Confira o relatório completo da BLI para o Papercut MF 16

Sobre BLI: Desde 1961, a BLI é o laboratório líder mundial de teste com equipamentos de imagens digitais, completamente independente em todos os processos de testes e comunicações. Todos os produtos de avaliação da BLI são conduzidos por experientes colaboradores na área de aplicações de testes em todo Reino Unido e Estados Unidos, onde centenas de novas copiadoras, impressoras, dispositivos de formato wide, scanners, faxes e produtos multifunções (MFP) são avaliados e relatados a cada ano.


Visão geral

Entender a saída de impressão e seus custos associados é essencial para as organizações de todos os tamanhos. O PaperCut MF é uma plataforma gestora e recuperadora de custo que facilita o rastreamento, a contabilidade e o faturamento no ramo de impressão, digitalização, cópia e fax. Suas características amplas permitem que o usuário quantifique, conserve e reduza os custos de saída do empreendimento. Além do recurso pull-printing (onde o trabalho de impressão de um usuário é realizado em um servidor) e o serviço de impressão através de dispositivos móveis, trazendo segurança na manipulação e impressão de documentos, a empresa também oferece o PaperCut NG, que tem a mesma performance nas funções de rastreamento, contabilidade e faturamento, mas somente para serviços de saída de impressão.


Benefícios

Quantifica os custos de saída – Rastreamento preciso de todas impressoras e atividades de MFP, permitindo que as organizações vejam quem está imprimindo/copiando e quanto isso vai custar para a empresa.

Recupera as despesas – Um levantamento de gastos por utilização de departamentos, usuários e clientes para controle do faturamento internamente e externamente.

Reduz custos e promove iniciativas verdes – Possui especificações de impressão personalizável, tais como a capacidade de impressão de uma folha de papel em ambos os lados (duplex printing) e a conversão de trabalhos em cor para o preto-e-branco. Além do serviço de mensagens automatizadas para os usuários finais que promovem a impressão econômica e eficiente, incentiva a redução da saída de impressão da empresa e implementa um sistema de cotas de impressão por colaborador.

Aumenta a segurança documental – O software de MFP habilita a liberação de trabalhos de impressão apenas quando o usuário está manipulando e logado no software, por isso os documentos importantes não são deixados na bandeja de saída para que os outros vejam.

Sem servidor de impressão? Sem problemas – As características do PaperCut Direct Printing permitem que a plataforma seja usada em ambientes onde as filas de impressão não estejam hospedadas em um servidor centralizado, rastreando trabalhos diretamente entre o PC (Windows e Mac) e o dispositivo de saída.

Administração de impressão por dispositivo móvel (celular e tablet) – Aplicativo para iOS e suporte de impressão para o Google Clound Print. Impressão diretamente do e-mail, a partir de qualquer navegador moderno (Mozilla, Chrome, Explorer e outros) e a partir de qualquer dispositivo móvel.

Alivia a carga sobre o pessoal de TI – Um console de gestão conveniente, completo e um painel de bordo útil com um layout intuitivo que facilita a administração do sistema. Além do manual completo e renovado, que simplifica a busca por ajuda.


A escolha da BLI

Uma escola ou empresa que não têm um sistema de gestão de impressão é uma organização que está gastando dinheiro. Até companhias que utilizam o serviço de MPS (Managed Print Services) precisam de uma gestão interna, pois a maioria das empresas e softwares de MPS são projetados para rastrear, mas não para limitar ou reduzir o uso dos dispositivos. Enquanto não houver uma plataforma de gestão com essas características, encontrar uma solução que não quebre o orçamento ou a falta de conhecimento do pessoal de TI será um desafio.

Para além do núcleo de contabilidade, das características de recuperação e redução de custos, a solução entrega alta funcionalidade e serviços de dispositivos móveis. Para validar a forma e permitir o rastreamento dos produtos multifunções, o PaperCut oferece uma aplicação incorporada que pode rodar em dispositivos de quase todas as impressoras do mercado. Mais do que isso, o PaperCut MF roda com uma grande variedade de sistemas de operação, conciliando com todos tipos de ambientes virtuais.

Para Lugares que não combinam com um tipo centralizado de servidor de impressão, tais como filiais ou escritórios pequenos, o PaperCut Direct Printing rastreará trabalhos entre os PCs (Windows ou Mac) e os dispositivos permitidos, realizando uma impressão segura e contabilizando os custos para contas compartilhadas.

Além disso, os analistas BLI concluíram que a administração feita com o sistema PaperCut MF é mais fácil de manipular do que outros sistemas de gestão de impressão e a plataforma não requer instalação de um único usuário por cada PC (embora todos estejam disponíveis se o cliente preferir).

Comparado com as demais plataformas de gestão do mercado, o PaperCut MF não conta com recursos complexos em qualquer área funcional. Por exemplo, não oferece um esquema de preço progressivo por página e suas funções de regulamentação (para converter ou reencaminhar) também requerem algum processo (apesar de algumas receitas codificadas estarem inclusas nos regulamentos comuns). Além do que, algumas plataformas oferecem funcionalidades não presentes no PaperCut MF, como os módulos para digitalizar capturar/processar/rotear de um MFP. Porém, para organizações que precisam de uma gestão de funcionalidade em um pacote com um modo fácil de uso e de orçamento, o PaperCut MF é difícil de combater.

Forças

  • Muito acessível.
  • Fácil de desenvolver e administrar.
  • Pode ser utilizado em ambientes sem servidores para impressão.
  • É a plataforma de gestão BLI de mais fácil manipulação.
  • Não requer instalação de um usuário para cada PC (opção disponível para as empresas que desejarem).
  • Suporte para aplicativo incorporado com uma enorme gama de impressoras e máquinas multifunções.
  • Plataforma cruzada de sistema operacional em rede.
  • Suporte para impressão de dispositivo móvel.
  • Integrado com 19 serviços online de pagamento e interface API que permite que a solução se junte com uma gama de outros sistemas back-end.

Fraquezas

  • Não oferece um esquema de preço progressivo como as outras plataformas de gestão de impressão.
  • Os recursos do dispositivo de gestão não são tão completos como os de outras plataformas.
  • O reecaminhamento de trabalho e os recursos de modificação de comportamento do usuário podem exigir ajustes no
  • Oferece recursos de captura/processamento/encaminhamento de digitalização em um número limitado de dispositivos.
  • O Monitor de Impressão Direta (usado em ambientes sem servidor de impressão) pode ser desativado em um PC se o usuário tiver permissão, desabilitando também os recursos de cota e estornos.

Perfil do produto

Versão PaperCut MF é uma versão multiuso, com suporte para atividades de rastreamento de impressão, copia, digitalização e fax. Para organizações que necessitam apenas de rastreamento de impressão, a empresa oferece o PaperCut NG.

Preço – O preço é baseado na quantidade de licenças de usuários no aplicativo embutido. O custo da licença para organizações educacionais é $700 (suporte para 500 usuários); o preço da licença para organizações de negócios é $592 (suporte para 25 usuários). A licença MFP custa entre $210 para $370.

Usuários – Número máximo de usuários suportados: ilimitado.

Servidor – 1-GHz CPU; 1-GB RAM; 300-MB de espaço no disco rígido; Servidor Microsoft Windows 2003, Vista, Servidor 2008, 7, 8, Servidor 2012; Mac OS X 10.8 ou posterior; Novell Open Eterprise Server 2 (SP1 ou superior); os mais modernos distribuidores Linux, incluindo Red Hat, Novell SUSE, Debian; UNIX.

Cliente – 500-MHz; 256-MB RAM; não é necessário espaço no disco rígido para instalação de assinaturas digitais on-line (recomendado), ou 100-MB para instalação local; Microsoft Windows XP ou posterior; Mac OS X 10.6 ou posterior; os mais modernos distribuidores Linux; outros sistemas de apoio Java 6.0.

Hardware compatível – A solução pode rastrear uma impressão mandada de qualquer saída de rede e qualquer dispositivo local conectado com um PC em rede. O PaperCut oferece um aplicativo embutido que é compatível para o rastreamento de copias/digitalizações/fax, lançamentos seguros de impressão e dispositivos equipados com uma plataforma de software embutida para Brother, Canon (no Reino Unido, América, Austrália, Nova Zelândia, Singapura), Dell, Epson, Fuji Xerox, HP, Konica Minolta, KYOCERA, Lexmark, OKI, Olivetti, Ricoh (todas as marcas), RISO, Samsung, Sharp, Sindoh, Toshiba, Triumph Adler, UTAX e Xerox. Outros dispositivos são amparados por um terminal externo opcional.

Integração de software – Em acréscimo da LDAP e do Diretório Ativo de Integração, o PaperCut MF integra 12 serviços de pagamento on-line, incluindo PayPal, authorize.net, Blackboard, CBORD, Cardsmith, Cybersource, Heartland e Touchnet. Um API aberto com integração compatível a outras aplicações back-end, além da disponibilidade da opção de compatibilidade entre as entradas e saídas para aplicativos de terceiros.

Compatibilidade de dispositivo Móvel – A empresa oferece um aplicativo de impressão para dispositivos com Apple iOS. Para outros aparelhos e sistemas operacionais o suporte é compatível através do Google Cloud Print, e-mail-para-impressão e por qualquer navegador moderno.

Disponibilidade – A solução é vendida pelo mundo todo através de parceiros autorizados.

Línguas – Inglês, francês, italiano, alemão, espanhol, português – Brasil, catalão, chinês (simplificado e tradicional), croata, checo, dinamarquês, holandês, finlandês, hebreu, húngaro, japonês, coreano, lituano, norueguês, polonês, português – Portugal, russo, sérvio, eslovaco, (algumas traduções são feitas por revendedores do PaperCut de cada região).


Recursos e produtividade

O PaperCut MF tem poderosos recursos e entrega a maioria das funcionalidades que grande parte dos clientes vão precisar.

Impressão, cópia, digitalização e gestão de fax

Detecção de nível de cor por página

Gestão de faturamento (por usuário, departamento e cliente/projeto)

Gestão de cotas

Reconstrução de conta

Impressão com base em regulamentos

Impressão segura

Impressão por dispositivo móvel

Relatório customizado por gestão e custo

Impressão sem servidor


Uso/contabilidade de custos e recuperação

PaperCut MF proporciona a capacidade de rastrear impressão, cópia, digitalização e fax por páginas executadas em impressoras e multifuncionais registradas, dando às organizações uma imagem clara do uso, pensando, principalmente, na recuperação dos custos associados.

  • O PaperCut verificará se os trabalhos são simples ou duplos e em cor ou preto-e-branco; ao contrário de alguns sistemas, o PaperCut suporta “page-level” na detecção de cor, onde a colorização e os trabalhos em preto-e-branco são contabilizados com precisão em um único trabalho.
  • Toda gestão pode ser rastreada por usuário, departamento, cliente ou projeto. Isso dá às organizações a oportunidade de acompanhar (e relatar) o máximo de saída de impressão, com foco no sentido de reduzir a utilização ou recuperar os custos, se for o caso.
  • Para as empresas que planejam tarifar de cada usuário, departamento, cliente ou projeto, o programa permite que um administrador defina os preços de forma diferente para cada trabalho (em cor ou monocromático). O formato “Large” pode ser cobrado pelo metro quadrado.
  • Diferentemente da maioria dos outros sistemas testados pelo BLI, o PaperCut MF permite um desconto “cobertor” (ou custo adicional) para determinadas contas ou subcontas, como por exemplo, o desconto de 10%, ou a taxa de 5 centavos por página.
  • Em MFPs com um mini aplicativo incorporado, o PaperCut MF permite que um administrador defina um preço para a página inicial de um fax ou trabalho de digitalização e um preço diferente para as páginas subsequentes. Uma flexibilidade que a BLI não tinha visto na maioria das outras plataformas.
  • O PaperCut MF também oferece o recurso “Charge Rates” que pode ser usado para aplicar uma porcentagem de desconto por trabalho (por exemplo, um desconto de 50% para a segunda impressão de um documento) ou uma porcentagem “Upcharge” (aumento de 50% de material especial, por exemplo). Esta flexibilidade permite que as organizações se adaptem aos encargos para determinadas contas de clientes ou situações.
  • Os usuários finais são obrigados a digitar um código de faturamento para todo o uso rastreado, e por isso as contas podem ser cobradas com precisão.
  • O PaperCut MF oferece o recurso “Shared Account ” que podem ser usadas e controladas por múltiplos usuários (tal como um determinado clientes ou projeto). O sistema também suporta subcontas que são capazes de ofertar a manipulação de diferentes projetos que são monitorados e cobrados simultaneamente.
  • Os dados contabilísticos recolhidos e calculados pela PaperCut MF podem então ser usados para deduzir fundos de contas de usuário/departamento interno, ou gerar contas para clientes externos. Isso permite que as organizações cobram com precisão centros de custos internos para o uso do dispositivo, ou até mesmo para recuperar os custos de saída de clientes externos.
  • As características de contabilidade do PaperCut MF cobrem facilmente o que uma organização necessita. Os técnicos da BLI descobriram que as opções de preço pré-construídos não são tão granulares como encontrado em algumas plataformas concorrentes. Por exemplo, alguns permitem que um administrador aplique várias camadas de preço por página. O PaperCut permite tais esquemas de preços avançados, mas eles exigem um script personalizado para de fato serem realizados.

O PaperCut permite aos administradores definir o preço por página para o trabalho, e depois cobrar como uma conta de usuário ou cliente.


Redução de custos

PaperCut MF capacita as organizações não só para rastrear e recuperar os custos de produção, mas também para evitar custos quando possível, prioritariamente.

  • O PaperCut MF ajuda a reduzir os gastos gerais de produção através da aplicação de cotas de uso. Os administradores podem definir um orçamento total para um usuário ou departamento, não permitir trabalhos após a cota ser atingida ou executar outras ações (como permitir o trabalho, mas alertar o usuário de que a cota foi atingida). Antes de uma cota ser atingida, o sistema pode ser configurado para enviar uma mensagem de que os fundos estão baixos.
  • O sistema também pode adicionar crédito automaticamente para uma conta quando se atinge um limite definido, ou adicionar crédito num acréscimo de tempo especificado (como por exemplo, adicionar $ 10 por semana). O administrador pode definir também um limite de conta-acumulação, para que o saldo da conta não seja superior a um certo limite imposto.
  • a Solução de “Filters & Restrictions” permite que um administrador controle algumas ações, como a conversão de cores para monocromático, a mudança do emprego simplex (impressão em apenas um lado da folha) para duplex (impressão nos dois lados da folha), não permitir a impressão de um trabalho com base num limite de custo definido, não permitir a duplicata de um documento recentemente impresso, restringir a impressão de um tipo de aplicação, desencorajar a impressão de mensagens de e-mail com várias páginas e mais possibilidades com scripts personalizados. Esse recurso pode reduzir bastante a impressão desnecessária, economizando dinheiro e também ajudando a organização satisfazer iniciativas sustentáveis.
  • Com scripting, o PaperCut MF oferece a capacidade de reencaminhar tarefas para dispositivos de baixo custo; por exemplo, encaminha um trabalho de uma impressora à jato com alto custo por página, para um MFP à laser com um menor custo.
  • Os administradores também podem declarar características através do “behavior modification“, para que o usuário final receba uma mensagem solicitando que considerem mais configurações de impressão de baixo custo, ou economicamente sustentável.
  • Ao contrário de como acontece com algumas plataformas, a funcionalidade de conversão dos trabalhos está ligada a um dispositivo em particular (a funcionalidade “Filters & Restrictions” é acessível depois de selecionar um dispositivo a partir da guia “Printer“), e não globalmente para todo os trabalhos de impressão.
  • O PaperCut fornece, aos usuários na MFP, a maior parte do mesmo conjunto de recursos de aplicativos fornecidos na área de controle de impressão. Os usuários acessam os controles através de um log-in seguro no dispositivo com um cartão magnético ou um teclado. Uma vez autenticado, os usuários podem completar os trabalhos de cópia (se as suas cotas permitem) e digitar os códigos de faturamento para a alocação de custos de cada conta/departamento/custo-centro/projeto.
  • O PaperCut MF permite aos administradores a definição de taxas para funções de digitalização e fax. Não há previsão para restringir essas funções, exceto para não permitir a digitalização/fax se o usuário estiver fora do crédito ou globalmente restringido do acesso no dispositivo baseado em grupos de usuários. Além disso, ao copiar o acesso, pode-se restringir por usuário/grupo. A capacidade de restringir a cópia a cores (em oposição a qualquer tipo de cópia) é suportado apenas em alguns dispositivos. Note que, como a maioria (mas não todas) das outras plataformas de gerenciamento de saída, as características de conversão de trabalho (para forçar trabalhos a cores na impressão em escala de cinza, por exemplo) não se estendam para trabalhos de cópias.

O aplicativo permite aos administradores impedir, converter ou reencaminhar os trabalhos para reduzir os custos de impressão.


Impressão móvel e de convidados

Além da contabilidade de uso e redução de custos, o PaperCut MF pode ser usado como plataforma de impressão móvel de uma empresa.

  • O pacote inclui uma aplicação web para dispositivos Apple iOS (iPad, iPhone, iPod Touch), que permite a impressão de documentos a partir desses dispositivos móveis.
  • O PaperCut MF oferece integração com o Google Cloud Print, serviço de nuvem do Google, que administra a entrega os trabalhos de impressão de um aplicativo para uma impressora. E uma vez que o tráfego de impressão passa pelo servidor de impressão monitorado, toda a impressão do Google Cloud Print é vigiada e controlada, desta forma os usuários podem utilizar recursos com impressão de forma segura.
  • O Web Print permite aos usuários uma saída de arquivos, carregando-os a partir de um navegador com nenhum software ou instalação.
  • A solução também oferece o e-mail-para-impressão, que fornece uma opção de impressão simples, direto para qualquer dispositivo móvel com e-mail. A ferramenta permite aos usuários imprimir imagens, PDFs e documentos do Microsoft Office.
  • O PaperCut MF oferece a impressão de convidados simplificada em uma ferramenta, um recurso que permite que os visitantes imprimam a partir do seu dispositivo móvel sem a criação de uma conta ou acesso à rede Wi-Fi privada da organização. Isso adiciona conveniência para os visitantes e clientes ao mesmo tempo alivia a equipe de TI da tarefa de fornecer acesso para cada hóspede.

Outros recursos

O PaperCut MF proporciona uma série de outros recursos convenientes.

  • Os recursos de impressão segura da plataforma “Find Me” aumenta a segurança dos documentos e conveniência para o usuário, permitindo que um usuário envie um trabalho de impressão e, em seguida, libere-o em qualquer impressora registrada. Desta forma, os documentos reservados não são deixados na bandeja de saída para que os outros vejam. O recurso também ajuda a reduzir custos, uma vez que os trabalhos que não são recuperados nunca são impressos em primeiro lugar.
  • O recurso “Direct Printing” do PaperCut dispõe um monitor utilitário de impressão direta, carregado no Windows e Mac PCs, para controlar diretamente o trabalho em ambientes sem um servidor de impressão central. Os trabalhos de monitores de utilidade enviado para ambas as impressoras USB, dispositivos de rede, e até mesmo suporte de impressão baseado em regras da plataforma, tem a impressão segura e é contabilizado nos custos para contas compartilhadas. No entanto, o utilitário pode ser desativado por um usuário com os direitos de acesso apropriados no PC, as cotas e as características de estorno podem ser contornadas (embora isso seja altamente improvável em cenários de organizações educacionais).
  • O recurso “Printer Groups” pode ser usado por administradores para comunicar toner com pouca tinta, atolamento de papel e outras notificações de erro do dispositivo para destinatários específicos, garantindo que a pessoa certa receba esses alertas para que o problema seja resolvido em um tempo veloz.

Usuário: executa relatórios sobre a atividade de produção de documentos por usuário.

Impressora: gera informações sobre a atividade de saída documentada por uma impressora.

Print Log: permite que os administradores listem todos os postos de trabalho ao longo de um determinado intervalo de tempo.

Grupo: permite que os administradores meçam a produção em grupo.

Contas compartilhadas: mostra usos compartilhados da conta e imprime as faturas.

Transação: mostra um resumo das transações e ajustes de balanço de impacto Ambiental: resume o impacto ambiental dos trabalhos de impressão

Relação: resume os custos de impressão relativos entre usuários, grupos ou dispositivos.

  • O recurso “Central Reports” é útil em ambientes onde o software da PaperCut está instalado em vários locais/servidores, uma vez que pode ser configurado para gerar dados agregados de vários servidores de aplicativos/sites.
  • Os administradores podem optar por exportar relatórios em PDF, HTML ou CSV (para uso em Excel e outros programas). Logos personalizados e texto também pode ser adicionado ao cabeçalho de todos os relatórios padrão.
  • O componente “Site Server” incluso no software PaperCut oferece repetição e resiliência em implementações multisite ou configurações em nuvem privada, permitindo a liberação de uma impressão segura, mesmo em caso de uma falha de rede.

Adequação vertical de mercado

O PaperCut MF inclui uma série de características que o tornam adequado para determinados mercados verticais.

  • O recurso “Web Print” é útil especialmente em faculdades onde muitos estudantes e funcionários usam laptops, e a sobrecarga dos condutores de gestão e de autenticação é muito alta.
  • Também para a educação vertical, o PaperCut integra todos os sistemas de pagamento eletrônico, para que os alunos possam pagar por saída de impressão (e recarregar os fundos) usando suas contas existentes.
  • As características das plataformas de contas compartilhadas e subcontas são particularmente bem adequada para empresas de serviços profissionais e verticais jurídicos. Com o “Shared Accounts“, vários usuários podem cobrar uma determinada conta, ou seja, permite a cobrança de qualquer cliente por um advogado principal ou qualquer equipe legal. O recurso de subcontas permite também que a saída seja cobrada para casos particulares, por isso, se um determinado cliente tem vários casos abertos ao mesmo tempo, a saída pode ser efetuada para a conta correta.

O recurso de subcontas permite que uma conta de um cliente mestre tenha contas distintas para diferentes projetos.


Integração de software

  • O PaperCut MF integra com 19 serviços de pagamento online diferentes, incluindo PayPal, Cybersource, Blackboard, CBORD e Heartland Onecard.
  • A solução fornece exportação e opções de importação (formato CSV, por exemplo) para o fluxo de dados nas aplicações de contabilidade de terceiros.
  • O PaperCut MF tem uma API totalmente documentada e baseada em serviços XML, isso pode ser aproveitado para integrar a solução de uma infraestrutura existente, como a gestão de estudante e outros tipos de sistemas de back-end.

Usabilidade

Os usuários interagem com o PaperCut MF, tanto no ambiente de trabalho quanto em MFPs equipados com o aplicativo incorporado.

  • Os usuários finais podem interagir com o PaperCut MF através de um navegador. Isso significa que eles podem acessar sua conta a partir de qualquer computador, a qualquer hora.
  • A interface é limpa e intuitiva, sendo assim, sua organização é simplificada e de fácil navegação. Os usuários têm um conjunto de ferramentas de web que são bem organizadas e familiares, similar à navegação de um site de banco on-line; sendo assim, nenhum treinamento é necessário e estas ferramentas permitem aos usuários monitorarem sua própria atividade em tempo real, verificarem saldos de conta, adicionarem créditos, e até mesmo verem o impacto ambiental causado.
  • O PaperCut MF também suporta Username, código PIN e um cartão-furto de autenticação para os usuários dos dispositivos, também podem ser configurados para exigir o cartão, o PIN ou ID de usuário e o PIN para autenticar, ao mesmo tempo. O software oferece explicações claras, levando os usuários ao login para o acesso às funções de copiadora de forma fácil e lembrando-os de sempre fazer logout ao terminar (o administrador pode definir um período de log-out padrão).
  • O administrador pode solicitar que o usuário escolha entre uma conta pessoal ou uma conta compartilhada (como um departamento específico), para que os usuários do MFP possam usar também a conta compartilhada.
  • Quando um saldo de conta é baixo, os usuários recebem um pop-up ao enviar um trabalho de impressão com o montante atual de sua conta. Para reabastecer, os usuários precisam apenas transferir os fundos novamente, assim como acontece nos bancos online.
  • O miniaplicativo do cliente oferece o painel “Impacto Ambiental” para ilustrar o efeito negativo da impressão no meio ambiente e para comparar a utilização de cada usuário com a média empresa.

Administração de TI e segurança

Instalação / Configuração

  • O PaperCut MF é normalmente instalado e configurado por um revendedor treinado (muitas vezes através de uma sessão remota), que, em seguida, treina o administrador sobre o uso do sistema. Para ajudar nas tarefas de gerenciamento de projetos e mudanças na política de impressão associados à implantação, o desenvolvedor oferece um guia detalhado passo-a-passo de implementação que ajuda os administradores a estabelecer adequadamente o terreno.
  • A solução é normalmente instalada em um servidor e monitora as filas de impressão, locais e ambientes de domínio/diretório de rede, para autenticação do usuário. Sem custo adicional, os servidores secundários podem ser instalados em computadores locais e/ou servidores de impressão adicionais para monitorar filas de impressões locais e qualquer impressão direta/USB IP. Em um ambiente sem um servidor de impressão central, o utilitário “Direct Print Monitor” é instalado no PC de cada usuário.
  • O PaperCut MF pode ser implantado em um servidor executando qualquer um dos sistemas operacionais de rede suportados: Microsoft Windows Server 2003, Vista, Server 2008, 7, 8, Server 2012; Mac OS X 10.8 ou posterior; Novell Open Enterprise Server 2 (SP1 ou posterior); a maioria das distribuições modernas de Linux, incluindo Red Hat, Novell SUSE, Debian; UNIX. Este é o mais amplo apoio NOS BLI tem visto em qualquer plataforma de gerenciamento de saída.
  • Todas as filas de impressão existentes na rede são automaticamente detectadas durante a instalação.
  • Graças à integração com o Active Directory, o LDAP e os serviços de diretório de uma variedade de sistemas operacionais de rede, adicionar usuários ao sistema é praticamente automático. O PaperCut MF extrai as informações do usuário para fora do sistema ou do domínio, com as opções apresentadas variando dependendo do sistema operacional.
  • Em ambientes que utilizam servidores de impressão, o software de cliente-PC não é necessário para o rastreamento silencioso e o serviço de contabilidade em uma rede autenticada. Isto significa que não há necessidade de baixar pacotes ou gerenciar futuras atualizações.
  • Ajustar o PaperCut para servidores de SMTP é fácil com a configuração de servidores para contas de e-mail populares (Gmail, Outlook.com, Yahoo).
  • A tela “Painel” é acessível e mostra uma gama de utilização pertinente e informações do sistema.

Administração em curso

  • Uma das maiores vantagens do PaperCut é a facilidade para a equipe de TI em administrar. Os itens de menu são organizados logicamente em painéis acessíveis, mesmo para aqueles que nunca usaram um sistema de gestão de impressão.
  • O Painel da home-page fornece uma visão geral de toda a atividade do sistema e o status atual de todos os dispositivos de rede e usuários. Por exemplo, a caixa de status do sistema fornece estatísticas, como o número de usuários e impressoras, erros e avisos recentes, total de páginas impressas e muito mais. Há também um gráfico que mostra o número de páginas impressas por dia nos últimos 30 dias, e um box “Qual é o próximo”, que sugere ações a serem tomadas.
  • O box acessível de “Impacto Ambiental” mostra o impacto positivo que a organização teve sobre o meio ambiente desde a instalação do PaperCut, expressa o número de árvores salvas e a quantidade de emissões de carbono evitadas.
  • Navegar através dos recursos é intuitivo e familiar graças ao uso de guias bem marcadas na home-page. Outros hábitos da interface do usuário também são extremamente úteis, como as ações do box “Action” e o uso da ferramenta que se instaura no topo da página e mostra ao administrador o caminho que foi trilhado (por exemplo, “Usuários> Lista de usuários> Detalhes “), isso permite-o pular de volta para uma página de nível superior, clicando sobre a entrada desejada na trilha.
  • O sistema suporta um driver global de impressão, isso torna a implementação mais fácil e universal. Além disso, a ferramenta “Find Me” dispõe filas de impressão em um ambiente misto, já que um driver pode ser usado em uma única fila virtual global para permitir a impressão em vários modelos e marcas.
  • O PaperCut MF também suporta a geração automática de números de identificação do usuário, de modo que os usuários possam registrar-se e gerar seus próprios IDs de login em ambientes que necessitam deles para entrar em copiadoras ou liberar estações. Isto reduz significativamente a sobrecarga de administração para o pessoal de TI.
  • O PaperCut suporta relatórios sobre dispositivos em condições de erro, incluindo atolamento de papel, falta de papel, tampa aberta, falta de toner, e outros. Desta forma, o pessoal de TI pode rapidamente resolver tais problemas e manter impressoras operacional.
  • A maioria dos recursos de trabalho de conversão e reencaminhamento do PaperCut MF dependem de scripts; enquanto o código “receitas” (modelos de código pré-construídos) estiver incluído para muitas dessas funções, será necessária alguma personalização. Com algumas plataformas concorrentes, a criação de comportamentos de impressão baseados em regras é orientada por assistente em vez de exigir scripting.

Os administradores podem fazer alterações para grupos selecionados, usuários ou contas com o intuito de simplificar tarefas como a adição de crédito para saldos.


Segurança

O PaperCut fornece um bom conjunto de recursos orientados à segurança.

  • A solução usa SSL para comunicação (os administradores podem exigir SSL ao acessar o sistema a partir de dispositivos móveis) e administração remota por rede, garantindo que os dados sensíveis, como senhas e informações de conta seja bloqueada pela rede.
  • Além da integração com os principais serviços de diretório para autenticação de usuários (Active Directory, LDAP, Open Directory, NDS, NIS, PAM, Samba), a solução suporta a autenticação de cartão (tarja magnética, HID, Mifare e outros)
  • O recurso de impressão “Find-Me” permite a libertação segura, que pode garantir que os documentos só sejam vistos no dispositivo por aqueles que estejam autorizados a fazê-lo.
  • Para um nível adicional de segurança, a marca d’água e as assinaturas digitais estão inclusas. Textos dinamicamente construídos (como o nome do usuário e alguma data) que podem ser adicionados à página como uma marca d’água. Esta é uma característica que não se veem na maioria das plataformas concorrentes.
  • As assinaturas digitais podem ser usadas para verificar a origem e autoria de qualquer trabalho de impressão.
  • O “Print Archiving” permite aos administradores visualizar os trabalhos impressos, a segurança reforçada e as políticas de auditoria através da interface.
  • O recurso de log de auditoria da plataforma controla as alterações para os usuários e configurações existentes dentro do PaperCut. Detalhes de auditoria incluem quem fez a alteração, o atributo que foi alterado, bem como os valores anteriores e atualizados.
  • O PaperCut oferece o nome de utilizador e nome do documento escondido por trabalhos na fila de impressão do Windows, e esta característica pode ser configurada para filas específicas, através da interface de administração.
  • Os PINs dos usuários são armazenados no banco de dados do PaperCut de forma criptografada.

Suporte e Treinamento

A instalação e as configurações iniciais do sistema são responsabilidade de cada revendedor, assim como o suporte contínuo, com o apoio fornecido pelos escritórios da PaperCut na Austrália, Reino Unido e América do Norte.

  • Com cada nova licença adquirida, o desenvolvedor inclui atualizações e novas pequenas versões por e-mail, com suporte por telefone. A Garantia de Atualização Premium tem um preço de 20 por cento do custo total por ano, com descontos disponíveis ao passar dos anos.
  • Todas as atualizações, correções, telefonemas de suporte, chat e suporte por e-mail são cobertos pelo contrato de manutenção.
  • O BLI solicitou o suporte técnico em vários momentos do dia por mais de uma semana e recebeu um representante em menos de um minuto em cada caso.
  • O excelente e-manual do produto é de fácil procura e acesso. Os usuários podem digitar um termo na barra de pesquisa de destaque, ou saltar para uma determinada área de interesse (Introdução, Instalação, Tour, configuração, administração), clicando nos links. Há também uma tabela de conteúdo e um link para Hot Topics (os itens mais populares no manual acessados por usuários).
  • O desenvolvedor oferece uma base de conhecimento pesquisável com centenas de artigos, juntamente com vídeos de aplicação no canal do youtube do PaperCut. Além disso, os usuários podem postar perguntas e receber respostas de um blog, juntamente com uma lista de discussão que está ligada a cada página do Guia e do Conhecimento Base do Usuário.

Valor

Em comparação com a concorrência, o PaperCut MF é uma solução rica em recursos. A solução tem um preço fixo com base em licenças de usuário e licenças MFP para o aplicativo incorporado. A licença de Educação custa EUA $ 700 (e suporta até 500 usuários); a licença de negócio custa $ 592 (até 25 usuários); e a licença Client Billing Professional custa US $ 850 (até 25 usuários). A licença MFP custar US $ 210 a US $ 370 cada um. A implantação comercial típica de 50 usuários e três MFPs, com suporte para servidores e impressoras ilimitadas e 12 meses de suporte incluso custa US $ 2.188.

  • Além disso, por ser fácil de administrar, a solução exige um investimento menor na sobrecarga de TI e treinamento.
  • O PaperCut oferece duas calculadoras de ROI em seu site, um para clientes educacionais e outro para as empresas (www.papercut.com/tools/roi/). Os Potenciais clientes podem analisar alguns pontos de dados para entender rapidamente a estimativa (outras calculadoras mais completas estão disponíveis para os revendedores). De acordo com o desenvolvedor, muitos de seus clientes têm relatado que o software se pagou em menos de 6 meses.