Solução Para Arquivo de Documentos

Um arquivo organizado e bem estruturado minimiza o risco de surpresas desagradáveis com os documentos. Mas não está protegido de qualquer imprevisto. Esse é um assunto que exige uma ação preventiva dos gestores para que seu departamento obtenha segurança e eficiência da informação. A solução atual mais completa, que atende essas necessidades de forma eficiente e eficaz é a implantação de um gerenciamento eletrônico de documentos.

Nenhum profissional deve colocar em risco sua tarefa por mau armazenamento de papéis e documentos.

Escritórios de advocacia, gestores de departamento jurídico, advogados e profissionais de áreas correlatas podem usufruir dos benefícios obtidos com uma gestão eletrônica de documentos. A implantação desse sistema de gestão é de baixo custo e auxilia na redução de custos, por exemplo:

• Reduz custos com armazenamento físico;
• Evita extravios e copias duplicadas de documentos;
• Reduz desgaste dos documentos (por mau armazenamento ou grande fluxo de manuseio);
• Reduz o espaço físico destinado ao arquivo de papéis.

Utilizando software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), seus documentos de casos e processos estarão fáceis para visualização, atualização, controle e sempre acessíveis. Documentos uma vez digitalizados, indexados e armazenados no sistema de gestão, sempre estarão acessíveis para consulta de qualquer dispositivo (notebook, desktop, smartphone ou tablet) conectado à internet.

Os softwares de GED proporcionam uma melhor gestão, controle, armazenamento, compartilhamento de documentos de forma ágil e segura via web, ou seja, os documentos capturados por essa ferramenta permite que o usuário habilitado através de seu login e senha, classifique os documentos armazenados e os mantem disponíveis para consulta on-line, podendo ser acessado a partir da internet de qualquer lugar do mundo.

Seus documentos não precisam passar por mãos de empresas terceirizadas para a digitalização e classificação de documentos. Tudo pode ser feito dentro de seu departamento, mantendo suas informações confidenciais e seguras, com o software de GED.

Trazer tudo isso a sua realidade

Todo aquele espaço físico que seu escritório ocupa para o armazenamento de papel em arquivos pode diminuir significativamente ao implantar a gestão eletrônica de documentos, tornando este local útil para outras finalidades.

Sabemos que o arquivo de determinados documentos originais necessitam que sejam mantidos, não possibilitando a extinção do arquivo físico por completo, porém a agilidade do compartilhamento das informações contidas nesses documentos através das ferramentas dessa plataforma, proporciona eficiência ao desenvolver suas atividades. Compartilhe, mas de forma segura!

O fluxo de papeis diminuirá. Com mesas limpas, suas tarefas serão desenvolvidas com mais organização, rapidez, segurança e eficiência. Encontramos um artigo em portal reconhecido sobre produtividade no trabalho que compartilha da nossa visão.

Obter modernização e competitividade

Sua rotina de trabalho ganha um diferencial e potencializa a agilidade de suas tarefas optando por esse sistema. O envio, conferencia e atualização de seus documentos estarão acessíveis a você em qualquer situação que necessitar, bastando um simples acesso via web.

Essa modernização em sua rotina administrativa permitirá que outras ocupações ganhem sua atenção e tempo, já que dessa forma estará minimizando o trabalho de organização física de documentos.

A chance de possuir esse sistema está disponível a um custo acessível e garantia de sucesso na organização e gestão de seus documentos. Diferenciais no mercado exigem que esteja sempre a frente dos demais, possuindo tecnologias que lhe proporcione uma base bem estruturada, que dê condições para sua competitividade comercial, impulsionando seus negócios.

Garanta esse sucesso a sua empresa mantendo todos os seus documentos organizados, armazenados e compartilhados com plataforma digital de gestão.

Soluções prontas para uso

As soluções M-Files para gestão de informações empresariais (EIM) melhoram e simplificam a forma como as empresas gerenciam documentos e outras informações, a fim de se tornarem mais produtivas, mais eficientes e manter a conformidade. M-Files elimina silos de informações e fornece acesso rápido e fácil ao conteúdo certo a partir de qualquer sistema ou dispositivo.