A transformação digital, ou chamada 4ª Revolução Industrial, fez com que a tecnologia se tornasse elemento indispensável em nosso cotidiano, inclusive nos escritórios. Diversos artefatos digitais deixaram de ser utopias em filmes e séries futuristas e já viraram realidade nas rotinas empresariais.

Contudo, nem todas as práticas antigas foram abandonadas. Por mais que nosso dia a dia seja regado a gadgets, smartphones e outros aparelhos tecnológicos, o volume de impressões em papéis ainda é grande.

Porém, em tempos de sustentabilidade, impressões desnecessárias são prejudiciais ao meio ambiente em várias esferas, além de representarem gastos supérfluos para a empresa. Quer saber como mudar esse quadro? Continue lendo, a seguir.

Escritórios sem papel

Com a crescente preocupação em preservar os recursos naturais, o conceito de escritórios sem papel é cada vez mais discutido. Porém, essa concepção ainda está longe de se tornar realidade, o que atinge diretamente o meio ambiente e o financeiro dos negócios.

Segundo uma pesquisa realizada pela Gartner Inc., 3% do lucro das empresas são gastos em papel. Além disso, o material representa, em média, 50% do desperdício nas corporações, agravando as consequências ambientais.

Então, por que os escritórios sem papel não se tornam realidade? Alguns fatores são limitantes, tais como:

• Obrigatoriedades legais como documentos para escritórios de contabilidade, advocacia e outros;
• Fatores históricos e culturais. Por exemplo, o costume de apenas organizar os pensamentos rabiscando papel;
• Resistência a mudanças e adaptações ao estilo digital, ou a famosa frase: “eu preciso folhear as páginas e sentir o documento nas mãos”.

Entretanto, por mais que haja uma barreira para se livrar completamente do papel, é possível reduzir significativamente seu uso e promover um desenvolvimento sustentável. Saiba mais, adiante.

Escritórios com menos papel

Se ainda não é possível eliminar completamente o uso do papel em nossa rotina, o consumo sustentável do material já causa um grande impacto positivo na economia dos recursos naturais, e também nas finanças das empresas.

Entre as vantagens em se adotar a cultura de escritórios com menos papel, estão:

• Redução do uso de matéria-prima para fabricação do papel e dos componentes químicos envolvidos;
• Mais espaço livre e maior organização nos móveis do escritório;
• Redução de custos operacionais e de manutenção na empresa.

Segundo uma reportagem publicada no jornal Gazeta do Povo, algumas medidas fáceis podem ser tomadas para reduzir o uso de papel. São elas:

• Evitar impressões desnecessárias;
• Não exigir documentos impressos;
• Utilizar frente e verso do papel para impressão, entre outros.

Além disso, é possível investir em um software de outsourcing de impressão que, entre outras finalidades, auxilia a otimizar os processos e logísticas de impressão da empresa. Veja, abaixo, como a IBSolution – pode ajudar.

Soluções ao seu alcance

Os softwares de gerenciamento de impressões possibilitam o controle de tudo o que será impresso, tornando viável o monitoramento dos funcionários e os gastos da atividade.

Além disso, o suporte oferecido pela empresa permite que a equipe de TI foque seus esforços em outras funções. Ele também reduz o desperdício de papéis pelas funcionalidades como restringir o acesso à impressora e gera relatórios que auxiliam na conscientização dos colaboradores ao mostrar o impacto ambiental de suas impressões.

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