PaperCut resolve problemas de impressão de escritório de advocacia

Conheça a Porter Dodson, um dos 200 maiores escritórios de advocacia do Reino Unido. Uma empresa de porte médio, com sede em Somerset e Dorset e com vários escritórios.

O PaperCut conversou com o líder de infraestrutura de TI da empresa, Ben Jenner-Hurford, para descobrir como o PaperCut MF os ajudou no controle de custos, no aprimoramento da segurança da impressão e como esta ferramenta despertou um consciente coletivo sobre o meio ambiente.

PaperCut: Conte-me sobre a empresa. Quando foi fundada? Quantas pessoas ela emprega? Qual é o seu papel dentro dela e há quanto tempo você trabalha lá?

Ben: Comecei na empresa há quatro anos. Sou responsável pela rede de impressão e por muitos outros aspectos da área de TI. Antes dessa função, trabalhei na área educacional, onde usei o PaperCut pela primeira vez como uma solução de gerenciamento de impressão com ótimos resultados.

PaperCut: Como eram as impressões na empresa antes do PaperCut?

Ben: Dada a sensibilidade do setor jurídico, gerenciar / garantir que as impressões sejam captadas pela pessoa correta é um desafio contínuo. É importante garantir que a papelada não se confunda.

Originalmente, estávamos trabalhando com impressoras de mesa, mas não eram economicamente viáveis. Eram monocromáticas e, nessa profissão, precisávamos essencialmente de diferentes tipos de papel:

  • Papel timbrado pré-impresso para clientes
  • Papel em branco para cópias internas
  • Papel de arquivo especializado para testamentos etc.
  • Isso também significava gerenciar diferentes bandejas.

Como a maioria das impressões era de impressoras locais, era quase impossível gerenciar o uso de papel e cumprir nossa responsabilidade corporativa de reduzir nossa pegada ambiental.

PaperCut: Quais foram os principais pontos problemáticos dessa abordagem?

Ben: Havia três desafios principais com nossa abordagem anterior:

  • Custo – as impressoras baseadas em desktop precisavam de manutenção e os toners etc. eram caros. Não era uma maneira enxuta de trabalhar.
  • Segurança – por lei, a segurança é extremamente importante. Fomos expostos ao risco quando as impressões foram deixadas na impressora.
  • Impacto ambiental – simplesmente não havia como monitorar isso. Nosso plano era mudar para um sistema mais completo no futuro, pois isso significava que configurar agora seria garantir o sucesso no futuro.

PaperCut: Qual foi o gatilho final que fez você procurar uma solução? O que fez você escolher o PaperCut em relação a outras soluções semelhantes?

Ben: Nossa sede estava mudando de local, então esse foi o gatilho final. Estávamos nos mudando para um escritório de plano mais aberto e simplesmente não tínhamos espaço suficiente para impressoras de mesa e nem queríamos mais seguir esse caminho.

Precisávamos de um sistema no qual pudéssemos implementar a impressão baseada em versões Find-me.

Tivemos algumas conversas com alguns fornecedores e o PaperCut saiu por cima. Preço e usabilidade foram os principais fatores decisivos.

PaperCut: O que você estava procurando especificamente em uma solução de gerenciamento de impressão?

Ben: A função Find-me Printing foi um fator-chave porque sabíamos que queríamos reduzir o número físico de impressoras no chão devido ao layout do escritório. Adotamos uma abordagem em fases e lançamos o PaperCut primeiro em nossa sede.

Temos Ricohs e algumas MFPs da HP, portanto, gerenciar as licenças do PaperCut por meio delas facilita a integração. Isso tornou o processo muito simples, com menos papelada.

PaperCut: Qual foi seu objetivo geral ao decidir avançar com o PaperCut?

Ben: Queríamos algo simples e fácil de usar. Tínhamos que mudar a mentalidade de nossa equipe da impressão baseada em desktop, por isso precisávamos de uma solução que não fosse muito difícil de entender.

PaperCut: Existem várias maneiras de usar o PaperCut – como você implementou o PaperCut na Porter Dodson?

Ben: Mudar a mentalidade da equipe é sempre um desafio, por isso decidimos dar um grande passo quando nos mudamos para nossa nova sede. Começamos com três MFDs e, em seguida, aumentamos o tamanho conforme necessário.

Usamos cartões de identificação para fazer login – achamos importante que um usuário possa se autenticar em uma impressora imediatamente.

Como temos uma mistura de Ricohs e HPs, não temos mobilidade completa entre escritórios. Mas onde há alinhamento, um membro da equipe pode imprimir em um escritório pela manhã e facilmente liberar uma impressão no próximo escritório à tarde. Portanto, há o benefício de não carregar documentos.

PaperCut: Você pode quantificar os resultados que o PaperCut forneceu para você?

Ben: Geramos um relatório mensal sobre o número de trabalhos de impressão não liberados. Podemos ver uma economia de 2.000 a 3.000 páginas por mês. No sistema antigo, isso nos custaria dinheiro.

Também analisamos como o mesmo departamento em diferentes escritórios possui diferentes hábitos de impressão. Perguntamos o que eles estão fazendo de diferente. Estamos começando a abrir a conversa.

PaperCut: O que você pode fazer agora que não conseguiria sem o PaperCut?

Ben: Temos visibilidade de quanto imprimimos. Na profissão jurídica, a impressão é um comportamento essencial.

Por exemplo, podemos dizer que na sexta-feira imprimimos 17.000 páginas! Nos últimos três anos, desde o PaperCut, imprimimos 10,1 milhões de páginas!

Ter os dados prontamente disponíveis definitivamente ajuda. No mundo jurídico, a impressão é um custo muito grande. O requisito de impressão está diminuindo lentamente e implementamos um novo sistema de gerenciamento de casos e um portal do cliente para que eles, juntamente com o PaperCut, realmente ajudem. Também podemos ver coisas como o email aumentando à medida que as leis do setor mudam.

PaperCut: O PaperCut atendeu às suas expectativas?

Ben: O PaperCut cumpre o que promete e tem sido muito fácil de administrar e usar. Ter uma impressão segura e documentos também foi importante.

PaperCut: Como você resumiria sua experiência geral com o PaperCut?

Ben: Fácil e eficiente. Eu com certeza recomendaria o PaperCut a outras empresas!

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