Você sabe quais são os custos totais de propriedade de uma impressora? Entenda que uma das piores coisas para uma empresa é pagar as contas sem saber o que de fato está por trás dos custos invisíveis das impressoras.

Além disso, estamos enfrentando tempos difíceis e a economia é um pilar importante a se seguir em uma companhia. É muito importante saber quais são os custos e entender a fundo as finanças para que, no final, esses custos se tornem investimentos.

Vamos analisar a fundo o quanto se gasta com impressão de fato. Acompanhe com a gente:

• Manutenção: Impressoras sempre te deixam na mão, não é mesmo? Por isso sua manutenção preventiva e proativa deve ser considerada nos gastos.
• Compra de insumos: Quantas vezes você não enfrentou problemas para comprar papel, cartuchos, toner e afins? É sempre difícil prever os gastos e muitas vezes sempre falta nas horas em que você mais precisa.
• Qualidade: Quantas vezes você teve que reimprimir (ou desistir de imprimir) um trabalho de impressão que ficou com péssima qualidade? A qualidade dos equipamentos sempre é um problema.
• Compra de novos equipamentos: Impressoras são equipamentos que sempre precisam ser renovados, principalmente se forem muito usadas. Uma nova impressora pode ser um gasto pesado e muitas vezes você não está contando com esse gasto no orçamento do mês.
• Assistência técnica: Você já contou quantos dias e quantos equipamentos, já ficaram parados por conta de manutenção e da falta de uma assistência técnica com uma equipe especializada?
• Espaço físico: É necessário separar um espaço físico dentro da sua empresa para estocar o material comprado, as impressoras com mau funcionamento e as peças para manutenção.

Vamos separar então os custos invisíveis das impressoras pelas áreas de atuação (Insumos, Tecnologia, Equipe e Estoque) para entender como o gerenciamento deveria funcionar para prevenir custos excessivos com impressão.

Insumos

Um dos clássicos nos custos invisíveis são os insumos, pois, além de serem gastos constantes, muitas vezes, as equipes não têm uma política de controle no consumo de papel, tinta e materiais de escritório.

Uma solução plausível para este problema é um programa de conscientização dos colaboradores que coíba o gasto excessivo com os materiais. Outra solução é implementar uma cultura de gerenciamento digital de documentos e informações.

Tecnologia

A evolução tecnológica é um personagem importante nos custos das empresas, pois, por muitas vezes, pode não ser utilizada de forma correta, ou até mesmo nem utilizada. Acompanhar a tecnologia pode parecer caro no princípio, mas, na verdade, é uma economia a longo prazo para as empresas.

Um exemplo bem claro é o advento da internet que mudou muitas coisas nas comunicações das pessoas e empresas. Hoje em dia, se uma empresa não trabalha na rede, não tem site e participação ativa nas redes sociais, pode-se dizer que essa empresa está fadada ao fracasso.

Por outro lado, muitas empresas exageram e acabam adotando soluções e softwares que vão além do que elas precisam. O melhor é equilibrar, pesquisar e estudar cada problema e as tecnologias que podem solucionar de forma econômica e viável os desafios da empresa.

Equipe

Um dos custos invisíveis mais difíceis de enxergar é o tempo de trabalho que uma equipe gasta com atividades secundárias ou resolvendo problemas que não são de seu escopo.

Outros pontos a serem questionados são o excesso de burocracia para realizar processos e pedidos, o que acaba tomando muito tempo dos colaboradores. Além disso, há também o problema da alta rotatividade das equipes que necessitam de treinamento ou até mesmo da má gestão de processos e tempos, o que faz com que a empresa perca muito dinheiro com coisas que não importam tanto para o negócio principal acontecer.

Estoque

Um dos maiores desafios para as empresas são o estoque físico dos insumos. Imagine ter que dispor de uma sala ou de um galpão só para guardar materiais de impressão como papel, toner e cartucho de tinta?

Muito dinheiro se perde, pois, estes espaços poderiam ser ocupados com baias de computadores para abrigar mais colaboradores e produzir cada vez mais para a empresa.

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