Cliente de Outsourcing de Impressão, precisamos conversar sério!

Por Rodrigo Romão
Diretor de Tecnologia e Marketing. IBSolution

Você cliente, quando pede uma solução “completa” para seu parceiro você faz a pesquisa indicada?

Aqui vou listar algumas situações que você, CLIENTE, precisa pensar e fazer para uma boa contratação de um fornecedor de MPS ( também conhecido como outsourcing de impressão )

Um pergunta para pensar: Faz sentido quem vende páginas impressas ter o sistema que controla a impressão das páginas?

R IBS: Não! O sistema de controle deve ser do cliente, deixando ele a vontade para escolher o melhor parceiro e não ter gaps ou a implementação de um sistema a cada novo contrato, o parceiro deve vender o sistema para o cliente e o software deve ser dele para sempre!! Tudo fica pronto no ambiente do cliente, ele apenas substitui os equipamentos e o parceiro, se desejar.

Obviamente existem sistemas e softwares que o fornecedor deve utilizar em seu contrato para o próprio uso e aceleração do seu processo mas o bilhetador, o billing e regras internas de impressão devem ser do ambiente do cliente senão o cliente deverá re-implementar um software diferente a cada novo contrato ou novo fornecedor e isso gera muitos gaps, necessidades de re-treinamentos e lacunas de gestão.

Existem passos a serem seguidos para uma escolha consciente de qualquer fornecedor para qualquer serviço, esse artigo fala sobre nossa visão de uma boa escolha de um fornecedor de MPS e não trata-lo apenas como “o cara da impressora” mas sim como um fornecedor de informação.


Questões

1. Qual é o histórico comprovado desse parceiro ao oferecer esse tipo de serviço?

  • Faça pesquisas.
  • Solicite indicações de clientes já atendidos.
  • Entenda a estrutura.

2. Qual a visão para uma parceria a longa prazo para que minhas necessidades que venham a aparecer sejam atendidas?

  • Se você crescer, esse parceiro conseguirá te atender?.
  • Sobre a pesquisa, veja o tamanho dos clientes, tamanho do parque, quantas localidades e etc.
  • Veja quanto tempo esse cliente já esta com esse parceiro e quais foram as melhorias entregues ao longo desse prazo.

3. Esse parceiro acha que MPS é apenas equipamentos e suprimentos ou ele vai incluir outras ofertas tanto de produtos quanto e serviços?

  • Entenda se esse parceiro tem outras ofertas mesmo que voce não precise agora.
  • Veja que tipo de entregas ele ja fez.
  • Veja se ele tem equipes dedicadas ou compartilhadas.
  • Veja se ele é um canal de MPS com valor agregado ou apenas um “aventureiro”.

4. Como o parceiro vai gerenciar os equipamentos do meu parque, inclusive independentemente da marca dos equipamentos?

  • Soluções como IBSTracker e PaperCut são neutras em relação a funcionamento de marcas de equipamentos, via web e com banco de dados exclusivo para armazenamento de contadores, Não aceite produtos que compartilham banco de dados de contadores físicos com lógicos, isso pode haver brecha para manipulação de dados.

5. Esse parceiro vai poder me oferecer escalabilidade, capacidade de entrega global se for necessário?

  • Mesmo que de forma nacional ou estadual, esse parceiro tem condições de atender seu parque? Faça essa pesquisa.
  • O SLA de atendimento é suficiente para o seu negócio?.
  • Estude e pesquisa com os clientes indicados se o parceiro cumpre o SLA de maneira correta ou se ja foi multado por conta de violar o SLA.

6. Esse parceiro, esta mesmo comprometido em fazer voce imprimir menos? E a gerar mais informações?

  • Com soluções de Documentos, incentivar digitalização e entre outras atividades?.
  • Ele conta com algum produto de gestão de documentos em seu portfolio?.
  • Consulte com os clientes indicados quais foram os resultados obtidos com esse parceiro.

7. O MPS é um dos passos a serem dados para aceleração do seu negócio, melhorias de processos e produtividade são o próximo passo

  • Soluções Documentais.
  • Soluções de Fluxos de Aprovações.
  • Melhoria da disponibilidade e mobilidade de informações sem impressão.
  • Esses pontos são minimamente exigidos para quem quer ofertas soluções de MPS e os usuários produzirem mais em seu dia-a-dia.

8. Esse parceiro tem poder de suportar , de forma segura meus projetos de toda minha empresa?

  • Segurança é uma preocupação hoje em dia, principalmente com informação.
  • Procure saber se os equipamentos ofertados e as soluções oferecem segurança de dados minimamente exigidos de mercado de TI.
  • O projeto será bem desenhado para além da segurança voce também ter alta disponibilidade dos recursos?? Principalmente os de missão crítica!.

9. Quais ferramentas de uso DO PARCEIRO ele vai me entregar para fazer um levantamento de qualidade da minha infra-estrutura?

  • Levantamento de necessidades é algo básico quando você vai ofertar serviços, avalie como esse parceiro faz esse levantamento para voce.
  • Avalie as informações de forma atenta e veja se fazem sentido.
  • Se for utilizar um software para fazer isso, acione seu time de segurança para verificar as ações antes de deixar rodar o sistema em seu ambiente.

10. Como o parceiro vai me mostrar as medições e os relatórios de reduções de custos acordados no projeto? De quanto em quanto tempo terei esses relatórios?

  • Independente da bilhetagem, o projeto tem seus objetivos e precisam ser apresentados a vocês.
  • Veja como esses resultados serão apresentados.
  • Isso deve ser recorrente, ou seja, a cada x tempo o fornecedor precisa mostrar como o projeto anda, quais são os novos objetivos e metas já que conforme vai conhecendo suas atividades eles devem propor novas melhorias.

11. Esse parceiro possui algum programa de sustentabilidade ambiental além do descarte correto de cartuchos? Quais serão os objetivos em meu projeto?

  • Não é apenas descarte correto do toner, sustentabilidade passa por ações pró-ativas com os usuários.
  • Pop-ups com conscientização de uso de impressão, transformação de cor para PB automático e entre outras ações.
  • Verifique se os procedimentos estão alinhados com ISO 14001.
  • Medições de energia elétrica, arvores e Co2 devem estar conectados a algum órgão regulador.

12. O quanto o parceiro tem conhecimento para fazer a implementação e integração com meu ambiente de TI?

  • Verifique se o parceiro tem certificações do ramo e do mercado de TI em geral.
  • Certifique-se do conhecimento e entendimento do que voce precisa.
  • Uma reunião entre o time de tecnologia do parceiro e do seu time é altamente recomendado.

13. Como o parceiro irá suportar minha força de trabalho com dispositivos móveis?

  • Soluções de impressão mobile.
  • Aplicativos nativos ou webapps serão oferecidos.
  • Regras e controle também são aplicados a dispositivos móveis.
  • Existem inúmeras formas de fazer impressão ou até mesmo a liberação de impressão segura com seu dispositivo móvel, veja quais soluções seu parceiro utiliza, visite clientes, visite show-room, solicite prova de conceito para ter a correta visibilidade da oferta.

Boa escolha!!!