Como as empresas realizam auditoria de informações, documentos e impressões? Veja caso real

 

Na IBSolution, contamos com um vasto número de cases de sucesso, onde atendemos clientes que buscam soluções para melhorar os processos de suas empresas e negócios.

Um exemplo de caso de sucesso proporcionado por nós foi a Auditoria 1000%, onde o cliente precisava que todo tipo de informação produzida em seu ambiente de trabalho fosse armazenada em formato digital para que pudesse ser acessada posteriormente.

Como as empresas realizam auditoria? Vamos apresentar neste caso real:

🥶 As dores do cliente

Neste caso, o cliente conseguia armazenar as impressões, mantendo a função archiving habilitada e as digitalizações, que eram salvas durante o processo.

Porém, o desafio eram as cópias. Como capturar uma imagem do documento que foi copiado pelo usuário?

Como obstáculo, o processo não deveria ser alterado pelo usuário, ou seja, ele continuaria fazendo cópias como de costume, digitalizando com recursos de escaneamento e imprimindo normalmente.

Como não podíamos alterar o processo do cliente, nós tivemos de criar uma solução para capturar essas imagens, onde:

  • Todos os documentos produzidos precisavam contar com uma cópia armazenada, seja de arquivos impressos, copiados ou digitalizados.
  • Essas imagens armazenadas precisavam ser convertidas em PDF e alocadas em um sistema de gestão documental para que pudessem ser localizadas posteriormente
  • As buscas avançadas precisavam contar com 2 recursos: Buscas com sinônimos e buscas com similaridade fonética
  • O cliente precisava de acessibilidade dos arquivos para 27 localidades espalhadas por todo território nacional
  • Seriam utilizadas 2 marcas diferentes de equipamentos para o processo de captura
  • Não era permitido nenhum acesso externo ou uso de soluções em nuvem (cloud)
  • Os equipamentos não poderiam produzir nenhuma cópia sem que esta fosse 100% armazenada, pois nenhum conteúdo podia ficar de fora da auditoria

✅ A nossa solução: auditoria de informações, documentos e impressões

Depois de muito estudo e criatividade para solucionar o caso, nossa equipe finalmente criou o IBSAudit, um Power-up exclusivo da IBSolution que, além de se tornar um produto de otimização de auditoria, ainda tornou-se um recurso de transformação digital para qualquer cliente.

Implementando a solução do IBSAudit, pudemos usufruir de:

  • Sistema de coleta de produção, OCRização, transformação e entrega de documentos impressos, copiados e escaneados.
  • Middleware criado para capturar toda a produção, processá-la e armazená-la no IBSmyDocumentHub.

Junto do IBSAudit, o PaperCut MF também foi utilizado para:

  • Implementar regras e políticas de impressão
  • Agendar relatórios customizados de acordo com a necessidade do cliente
  • Ações de escaneamento implementadas nos equipamentos pela solução embarcada para a captura da imagem
  • Plug-in DisableUser para que as cópias fossem bloqueadas, mas os scans não
  • Configuração de Pop-ups para incentivar a digitalização dos usuários e desencorajar impressões e cópias
  • Ativação da função Print Archiving
  • Utilização do PrintDeploy para fazer a instalação das filas e drivers para usuários

Outra ferramenta utilizada foi o IBSmyDocumentHub, que oferece:

  • Portal de Documentos entregues automaticamente pelo equipamento
  • Possibilidade de os usuários fazerem upload pela interface web
  • Uso do WebApp para aparelhos móveis em qualquer tamanho de tela
  • Dicionários de sinônimos e similaridade fonética embarcados
  • OCR e controle de versões de documentos
  • Integração com Integrated Scanning e também de equipamentos sem plataforma de embarque ou sem opção de Integrated Scanning

E por último, o IBSTracker Advanced, que adiciona:

  • Controle de contadores físicos para faturamento efetivo
  • Controle de alertas de manutenção
  • Controle de alertas de suprimentos
  • Configuração exclusiva de bloqueios externos por contas e emails

Ou seja, o trabalho em conjunto de todos estes softwares alcançou a solução que o cliente precisava e os benefícios começaram a surgir.

Os usuários adotaram a solução de maneira compulsória, auditando 100% de tudo que era produzido. Em 6 meses do projeto implementado, 12.000.000 documentos já foram auditados pelo cliente através do IBSmyDocumentHub.

Nós estamos à disposição

Se sua empresa precisa recuperar impressões e cópias na tela em instantes, temos a solução complementar sem custos para revendas engajadas IBS.

Além de guardar todas as impressões do Print Archiving, o Papercut da IBS também guarda todas as cópias efetuadas pelos usuários para posterior auditoria.

Para ter acesso aos nossos casos de sucesso e demais materiais, torne-se um parceiro da IBSolution fazendo seu cadastro aqui.

Além de ficar por dentro do nosso trabalho, você ainda recebe conteúdos exclusivos que vão te auxiliar a melhorar seu negócio.

Caso já seja um parceiro, clique aqui e acesse o nosso portal.