Guerras do escritório: sem papel vs menos papel

A transformação digital, ou chamada 4ª Revolução Industrial, fez com que a tecnologia se tornasse elemento indispensável em nosso cotidiano, inclusive nos escritórios. Diversos artefatos digitais deixaram de ser utopias em filmes e séries futuristas e já viraram realidade nas rotinas empresariais.

Contudo, nem todas as práticas antigas foram abandonadas. Por mais que nosso dia a dia seja regado a gadgets, smartphones e outros aparelhos tecnológicos, o volume de impressões em papéis ainda é grande.

Porém, em tempos de sustentabilidade, impressões desnecessárias são prejudiciais ao meio ambiente em várias esferas, além de representarem gastos supérfluos para a empresa. Quer saber como mudar esse quadro? Continue lendo, a seguir.

Escritórios sem papel

Com a crescente preocupação em preservar os recursos naturais, o conceito de escritórios sem papel é cada vez mais discutido. Porém, essa concepção ainda está longe de se tornar realidade, o que atinge diretamente o meio ambiente e o financeiro dos negócios.

Segundo uma pesquisa realizada pela Gartner Inc., 3% do lucro das empresas são gastos em papel. Além disso, o material representa, em média, 50% do desperdício nas corporações, agravando as consequências ambientais.

Então, por que os escritórios sem papel não se tornam realidade? Alguns fatores são limitantes, tais como:

  • Obrigatoriedades legais como documentos para escritórios de contabilidade, advocacia e outros;
  • Fatores históricos e culturais. Por exemplo, o costume de apenas organizar os pensamentos rabiscando papel;
  • Resistência a mudanças e adaptações ao estilo digital, ou a famosa frase: “eu preciso folhear as páginas e sentir o documento nas mãos”.

Entretanto, por mais que haja uma barreira para se livrar completamente do papel, é possível reduzir significativamente seu uso e promover um desenvolvimento sustentável. Saiba mais, adiante.

Escritórios com menos papel

Se ainda não é possível eliminar completamente o uso do papel em nossa rotina, o consumo sustentável do material já causa um grande impacto positivo na economia dos recursos naturais, e também nas finanças das empresas.

Entre as vantagens em se adotar a cultura de escritórios com menos papel, estão:

  • Redução do uso de matéria-prima para fabricação do papel e dos componentes químicos envolvidos;
  • Mais espaço livre e maior organização nos móveis do escritório;
  • Redução de custos operacionais e de manutenção na empresa.

Segundo uma reportagem publicada no jornal Gazeta do Povo, algumas medidas fáceis podem ser tomadas para reduzir o uso de papel. São elas:

  • Evitar impressões desnecessárias;
  • Não exigir documentos impressos;
  • Utilizar frente e verso do papel para impressão, entre outros.

Além disso, é possível investir em um software de outsourcing de impressão que, entre outras finalidades, auxilia a otimizar os processos e logísticas de impressão da empresa. Veja, abaixo, como a IBSolution - pode ajudar.

Soluções ao seu alcance

Os softwares de gerenciamento de impressões possibilitam o controle de tudo o que será impresso, tornando viável o monitoramento dos funcionários e os gastos da atividade.

Além disso, o suporte oferecido pela empresa permite que a equipe de TI foque seus esforços em outras funções. Ele também reduz o desperdício de papéis pelas funcionalidades como restringir o acesso à impressora e gera relatórios que auxiliam na conscientização dos colaboradores ao mostrar o impacto ambiental de suas impressões.

Gostou? Então, você pode agendar uma demonstração online mesmo e ver a solução funcionando em tempo real para conhecer mais de como podemos contribuir com o seu negócio.


Por que mover seu gerenciamento de impressão para a nuvem?

A computação em nuvem não é novidade. Na verdade, é um elemento básico da vida cotidiana, tanto dentro quanto fora do local de trabalho. A mudança para serviços em nuvem é quase automática, substituindo muita infraestrutura, não apenas em residências, mas em escritórios.

O gerenciamento de impressão é outra área da tecnologia que está sendo aprimorada pela computação em nuvem. O desejo é bastante óbvio: eliminar os servidores de impressão no local e aproveitar a nuvem para o seu ambiente de impressão.

3 vantagens ao mover seu gerenciamento de impressão para a nuvem

  1. Simplicidade

A computação em nuvem nos permite simplificar a forma como usamos a tecnologia. Se for adequado ao seu ambiente de impressão, você não precisa se preocupar com a manutenção nos bastidores dos servidores de impressão.

  1. Flexibilidade e elasticidade de custos

A impressão baseada em nuvem não apenas reduz sua infraestrutura, mas também oferece vantagens de manutenção: a manutenção do hardware é feita para você.

A solução também é implementada rapidamente, diminuindo a carga de implementação e administração. Há também um benefício de escalonamento automático, dependendo de seus requisitos ou uso, por isso é um sistema flexível.

  1. Segurança e conformidade

Os benefícios do gerenciamento de impressão baseado em nuvem são que terceiros lidam com os dados e a infraestrutura, então você não precisa ser tão cuidadoso e estar constantemente corrigindo erros. A segurança e a conformidade são gerenciadas pelo provedor e não por você.

Por que as empresas estão movendo seu gerenciamento de impressão para a nuvem?

Com o surgimento dos serviços em nuvem como uma alternativa econômica ao hardware local no espaço de gerenciamento de impressão, mais e mais empresas estão migrando para soluções de gerenciamento de impressão baseadas em nuvem.

De acordo com o Quocirca Global Print 2025 Report, 73% das organizações esperam fazer a transição para o gerenciamento de impressão em nuvem nos próximos cinco anos. Os serviços em nuvem podem aumentar potencialmente a segurança, escalabilidade e mobilidade. O gerenciamento de impressão com certeza faz parte desse pacote.

Existem diferentes serviços em nuvem, diferentes ambientes de hospedagem e outros elementos a serem considerados antes de fazer a mudança. Contate um de nossos especialistas e agende uma demonstração. https://ibsolution.com.br/contato/


Como reduzir gastos com impressão?

 

Em cenários de crise, é fundamental conscientizar seus funcionários sobre o uso das impressoras no dia a dia da companhia. É comum ver o uso indiscriminado de impressoras nas empresas, porém, segundo dados da IBM, a mudança de hábitos simples pode representar uma redução de até 30% do consumo de papel.

Para melhorar o gerenciamento de impressão da sua empresa, podem ser implantados softwares que fazem a gestão desses recursos e que permitem ao gestor controlar tudo que é impresso, identificando onde há desperdício e reduzindo os gastos com impressão e papel. Não é possível gerenciar aquilo que não é medido.

Pensando nisso, selecionamos 10 dicas simples para que você e seus profissionais comecem a economizar a partir de hoje. Confira:

  • Imprima frente e verso e economize 50% com papel
  • Use o recurso “Reter impressão”, evitando que outras pessoas levem sua impressão por acidente e você tenha que imprimir de novo
  • Prefira impressão em preto e branco e economize 300% com cartuchos ou toners de tinta colorido
  • Estimule os seus funcionários a imprimirem mais de uma página por folha. Por exemplo, em vez de imprimir um relatório de 40 páginas e gastar 40 folhas individuais, opte por 4 páginas em uma folha, duas na frente e duas no verso
  • Crie campanhas de conscientização, envolva e motive sua equipe para se engajar nos resultados de redução de custo
  • Utilize suprimentos de qualidade
  • Evite reimpressões, use o recurso “Visualizar impressão” antes de imprimir
  • Recicle a carcaça do cartucho ou toner
  • Entenda seus custos, descubra onde é possível otimizar para imprimir menos e melhor com um software de gerenciamento de impressão
  • Terceirize seu serviço de impressão

Com o outsourcing de impressão, a preocupação pela manutenção das impressoras, troca e suprimento de cartuchos e papéis é de responsabilidade da empresa contratada. Tenha controle do que é impresso e de seus gastos.

Evite desperdícios e aumente sua economia. Solicite uma demonstração.


Terceirização de impressão: descubra se vale a pena para a sua empresa

Muitas empresas têm se adaptado ao outsourcing (a terceirização), e tem sido um processo bastante comum e muito bem-aceito no mundo corporativo por proporcionar liberdade na estruturação das operações e aumentar a qualidade das atividades.

Esse não é um assunto muito distante quando se diz de impressão. Reduzir os custos e aumentar a qualidade do serviço são pontos positivos para seu negócio.

A principal finalidade de terceirizar a impressão é permitir que você invista no que realmente importa para seu negócio e deixe que uma empresa de confiança cuide das tarefas secundárias.

A seguir, saiba mais sobre a terceirização de impressão e as principais vantagens para as empresas que buscam otimizar o negócio e reduzir os gastos.

Mas o que é terceirização de impressão?

É a contratação dos serviços de uma empresa especializada em solução de software para impressão e documentos.

São oferecidos serviços que incluem a locação de multifuncionais, manutenção dos equipamentos e gerenciamento de impressões e cópias.

Tornou-se popular rapidamente, por diminuir custos de impressão dos empreendimentos e pela facilidade do gerenciamento das impressoras.

7 vantagens de se terceirizar a impressão

  • Redução de custos operacionais: a partir do momento em que se opta pela terceirização de impressão, toda a gestão de peças e compras de suprimentos são feitos pela empresa contratada. Você só paga pelo que usa;
  • Agilidade dos processos: com as manutenções feitas de forma pontual, companhias que têm grandes volumes de impressões contam com rapidez, eficiência e qualidade na hora da impressão;
  • Sustentabilidade: há empresas que reduzem o impacto ambiental gerado com impressões e cópias por meio do plantio automático de árvores em projetos de reflorestamento certificados;
  • Tecnologia atualizada: você irá contar com os equipamentos multifuncionais avançados e inteligentes, sempre atualizados;
  • Manutenção garantida: com o suporte já previsto no contrato, não será necessário buscar por serviços técnicos externos ou mobilizar o setor de TI;
  • Otimização do tempo: com a terceirização de impressão sua empresa poderá cuidar de assuntos que realmente importa, deixando de ocupar o tempo resolvendo problemas dos equipamentos de impressão;
  • Controle contábil: comprar peças de manutenção, esperar pela assistência e outros imprevistos são eliminados. O que deverá ser levando em consideração são apenas os custos mensais dos alugueis.

 

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Conclusão

Cada vez mais as organizações buscam voltar os esforços nas atividades que são mais relevantes e que geram mais lucros. Perder tempo com problemas que não são relevantes já saiu de moda.

A terceirização de impressões chegou para uma nova era e acompanha as tendências do mercado. E cada vez mais tem sido uma alternativa buscada por todos os tipos de empresas.

Esse serviço vai além de reduzir custos e melhorar o desempenho de equipes, mas é um grande aliado ao aumento dos lucros, já que os negócios estão realmente empenhados no que faz mais sentido para o crescimento saudável deles.

Assim, a locação é uma tendência que veio para ficar, de modo que pode ser percebido em aplicativos de transportes, de imóveis e tantos outros seguimentos. A comodidade, agilidade e segurança são inquestionáveis.

Ficou interessado na terceirização de impressão? Agende uma demonstração de nossas soluções.


O aplicativo de impressão feito para você imprimir melhor!

A missão do PaperCut é clara e objetiva: reduzir o uso de papel.

Hoje mostraremos 5 maneiras de imprimir de um jeito sustentável, otimizado e consciente, utilizando o software PaperCut:

1. Utilize a Liberação de Impressão Segura para acabar com o desperdício

Durante o trabalho, as pessoas acabam se distraindo. Muitas vezes mandam imprimir um documento e depois esquecem de buscar o arquivo impresso, ou simplesmente ignoram por ter sido um engano.

Isso acaba gerando um desperdício de papéis. Como forma prevenção contra esse tipo de situação, a Liberação de Impressão Segura autoriza e libera impressões por meio de um cartão de identificação, login ou até mesmo via aplicativo de celular, tendo assim mais controle do que está sendo impresso.

Utilizando essa ferramenta, pode se economizar até 12% em papéis impressos, evitando erros que os levariam à lixeira.

2. Defina limites e restrinja o acesso à impressora

Com o Script de Impressão e de Dispositivo, você tem total controle sob as solicitações de impressões que serão enviadas pelos funcionários, podendo aprovar ou reprovar caso esteja dentro ou fora das normas e do orçamento.

Confira alguns recursos desta ferramenta:

  • Defina limites diários para impressões coloridas.
  • Atribua descontos para cópias e digitalizações.
  • Bloqueie os logins nos finais de semana.
  • Restrinja as contas selecionáveis.

3. Gere relatórios que mostrem o impacto ambiental e faça mudanças positivas

O PaperCut gera relatórios sobre as atividades da impressão, como resumos detalhados de usuários individuais ou também de equipes inteiras.

Os relatórios ambientais são os nossos favoritos, pois eles apresentam:

  • Quantas árvores compuseram a quantidade de papel que você consumiu.
  • Quanto CO2 foi emitido para fazer todo o papel utilizado na sua impressão.
  • Quanta energia foi utilizada para fazer o papel que você consumiu.

4. Mantenha-se atualizado com novas versões do PaperCut para poder usufruir sempre dos novos recursos ecológicos

Você pode usufruir de novos recursos de impressão sustentável em todas as versões do PaperCut.

Um ótimo exemplo é o recurso de alterar configurações do trabalho de impressão, que foi lançado na versão 18.2. Aqui é permitido que você escolha configurações mais conscientes para trabalhos que dependem de liberação para serem impressos, como por exemplo impressão preta e branca em vez de colorida.

E para ajudar, este recurso é acompanhado de pop-ups que mostram a economia de papel, emissão e também energia.

5. Configure taxas e permissões com pagamento para que os usuários pensem duas vezes

Cobrar taxas por impressão excessiva é uma forma de fazer com que o usuário reflita se é necessário imprimir o documento.

As permissões com pagamento servem justamente para fazer esse tipo de seleção. A princípio, o usuário tem a permissão de imprimir de forma gratuita, porém, dependendo da situação, começam a ser cobradas taxas para que a impressão seja liberada.

Dessa forma, você recupera os custos da impressão, além de desincentivar o desperdício.

Gostou de conhecer as maneiras sustentáveis de otimizar seu trabalho e evitar desperdícios? Entre em contato com a equipe da IBSolution, e aproveite para fazer uma demonstração interativa do PaperCut para revolucionar os processos de impressão da sua empresa.


A impressão está comprometendo a segurança dos documentos na sua empresa?

Como anda a segurança dos documentos na sua empresa? Com os crimes cibernéticos em ascensão, as empresas tornaram a segurança dos documentos uma prioridade, mas muitas ignoram uma grande vulnerabilidade: a impressora.

Um bom sistema de gerenciamento de impressão precisa garantir que tudo esteja conectado ao seu ambiente de TI de maneira segura e em conformidade, além da tarefa desafiadora de idealizar métodos para dificultar a criação de documentos falsificados.

Confira com a gente algumas das maneiras pelas quais a segurança pode ser comprometida no ambiente de impressão da sua empresa:

  1. Um sistema de acesso vulnerável: Para resolver este problema, toda a infraestrutura de impressão deve ser protegida, incluindo estações de trabalho, dispositivos móveis, nuvens, servidores e redes.
  2. Documentos deixados na bandeja de impressão: Se um documento está esperando para ser impresso, mas não é reivindicado, os dados contidos nele poderão ser vistos ou roubados por qualquer pessoa que passar por ele. Esse risco pode ser minimizado usando um sistema de liberação de impressão segura, forçando os usuários a se autenticarem na impressora antes que o documento seja impresso.
  3. Nenhuma proteção por senha: Dados sensíveis precisam de várias camadas de proteção. Se a sua impressora não possui um sistema de acesso com senha antes de enviar um documento, é provável que você ignore esta importante etapa, deixando os dados confidenciais vulneráveis ​​a roubos.
  4. Falta de um fluxo de trabalho de impressão: Quando você digitaliza um documento, precisa salvá-lo localmente antes de poder enviá-lo por e-mail ou armazená-lo na nuvem? Esta cópia local cria um risco adicional, especialmente se você esquecer de excluí-la quando terminar. Uma impressora que envia automaticamente seus arquivos para a nuvem ou para outra pessoa elimina essa etapa e esse risco.
  5. Impressão sem garantia e conformidade: Quando um documento é coletado da impressora, como podemos mantê-lo seguro? Várias tecnologias trabalham juntas para permitir a rastreabilidade e incentivar o comportamento correto do usuário como os registros de marca d’água e de auditoria de impressão.
  6. Falta de impressão móvel: Cada vez mais funcionários estão fazendo o trabalho de casa e da estrada, mas para muitas empresas, a impressão muitas vezes só pode ser feita no próprio escritório. De acordo com a IDC, 35% dos usuários de smartphones e 34% dos usuários de tablets não podem imprimir de seus dispositivos, mas querem. Para contornar isso, os funcionários devem enviar o documento para um colega de trabalho para que seja impresso, o que cria oportunidades adicionais para que seus dados sejam interceptados. Uma solução de impressão móvel não é apenas mais eficiente, é também mais segura.

Segurança no ambiente de impressão

Uma política de segurança de informações e de práticas recomendadas deve ter um conjunto abrangente de medidas para proteger o sistema de impressão.

Com o modelo de segurança de nossa solução baseada no premiado software PaperCut, você terá uma infraestrutura segura de impressão, protegendo e automatizando os fluxos de trabalho de impressão e garantindo uma saída de impressão segura com marca d’água, assinatura digital, trilhas de auditoria e relatórios completos de quem imprimiu e em qual dispositivos.

Garanta a segurança dos documentos da sua empresa e de seus clientes com a IBSolution. Solicite agora uma demonstração interativa da solução e apresentaremos em tempo real e tire suas dúvidas através de videoconferência.


Mulher mexendo em uma impressora multifuncional

Custos invisíveis das impressoras: entenda como economizar com impressão

Você sabe quais são os custos totais de propriedade de uma impressora? Entenda que uma das piores coisas para uma empresa é pagar as contas sem saber o que de fato está por trás dos custos invisíveis das impressoras.

Além disso, estamos enfrentando tempos difíceis e a economia é um pilar importante a se seguir em uma companhia. É muito importante saber quais são os custos e entender a fundo as finanças para que, no final, esses custos se tornem investimentos.

Vamos analisar a fundo o quanto se gasta com impressão de fato. Acompanhe com a gente:

  • Manutenção: Impressoras sempre te deixam na mão, não é mesmo? Por isso sua manutenção preventiva e proativa deve ser considerada nos gastos.
  • Compra de insumos: Quantas vezes você não enfrentou problemas para comprar papel, cartuchos, toner e afins? É sempre difícil prever os gastos e muitas vezes sempre falta nas horas em que você mais precisa.
  • Qualidade: Quantas vezes você teve que reimprimir (ou desistir de imprimir) um trabalho de impressão que ficou com péssima qualidade? A qualidade dos equipamentos sempre é um problema.
  • Compra de novos equipamentos: Impressoras são equipamentos que sempre precisam ser renovados, principalmente se forem muito usadas. Uma nova impressora pode ser um gasto pesado e muitas vezes você não está contando com esse gasto no orçamento do mês.
  • Assistência técnica: Você já contou quantos dias e quantos equipamentos, já ficaram parados por conta de manutenção e da falta de uma assistência técnica com uma equipe especializada?
  • Espaço físico: É necessário separar um espaço físico dentro da sua empresa para estocar o material comprado, as impressoras com mau funcionamento e as peças para manutenção.

Vamos separar então os custos invisíveis das impressoras pelas áreas de atuação (Insumos, Tecnologia, Equipe e Estoque) para entender como o gerenciamento deveria funcionar para prevenir custos excessivos com impressão.

Insumos

Um dos clássicos nos custos invisíveis são os insumos, pois, além de serem gastos constantes, muitas vezes, as equipes não têm uma política de controle no consumo de papel, tinta e materiais de escritório.

Uma solução plausível para este problema é um programa de conscientização dos colaboradores que coíba o gasto excessivo com os materiais. Outra solução é implementar uma cultura de gerenciamento digital de documentos e informações.

Tecnologia

A evolução tecnológica é um personagem importante nos custos das empresas, pois, por muitas vezes, pode não ser utilizada de forma correta, ou até mesmo nem utilizada. Acompanhar a tecnologia pode parecer caro no princípio, mas, na verdade, é uma economia a longo prazo para as empresas.

Um exemplo bem claro é o advento da internet que mudou muitas coisas nas comunicações das pessoas e empresas. Hoje em dia, se uma empresa não trabalha na rede, não tem site e participação ativa nas redes sociais, pode-se dizer que essa empresa está fadada ao fracasso.

Por outro lado, muitas empresas exageram e acabam adotando soluções e softwares que vão além do que elas precisam. O melhor é equilibrar, pesquisar e estudar cada problema e as tecnologias que podem solucionar de forma econômica e viável os desafios da empresa.

Equipe

Um dos custos invisíveis mais difíceis de enxergar é o tempo de trabalho que uma equipe gasta com atividades secundárias ou resolvendo problemas que não são de seu escopo.

Outros pontos a serem questionados são o excesso de burocracia para realizar processos e pedidos, o que acaba tomando muito tempo dos colaboradores. Além disso, há também o problema da alta rotatividade das equipes que necessitam de treinamento ou até mesmo da má gestão de processos e tempos, o que faz com que a empresa perca muito dinheiro com coisas que não importam tanto para o negócio principal acontecer.

Estoque

Um dos maiores desafios para as empresas são o estoque físico dos insumos. Imagine ter que dispor de uma sala ou de um galpão só para guardar materiais de impressão como papel, toner e cartucho de tinta?

Muito dinheiro se perde, pois, estes espaços poderiam ser ocupados com baias de computadores para abrigar mais colaboradores e produzir cada vez mais para a empresa.

Agora que você entendeu quanto dinheiro pode ser economizado ao terceirizar o seu parque de impressão, venha conhecer nossas soluções.
Solicite uma demonstração interativa de nosso software de gerenciamento de impressão, tire suas dúvidas e veja a solução funcionando em tempo real.


Qual a quantidade de papel economizado por sua empresa a cada ano? Descubra agora!

Papel é um assunto delicado e seu consumo deve ser monitorado nas empresas em todo o mundo, pois o impacto econômico e ambiental de sua exploração pode alterar o modo como vivemos e fazemos negócios. Por isso, é muito interessante saber a quantidade de papel economizado por sua empresa.

Para começar, vamos afirmar uma verdade evidente e contundente para depois discorrer sobre este tema.

O PaperCut MF e NG são úteis para reduzir a quantidade de papel que você usa no seu local de trabalho. Afinal, a vida sem um software de gerenciamento de impressão como o PaperCut MF significa lixeiras cheias de papeis impressos abandonados, atravancando o espaço em torno das multifuncionais. E isso é um pesadelo!

Jeremy, um dos responsáveis pelo setor de estatísticas da Papercut, calcula que economizamos mais de 750.000.000 folhas de papel utilizando recursos como o de liberação de impressão segura. Isso representa 80.000 árvores poupadas. Bacana, não?

Além disso, você sabia que há uma maneira útil de calcular exatamente a quantidade de papel economizado por não imprimir trabalhos de impressão abandonados? Sim, isso é possível com o Papercut!

Acesse nosso relatório sobre o impacto ambiental

Existe um relatório no PaperCut que mostra o número de páginas não coletadas, informando sobre o impacto ambiental de trabalhos de impressão inéditos.

O relatório “Unreleased Jobs Paper Saving” é repleto de insights interessantes e dados que mostram o seguinte:

  • Número de árvores que você preservou
  • Quantidade de CO2 que você poupou
  • Economia de energia de fabricação (convenientemente expressa como horas de lâmpada acesas)

Como encontrar seu relatório de papel economizado

No console de administração do PaperCut MF ou NG, vá para relatórios. Selecione a guia Ambiente no topo do software.

A última opção é “unreleased jobs paper saving“, ou “papel economizado por trabalhos de impressão não realizados”. Gere esse relatório e o número de páginas que você economizou por não imprimir trabalhos desprezados  será revelado.

E, se você estiver se perguntando sobre o impacto que a impressão NÃO está tendo sobre as árvores no mundo, lembre-se de que uma árvore produz mais de 8.000 folhas de papel.

Demonstração

Agora que você já sabe o quanto pode ser importante você ter um controle de papel economizado na sua empresa, que tal ver a solução funcionando em tempo real? Solicite uma demonstração interativa e nossa equipe a apresentará através de videoconferência (Webex).

Clique aqui para participar

Fonte: PaperCut

Atualização PaperCut 18.3

Atualização do PaperCut para a versão 18.3

Novidades da atualização:


Integração do G Suite e do Cloud Identity

A versão PaperCut MF e NG 18.3 é uma ótima notícia para as organizações que utilizam o G Suite. A partir de hoje, essas organizações poderão sincronizar e autenticar usuários com o PaperCut MF e o NG.

A integração simplifica o processo de impressão para os locais de trabalho do Chromebook e do G Suite, permitindo que os usuários se autentiquem com suas credenciais do Google. Quando usados ​​em conjunto com o Mobility Print e o Scan to Google Drive do PaperCut, as organizações agora podem se beneficiarem de uma solução integrada de impressão, digitalização e cópia.

Este recurso está disponível para todos os níveis do G Suite for Education, além dos usuários do G Suite Enterprise e Cloud Identity Premium.

 

Atualização PaperCut 18.3 | Google G Suite

 

Principais novidades

  • Nova conexão LDAP segura do Google - Disponível para todos os clientes gratuitamente;
  • Autenticação com nome de usuário e senha em todas as interfaces;
  • "Faça login com o Google" disponível em Chromebooks com Mobility Print;
  • “Faça login com o Google” na interface da Web do PaperCut;

Pré-requisitos

  • LDAP client configurado no G Suite;
  • Certificado é gerado pelo Google (pode levar até 24 horas);
  • SSO precisa de um projeto de API no G Suite para ser compartilhado;

Observações

  • Não é necessário nenhum servidor on-premise;
  • Números de cartão / ID ainda não podem ser sincronizados (o Google está trabalhando nisso);
  • O G Suite Secure LDAP não usa autenticação de dois fatores;

Opções de grampeamento no software

Agora o PaperCut também funciona para grampeamento. Se o seu dispositivo for compatível e o software estiver atualizado, não precisará mais se preocupar com este trabalho!

Os usuários podem selecionar facilmente suas opções de grampeamento, e os administradores de sistema só precisam gerenciar uma fila de impressão do Find-Me.

Atualização PaperCut 18.3 | Grampeamento

Fabricantes suportados

  • Ricoh;
  • Toshiba;
  • Xerox;
  • Kyocera;
  • Riso;

Recomendações

Apoiamos as seguintes posições de grampo:

  • Canto superior esquerdo;
  • Canto superior direito;
  • Dois do mesmo lado;

Alteração nas configurações do trabalho de impressão em dispositivos Kyocera

A Kyocera se junta às fileiras de dispositivos permitindo que os usuários alterem suas configurações de trabalho de impressão no dispositivo.

Os usuários agora podem corrigir os erros cometidos ao solicitar seus trabalhos de impressão. Pediu muitas cópias? Altere-o no dispositivo. Cobrado para a conta errada? Fácil. Altere-o no dispositivo.

Além disso, eles verão o impacto ambiental que suas mudanças causaram. Ao contrário de outros softwares de gerenciamento de impressão, o PaperCut mostra instantaneamente aos usuários as economias de custo feitas pelas suas escolhas (por exemplo, da impressão frente e verso para a impressão em um lado), incentivando a mudança de comportamento e a impressão criteriosa.

SysAdmins também ganham novos superpoderes. Eles controlam exatamente o que pode ser mudado na impressora - portanto, não há jogo de cotas por estudantes ou funcionários maliciosos. Também esperamos melhorar a economia de custos.

Soa como uma pequena mudança, mas é um enorme tempo, custo e meio ambiente (e frustração) salvo. 😅

Atualização PaperCut 18.3 | Kyocera


Documentos pesquisáveis ​​com OCR

Agora, se tudo o que você precisa é criar documentos de texto de forma rápida e simples, não há necessidade de softwares de terceiros. Porque o PaperCut 18.3 inclui o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR). Você pode digitalizar seus documentos para PDF e torná-los pesquisáveis. Isso é incrível!

Ativação do recurso

  • É simples. Basta configurar uma nova Ação de Verificação e escolher um formato de arquivo OCR;
  • O sistema verificará o PUA ao selecionar um formato de arquivo OCR;
  • Os administradores configuram a ação de verificação para fornecer ao usuário a escolha de até três tipos de arquivo no MFD;

Pré-requisitos

  • Versão 18.3 - Percolator;
  • Ativação do PUA;
  • Firewall do cliente (bi-directional);
    • ocr.cloud.papercut.com
    • Port: 443

Próximos passos

  • Rodar automaticamente, despeckle, deskew;
  • Melhorar a formatação e layout do DOCX;
  • Suporte de idioma (apenas em inglês para vs.18.3);
  • Metadados aprimorados;

Melhorias

Job ticketing

Novidades:

  • Contagens de páginas e custos para documentos PDF;
  • Scripts de produto (semelhante a Scripts de impressão) para preços personalizados;
  • Opção de licença para clientes menores;

Arquivos e informações importantes:

  • O custo precisa ser adicionado aos produtos existentes;
  • Os custos são definidos no nível de opções;
    • Estoque de Papel
    • Campos personalizados
    • Acabamento

Solicitações

  • Permissão para que os usuários façam pedidos sem fazer upload de arquivos
  • Exemplos:
    • Cartão de visitas
    • Papel Timbrado

Atualização PaperCut 18.3 | Job Ticketing

SHA2 - Konica Minolta

  • A indústria está mudando dos certificados SHA1 para SHA2;
  • Mais clientes estão procurando mudar para SSL com seus embarcados;
  • Uma nova porta esta sendo inserida- Porta 9195;
  • Usado para todos os novos dispositivos de configuração iOption;

Ativando Find Me Printing

Atualização PaperCut 18.3 | Job Ticketing


Conclusão

Enfim, essa nova atualização comprova mais uma vez o compromisso que o PaperCut tem de evoluir, visando sempre a melhor experiência de seus usuários.

E você, o que achou dos novos recursos do software? Sua opinião é muito importante para nós.


Demonstração

Muito bacana, não é mesmo? Agora, que tal agora ver esta solução funcionando em tempo real? Solicite uma demonstração interativa e nossa equipe a apresentará através de videoconferência (Webex).

👉  Clique aqui para participar


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Você sabe quanto gasta com impressão e cópias na sua empresa?

Você já conhece o conceito de custo invisível, principalmente relacionados à impressão e cópias?

  • Sabe quantas impressões um determinado funcionário da sua empresa realizou?
  • Sabe se é possível descobrir quanto se gasta com papel em um departamento específico?
  • Quer saber como levantar o consumo de impressões e/ou cópias das filiais de sua organização?

Poucas empresas tem controle de quanto realmente gastam com impressão e cópias, ou sabem o custo por página impressa ou copiada. Existem custos mais diretos, tais como: papel, toner, kit manutenção (cilindro, fusor, drum, etc), custo do ativo impressora ou multifuncional, custos de manutenção, energia elétrica, etc.

Além disso, o ato de imprimir exige uma série de outros custos que estão escondidos na operação tais como: descontrole da gestão do ambiente, tempo utilizado para comprar suprimentos de maneira geral, levantamentos manuais através de funcionários, falta de conscientização ambiental, etc.

Muitas vezes é possível até mensurar alguns destes gastos, mas a velocidade para obtê-los e recursos utilizados tornam inviável e portanto não se faz. Essas e outras variáveis demandam capital, tempo gasto com processos, pedido de compras e manutenção corretiva dos equipamentos. O custo de operação de uma impressora é muito maior do que o que está na etiqueta de venda na loja.

A IBSolution ajuda a sua empresa a obter o controle do seu parque de impressão com o PaperCut. Com ele é possível descobrir muito mais do que apenas o consumo de impressão e cópias.

Software líder em bilhetagem e gerenciamento de impressão, o PaperCut consegue obter informações avançadas, gerar estatísticas e enviar relatórios periódicos para seus gerentes.


Você oferece serviço de impressão terceirizado?

Visão para quem tem parque de impressoras terceirizadas e portanto pagam suas impressões e cópias por página, ou seja, alugam impressoras e multifuncionais com empresas que prestam serviços de outsourcing de impressão e ao final do mês tem somente o custo total ou na melhor das hipóteses apurado por dispositivo (impressora ou multifuncional).

Estas empresas lhes cobram preços diferentes para impressões: A3, A4, mono, color, etc.

Pelo menos neste caso, os custos diretos totais sua empresa possui.

A solução

Implementando o PaperCut – software de gerenciamento, controle e bilhetagem de impressão e copias, é possível inserir o custo que lhe é cobrado de cada papel impresso na área de impressão e cópias.

Se for o caso diferentes custos para diferentes dispositivos e/ou tamanhos, características fique tranqüilo por que é totalmente possível. Em todas as ações de impressão e copias serão registrados no banco de dados do software quem fez, o que fez , quando fez, quantidade de paginas, etc.

O PaperCut possui mais de 100 relatórios em formato PDF, CSV e HTML:

  • Por usuário
  • Por departamento
  • Por dispositivo
  • De impacto ambiental
  • Os quais possibilitam a gestão do ambiente e controle dos custos. Você terá tudo em detalhes.

Benefícios adicionais

Além de poder controlar tudo é possível reduzir o custo de impressão e cópias entre 20% e 40% dependendo do ambiente da gestão.

Parametrizando o software para dar cotas restritivas por usuário e/ou departamento com certeza fará com que reduza o numero de impressões e copias.

Usuários com cotas terão a tendência de usar a impressão de forma responsável. As cotas poderão ser diárias, semanais, mensais. Terminou a cota. Tem que solicitar ao gerente por que pode ser parametrizado para não imprimir ao final de cota. Parametrizando o software com alguns dos vários filtros com certeza fará com que reduza o numero de impressões. Alguns exemplos :

  • Impedir que trabalhos acima de um determinado numero de paginas sejam impressos em impressoras lentas e com custo pagina mais caro.
  • Impedir que trabalhos que tenham no nome do arquivo por exemplo “currículo” sejam impressos.
  • Impedir que um determinado usuário imprima arquivos de uma determinada extensão por exemplo HTML, ou seja paginas de internet.
  • Impedir que trabalhos acima de um determinado tamanho de arquivo seja impresso.
  • Forçar usuário sempre imprimir mono, mesmo que o trabalho seja color.
  • Forçar usuário sempre imprimir duplex, quando o dispositivo permitir
  • Impedir que seja impresso um determinado documento novamente antes de um período estipulado.( esqueceu que imprimiu e mandou de novo)
  • Limitar numero de copias de arquivos impressos.

Haja visto que, parametrizar a marca d’agua em todas as paginas ou somente na primeira folha do documento , seja no rodapé ou no cabeçalho com nome do usuário, nome da estação, etc vai fazer com que usuários que mandam imprimir e não vão buscar deixe de fazer por que as paginas que ficarem ao lado da impressora poderão ser rastreadas. Além disto, será mais fácil identificar trabalhos esquecido por muito tempo ao lado da impressora. Por fim informar que usuários estão sendo monitorados do ponto de visto de impressão e copias com certeza fará com que estimule-se o uso responsável e portanto será reduzido o numero de impressões.


Sua empresa gerencia o parque de impressão?

As empresas que possuem parque próprio ao instalar o PaperCut terá diretamente os benéficos de redução do custo de impressão apresentado acima.

Além disto, todas as informações , através dos vários relatórios de quantidade e tipo de impressão que o Papercut fornece será base para calculo do custo de impressão e copia total.


Conclusão e Discussão

E você, sabe quanto gasta com impressão e cópias dentro da sua empresa? Em termos de porcentagem, quanto é a participação das impressões dentro da planilha de custos de sua empresa?

A IBSolution acredita PaperCut é a melhor opção para obter dados de impressões e cópias, além de possibilitar economias reais.


Demonstração

Muito bacana, não é mesmo? Agora, que tal agora ver esta solução funcionando em tempo real? Solicite uma demonstração interativa e nossa equipe a apresentará através de videoconferência (Webex).

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