotidianos, é possível notar isso de um jeito impressionante. Por exemplo, pense em como você ouvia música anos atrás: era por uma empoeirada coleção de CDs ou LPs? E hoje: você leva uma coleção variada de álbuns, artistas e ritmos no seu bolso, dentro do seu diminuto tocador de MP3?
Vale lembrar também o que você tinha que fazer para encontrar alguém: consultar sua agendinha telefônica, até achar o contato da pessoa desejada e discar no telefone – fixo, é claro, diante da enorme possibilidade de não localizar o amigo em casa. Mas, hoje, nossos smartphones levam infinitos números de qualquer pessoa que faça parte de nossa rede. E, se não tivermos o telefone do dito cujo, ainda podemos localizá-lo pelo WhatsApp, Messenger do Facebook, Twitter, Linkedin ou por e-mail.
Bem, o mundo mudou. E, se antes penávamos com tanta informação espalhada em uma infinidade de papel, cadernos e livros, hoje, com um toque de dedos, acessamos dados impensáveis, visitamos bibliotecas do outro lado do mundo, encontramos fotos antigas ou conversamos com nossos maiores ídolos. No entanto, se no âmbito pessoal a revolução digital é inquestionável, no espaço profissional ainda há muito o que conquistar.
Seja na área de seguros, no campo do direito ou em departamentos contábeis, observa-se que boa parte dos documentos e das informações detidos por um negócio estão disponíveis em papéis, o que acarreta em vários problemas. O mais óbvio deles diz respeito ao armazenamento desses papéis, que podem ocupar um grande espaço da empresa, obrigando os gestores a alugarem depósitos, comprarem armários e outros receptáculos para guardar o material.
Depois, há ainda a questão da segurança: se seus documentos estão disponíveis em espaços físicos, podem ser consultados por todos aqueles que circulam nesses espaços, aumentando a chance de falsificação e extravio. E tem o ponto principal: a dificuldade para organizar esse monte de papel de forma que seja fácil, para cada funcionário e gestor, localizar o que precisa com praticidade e agilidade.
Parece insano, não? Mas a verdade é que a era digital e o tempo da “nuvem” já está ao alcance de todas as empresas. Basta contratar um serviço de gerenciamento eletrônico de documentos, como é o caso do IBSGED, da IBSolution. Esse serviço, que é pago por mês, de forma acessível e diluída, é capaz de promover uma revolução no dia a dia do seu negócio, porque, com ele, você armazena, recupera e acessa qualquer informação, de qualquer lugar do mundo, a qualquer momento, por meio de um navegador web.
Os impactos são notáveis e vão além do imaginável, porque trazem também mais produtividade aos funcionários, que perdem menos tempo buscando informações, e um melhor atendimento ao cliente. Se ainda não conhece esse serviço, experimente. Afinal, sua vida já se modernizou, por que deixar o trabalho na Idade da Pedra?
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