Terceirização de impressão: descubra se vale a pena para a sua empresa

Muitas empresas têm se adaptado ao outsourcing (a terceirização), e tem sido um processo bastante comum e muito bem-aceito no mundo corporativo por proporcionar liberdade na estruturação das operações e aumentar a qualidade das atividades.

Esse não é um assunto muito distante quando se diz de impressão. Reduzir os custos e aumentar a qualidade do serviço são pontos positivos para seu negócio.

A principal finalidade de terceirizar a impressão é permitir que você invista no que realmente importa para seu negócio e deixe que uma empresa de confiança cuide das tarefas secundárias.

A seguir, saiba mais sobre a terceirização de impressão e as principais vantagens para as empresas que buscam otimizar o negócio e reduzir os gastos.

Mas o que é terceirização de impressão?

É a contratação dos serviços de uma empresa especializada em solução de software para impressão e documentos.

São oferecidos serviços que incluem a locação de multifuncionais, manutenção dos equipamentos e gerenciamento de impressões e cópias.

Tornou-se popular rapidamente, por diminuir custos de impressão dos empreendimentos e pela facilidade do gerenciamento das impressoras.

7 vantagens de se terceirizar a impressão

  • Redução de custos operacionais: a partir do momento em que se opta pela terceirização de impressão, toda a gestão de peças e compras de suprimentos são feitos pela empresa contratada. Você só paga pelo que usa;
  • Agilidade dos processos: com as manutenções feitas de forma pontual, companhias que têm grandes volumes de impressões contam com rapidez, eficiência e qualidade na hora da impressão;
  • Sustentabilidade: há empresas que reduzem o impacto ambiental gerado com impressões e cópias por meio do plantio automático de árvores em projetos de reflorestamento certificados;
  • Tecnologia atualizada: você irá contar com os equipamentos multifuncionais avançados e inteligentes, sempre atualizados;
  • Manutenção garantida: com o suporte já previsto no contrato, não será necessário buscar por serviços técnicos externos ou mobilizar o setor de TI;
  • Otimização do tempo: com a terceirização de impressão sua empresa poderá cuidar de assuntos que realmente importa, deixando de ocupar o tempo resolvendo problemas dos equipamentos de impressão;
  • Controle contábil: comprar peças de manutenção, esperar pela assistência e outros imprevistos são eliminados. O que deverá ser levando em consideração são apenas os custos mensais dos alugueis.

 

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Conclusão

Cada vez mais as organizações buscam voltar os esforços nas atividades que são mais relevantes e que geram mais lucros. Perder tempo com problemas que não são relevantes já saiu de moda.

A terceirização de impressões chegou para uma nova era e acompanha as tendências do mercado. E cada vez mais tem sido uma alternativa buscada por todos os tipos de empresas.

Esse serviço vai além de reduzir custos e melhorar o desempenho de equipes, mas é um grande aliado ao aumento dos lucros, já que os negócios estão realmente empenhados no que faz mais sentido para o crescimento saudável deles.

Assim, a locação é uma tendência que veio para ficar, de modo que pode ser percebido em aplicativos de transportes, de imóveis e tantos outros seguimentos. A comodidade, agilidade e segurança são inquestionáveis.

Ficou interessado na terceirização de impressão? Agende uma demonstração de nossas soluções.


O aplicativo de impressão feito para você imprimir melhor!

A missão do PaperCut é clara e objetiva: reduzir o uso de papel.

Hoje mostraremos 5 maneiras de imprimir de um jeito sustentável, otimizado e consciente, utilizando o software PaperCut:

1. Utilize a Liberação de Impressão Segura para acabar com o desperdício

Durante o trabalho, as pessoas acabam se distraindo. Muitas vezes mandam imprimir um documento e depois esquecem de buscar o arquivo impresso, ou simplesmente ignoram por ter sido um engano.

Isso acaba gerando um desperdício de papéis. Como forma prevenção contra esse tipo de situação, a Liberação de Impressão Segura autoriza e libera impressões por meio de um cartão de identificação, login ou até mesmo via aplicativo de celular, tendo assim mais controle do que está sendo impresso.

Utilizando essa ferramenta, pode se economizar até 12% em papéis impressos, evitando erros que os levariam à lixeira.

2. Defina limites e restrinja o acesso à impressora

Com o Script de Impressão e de Dispositivo, você tem total controle sob as solicitações de impressões que serão enviadas pelos funcionários, podendo aprovar ou reprovar caso esteja dentro ou fora das normas e do orçamento.

Confira alguns recursos desta ferramenta:

  • Defina limites diários para impressões coloridas.
  • Atribua descontos para cópias e digitalizações.
  • Bloqueie os logins nos finais de semana.
  • Restrinja as contas selecionáveis.

3. Gere relatórios que mostrem o impacto ambiental e faça mudanças positivas

O PaperCut gera relatórios sobre as atividades da impressão, como resumos detalhados de usuários individuais ou também de equipes inteiras.

Os relatórios ambientais são os nossos favoritos, pois eles apresentam:

  • Quantas árvores compuseram a quantidade de papel que você consumiu.
  • Quanto CO2 foi emitido para fazer todo o papel utilizado na sua impressão.
  • Quanta energia foi utilizada para fazer o papel que você consumiu.

4. Mantenha-se atualizado com novas versões do PaperCut para poder usufruir sempre dos novos recursos ecológicos

Você pode usufruir de novos recursos de impressão sustentável em todas as versões do PaperCut.

Um ótimo exemplo é o recurso de alterar configurações do trabalho de impressão, que foi lançado na versão 18.2. Aqui é permitido que você escolha configurações mais conscientes para trabalhos que dependem de liberação para serem impressos, como por exemplo impressão preta e branca em vez de colorida.

E para ajudar, este recurso é acompanhado de pop-ups que mostram a economia de papel, emissão e também energia.

5. Configure taxas e permissões com pagamento para que os usuários pensem duas vezes

Cobrar taxas por impressão excessiva é uma forma de fazer com que o usuário reflita se é necessário imprimir o documento.

As permissões com pagamento servem justamente para fazer esse tipo de seleção. A princípio, o usuário tem a permissão de imprimir de forma gratuita, porém, dependendo da situação, começam a ser cobradas taxas para que a impressão seja liberada.

Dessa forma, você recupera os custos da impressão, além de desincentivar o desperdício.

Gostou de conhecer as maneiras sustentáveis de otimizar seu trabalho e evitar desperdícios? Entre em contato com a equipe da IBSolution, e aproveite para fazer uma demonstração interativa do PaperCut para revolucionar os processos de impressão da sua empresa.


A impressão está comprometendo a segurança dos documentos na sua empresa?

Como anda a segurança dos documentos na sua empresa? Com os crimes cibernéticos em ascensão, as empresas tornaram a segurança dos documentos uma prioridade, mas muitas ignoram uma grande vulnerabilidade: a impressora.

Um bom sistema de gerenciamento de impressão precisa garantir que tudo esteja conectado ao seu ambiente de TI de maneira segura e em conformidade, além da tarefa desafiadora de idealizar métodos para dificultar a criação de documentos falsificados.

Confira com a gente algumas das maneiras pelas quais a segurança pode ser comprometida no ambiente de impressão da sua empresa:

  1. Um sistema de acesso vulnerável: Para resolver este problema, toda a infraestrutura de impressão deve ser protegida, incluindo estações de trabalho, dispositivos móveis, nuvens, servidores e redes.
  2. Documentos deixados na bandeja de impressão: Se um documento está esperando para ser impresso, mas não é reivindicado, os dados contidos nele poderão ser vistos ou roubados por qualquer pessoa que passar por ele. Esse risco pode ser minimizado usando um sistema de liberação de impressão segura, forçando os usuários a se autenticarem na impressora antes que o documento seja impresso.
  3. Nenhuma proteção por senha: Dados sensíveis precisam de várias camadas de proteção. Se a sua impressora não possui um sistema de acesso com senha antes de enviar um documento, é provável que você ignore esta importante etapa, deixando os dados confidenciais vulneráveis ​​a roubos.
  4. Falta de um fluxo de trabalho de impressão: Quando você digitaliza um documento, precisa salvá-lo localmente antes de poder enviá-lo por e-mail ou armazená-lo na nuvem? Esta cópia local cria um risco adicional, especialmente se você esquecer de excluí-la quando terminar. Uma impressora que envia automaticamente seus arquivos para a nuvem ou para outra pessoa elimina essa etapa e esse risco.
  5. Impressão sem garantia e conformidade: Quando um documento é coletado da impressora, como podemos mantê-lo seguro? Várias tecnologias trabalham juntas para permitir a rastreabilidade e incentivar o comportamento correto do usuário como os registros de marca d’água e de auditoria de impressão.
  6. Falta de impressão móvel: Cada vez mais funcionários estão fazendo o trabalho de casa e da estrada, mas para muitas empresas, a impressão muitas vezes só pode ser feita no próprio escritório. De acordo com a IDC, 35% dos usuários de smartphones e 34% dos usuários de tablets não podem imprimir de seus dispositivos, mas querem. Para contornar isso, os funcionários devem enviar o documento para um colega de trabalho para que seja impresso, o que cria oportunidades adicionais para que seus dados sejam interceptados. Uma solução de impressão móvel não é apenas mais eficiente, é também mais segura.

Segurança no ambiente de impressão

Uma política de segurança de informações e de práticas recomendadas deve ter um conjunto abrangente de medidas para proteger o sistema de impressão.

Com o modelo de segurança de nossa solução baseada no premiado software PaperCut, você terá uma infraestrutura segura de impressão, protegendo e automatizando os fluxos de trabalho de impressão e garantindo uma saída de impressão segura com marca d’água, assinatura digital, trilhas de auditoria e relatórios completos de quem imprimiu e em qual dispositivos.

Garanta a segurança dos documentos da sua empresa e de seus clientes com a IBSolution. Solicite agora uma demonstração interativa da solução e apresentaremos em tempo real e tire suas dúvidas através de videoconferência.


Mulher mexendo em uma impressora multifuncional

Custos invisíveis das impressoras: entenda como economizar com impressão

Você sabe quais são os custos totais de propriedade de uma impressora? Entenda que uma das piores coisas para uma empresa é pagar as contas sem saber o que de fato está por trás dos custos invisíveis das impressoras.

Além disso, estamos enfrentando tempos difíceis e a economia é um pilar importante a se seguir em uma companhia. É muito importante saber quais são os custos e entender a fundo as finanças para que, no final, esses custos se tornem investimentos.

Vamos analisar a fundo o quanto se gasta com impressão de fato. Acompanhe com a gente:

  • Manutenção: Impressoras sempre te deixam na mão, não é mesmo? Por isso sua manutenção preventiva e proativa deve ser considerada nos gastos.
  • Compra de insumos: Quantas vezes você não enfrentou problemas para comprar papel, cartuchos, toner e afins? É sempre difícil prever os gastos e muitas vezes sempre falta nas horas em que você mais precisa.
  • Qualidade: Quantas vezes você teve que reimprimir (ou desistir de imprimir) um trabalho de impressão que ficou com péssima qualidade? A qualidade dos equipamentos sempre é um problema.
  • Compra de novos equipamentos: Impressoras são equipamentos que sempre precisam ser renovados, principalmente se forem muito usadas. Uma nova impressora pode ser um gasto pesado e muitas vezes você não está contando com esse gasto no orçamento do mês.
  • Assistência técnica: Você já contou quantos dias e quantos equipamentos, já ficaram parados por conta de manutenção e da falta de uma assistência técnica com uma equipe especializada?
  • Espaço físico: É necessário separar um espaço físico dentro da sua empresa para estocar o material comprado, as impressoras com mau funcionamento e as peças para manutenção.

Vamos separar então os custos invisíveis das impressoras pelas áreas de atuação (Insumos, Tecnologia, Equipe e Estoque) para entender como o gerenciamento deveria funcionar para prevenir custos excessivos com impressão.

Insumos

Um dos clássicos nos custos invisíveis são os insumos, pois, além de serem gastos constantes, muitas vezes, as equipes não têm uma política de controle no consumo de papel, tinta e materiais de escritório.

Uma solução plausível para este problema é um programa de conscientização dos colaboradores que coíba o gasto excessivo com os materiais. Outra solução é implementar uma cultura de gerenciamento digital de documentos e informações.

Tecnologia

A evolução tecnológica é um personagem importante nos custos das empresas, pois, por muitas vezes, pode não ser utilizada de forma correta, ou até mesmo nem utilizada. Acompanhar a tecnologia pode parecer caro no princípio, mas, na verdade, é uma economia a longo prazo para as empresas.

Um exemplo bem claro é o advento da internet que mudou muitas coisas nas comunicações das pessoas e empresas. Hoje em dia, se uma empresa não trabalha na rede, não tem site e participação ativa nas redes sociais, pode-se dizer que essa empresa está fadada ao fracasso.

Por outro lado, muitas empresas exageram e acabam adotando soluções e softwares que vão além do que elas precisam. O melhor é equilibrar, pesquisar e estudar cada problema e as tecnologias que podem solucionar de forma econômica e viável os desafios da empresa.

Equipe

Um dos custos invisíveis mais difíceis de enxergar é o tempo de trabalho que uma equipe gasta com atividades secundárias ou resolvendo problemas que não são de seu escopo.

Outros pontos a serem questionados são o excesso de burocracia para realizar processos e pedidos, o que acaba tomando muito tempo dos colaboradores. Além disso, há também o problema da alta rotatividade das equipes que necessitam de treinamento ou até mesmo da má gestão de processos e tempos, o que faz com que a empresa perca muito dinheiro com coisas que não importam tanto para o negócio principal acontecer.

Estoque

Um dos maiores desafios para as empresas são o estoque físico dos insumos. Imagine ter que dispor de uma sala ou de um galpão só para guardar materiais de impressão como papel, toner e cartucho de tinta?

Muito dinheiro se perde, pois, estes espaços poderiam ser ocupados com baias de computadores para abrigar mais colaboradores e produzir cada vez mais para a empresa.

Agora que você entendeu quanto dinheiro pode ser economizado ao terceirizar o seu parque de impressão, venha conhecer nossas soluções.
Solicite uma demonstração interativa de nosso software de gerenciamento de impressão, tire suas dúvidas e veja a solução funcionando em tempo real.


Qual a quantidade de papel economizado por sua empresa a cada ano? Descubra agora!

Papel é um assunto delicado e seu consumo deve ser monitorado nas empresas em todo o mundo, pois o impacto econômico e ambiental de sua exploração pode alterar o modo como vivemos e fazemos negócios. Por isso, é muito interessante saber a quantidade de papel economizado por sua empresa.

Para começar, vamos afirmar uma verdade evidente e contundente para depois discorrer sobre este tema.

O PaperCut MF e NG são úteis para reduzir a quantidade de papel que você usa no seu local de trabalho. Afinal, a vida sem um software de gerenciamento de impressão como o PaperCut MF significa lixeiras cheias de papeis impressos abandonados, atravancando o espaço em torno das multifuncionais. E isso é um pesadelo!

Jeremy, um dos responsáveis pelo setor de estatísticas da Papercut, calcula que economizamos mais de 750.000.000 folhas de papel utilizando recursos como o de liberação de impressão segura. Isso representa 80.000 árvores poupadas. Bacana, não?

Além disso, você sabia que há uma maneira útil de calcular exatamente a quantidade de papel economizado por não imprimir trabalhos de impressão abandonados? Sim, isso é possível com o Papercut!

Acesse nosso relatório sobre o impacto ambiental

Existe um relatório no PaperCut que mostra o número de páginas não coletadas, informando sobre o impacto ambiental de trabalhos de impressão inéditos.

O relatório “Unreleased Jobs Paper Saving” é repleto de insights interessantes e dados que mostram o seguinte:

  • Número de árvores que você preservou
  • Quantidade de CO2 que você poupou
  • Economia de energia de fabricação (convenientemente expressa como horas de lâmpada acesas)

Como encontrar seu relatório de papel economizado

No console de administração do PaperCut MF ou NG, vá para relatórios. Selecione a guia Ambiente no topo do software.

A última opção é “unreleased jobs paper saving“, ou “papel economizado por trabalhos de impressão não realizados”. Gere esse relatório e o número de páginas que você economizou por não imprimir trabalhos desprezados  será revelado.

E, se você estiver se perguntando sobre o impacto que a impressão NÃO está tendo sobre as árvores no mundo, lembre-se de que uma árvore produz mais de 8.000 folhas de papel.

Demonstração

Agora que você já sabe o quanto pode ser importante você ter um controle de papel economizado na sua empresa, que tal ver a solução funcionando em tempo real? Solicite uma demonstração interativa e nossa equipe a apresentará através de videoconferência (Webex).

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Fonte: PaperCut

Atualização PaperCut 18.3

Atualização do PaperCut para a versão 18.3

Novidades da atualização:


Integração do G Suite e do Cloud Identity

A versão PaperCut MF e NG 18.3 é uma ótima notícia para as organizações que utilizam o G Suite. A partir de hoje, essas organizações poderão sincronizar e autenticar usuários com o PaperCut MF e o NG.

A integração simplifica o processo de impressão para os locais de trabalho do Chromebook e do G Suite, permitindo que os usuários se autentiquem com suas credenciais do Google. Quando usados ​​em conjunto com o Mobility Print e o Scan to Google Drive do PaperCut, as organizações agora podem se beneficiarem de uma solução integrada de impressão, digitalização e cópia.

Este recurso está disponível para todos os níveis do G Suite for Education, além dos usuários do G Suite Enterprise e Cloud Identity Premium.

 

Atualização PaperCut 18.3 | Google G Suite

 

Principais novidades

  • Nova conexão LDAP segura do Google - Disponível para todos os clientes gratuitamente;
  • Autenticação com nome de usuário e senha em todas as interfaces;
  • "Faça login com o Google" disponível em Chromebooks com Mobility Print;
  • “Faça login com o Google” na interface da Web do PaperCut;

Pré-requisitos

  • LDAP client configurado no G Suite;
  • Certificado é gerado pelo Google (pode levar até 24 horas);
  • SSO precisa de um projeto de API no G Suite para ser compartilhado;

Observações

  • Não é necessário nenhum servidor on-premise;
  • Números de cartão / ID ainda não podem ser sincronizados (o Google está trabalhando nisso);
  • O G Suite Secure LDAP não usa autenticação de dois fatores;

Opções de grampeamento no software

Agora o PaperCut também funciona para grampeamento. Se o seu dispositivo for compatível e o software estiver atualizado, não precisará mais se preocupar com este trabalho!

Os usuários podem selecionar facilmente suas opções de grampeamento, e os administradores de sistema só precisam gerenciar uma fila de impressão do Find-Me.

Atualização PaperCut 18.3 | Grampeamento

Fabricantes suportados

  • Ricoh;
  • Toshiba;
  • Xerox;
  • Kyocera;
  • Riso;

Recomendações

Apoiamos as seguintes posições de grampo:

  • Canto superior esquerdo;
  • Canto superior direito;
  • Dois do mesmo lado;

Alteração nas configurações do trabalho de impressão em dispositivos Kyocera

A Kyocera se junta às fileiras de dispositivos permitindo que os usuários alterem suas configurações de trabalho de impressão no dispositivo.

Os usuários agora podem corrigir os erros cometidos ao solicitar seus trabalhos de impressão. Pediu muitas cópias? Altere-o no dispositivo. Cobrado para a conta errada? Fácil. Altere-o no dispositivo.

Além disso, eles verão o impacto ambiental que suas mudanças causaram. Ao contrário de outros softwares de gerenciamento de impressão, o PaperCut mostra instantaneamente aos usuários as economias de custo feitas pelas suas escolhas (por exemplo, da impressão frente e verso para a impressão em um lado), incentivando a mudança de comportamento e a impressão criteriosa.

SysAdmins também ganham novos superpoderes. Eles controlam exatamente o que pode ser mudado na impressora - portanto, não há jogo de cotas por estudantes ou funcionários maliciosos. Também esperamos melhorar a economia de custos.

Soa como uma pequena mudança, mas é um enorme tempo, custo e meio ambiente (e frustração) salvo. 😅

Atualização PaperCut 18.3 | Kyocera


Documentos pesquisáveis ​​com OCR

Agora, se tudo o que você precisa é criar documentos de texto de forma rápida e simples, não há necessidade de softwares de terceiros. Porque o PaperCut 18.3 inclui o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR). Você pode digitalizar seus documentos para PDF e torná-los pesquisáveis. Isso é incrível!

Ativação do recurso

  • É simples. Basta configurar uma nova Ação de Verificação e escolher um formato de arquivo OCR;
  • O sistema verificará o PUA ao selecionar um formato de arquivo OCR;
  • Os administradores configuram a ação de verificação para fornecer ao usuário a escolha de até três tipos de arquivo no MFD;

Pré-requisitos

  • Versão 18.3 - Percolator;
  • Ativação do PUA;
  • Firewall do cliente (bi-directional);
    • ocr.cloud.papercut.com
    • Port: 443

Próximos passos

  • Rodar automaticamente, despeckle, deskew;
  • Melhorar a formatação e layout do DOCX;
  • Suporte de idioma (apenas em inglês para vs.18.3);
  • Metadados aprimorados;

Melhorias

Job ticketing

Novidades:

  • Contagens de páginas e custos para documentos PDF;
  • Scripts de produto (semelhante a Scripts de impressão) para preços personalizados;
  • Opção de licença para clientes menores;

Arquivos e informações importantes:

  • O custo precisa ser adicionado aos produtos existentes;
  • Os custos são definidos no nível de opções;
    • Estoque de Papel
    • Campos personalizados
    • Acabamento

Solicitações

  • Permissão para que os usuários façam pedidos sem fazer upload de arquivos
  • Exemplos:
    • Cartão de visitas
    • Papel Timbrado

Atualização PaperCut 18.3 | Job Ticketing

SHA2 - Konica Minolta

  • A indústria está mudando dos certificados SHA1 para SHA2;
  • Mais clientes estão procurando mudar para SSL com seus embarcados;
  • Uma nova porta esta sendo inserida- Porta 9195;
  • Usado para todos os novos dispositivos de configuração iOption;

Ativando Find Me Printing

Atualização PaperCut 18.3 | Job Ticketing


Conclusão

Enfim, essa nova atualização comprova mais uma vez o compromisso que o PaperCut tem de evoluir, visando sempre a melhor experiência de seus usuários.

E você, o que achou dos novos recursos do software? Sua opinião é muito importante para nós.


Demonstração

Muito bacana, não é mesmo? Agora, que tal agora ver esta solução funcionando em tempo real? Solicite uma demonstração interativa e nossa equipe a apresentará através de videoconferência (Webex).

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impressão e cópias discução sala de reunião finanças gastar menos

Você sabe quanto gasta com impressão e cópias na sua empresa?

Você já conhece o conceito de custo invisível, principalmente relacionados à impressão e cópias?

  • Sabe quantas impressões um determinado funcionário da sua empresa realizou?
  • Sabe se é possível descobrir quanto se gasta com papel em um departamento específico?
  • Quer saber como levantar o consumo de impressões e/ou cópias das filiais de sua organização?

Poucas empresas tem controle de quanto realmente gastam com impressão e cópias, ou sabem o custo por página impressa ou copiada. Existem custos mais diretos, tais como: papel, toner, kit manutenção (cilindro, fusor, drum, etc), custo do ativo impressora ou multifuncional, custos de manutenção, energia elétrica, etc.

Além disso, o ato de imprimir exige uma série de outros custos que estão escondidos na operação tais como: descontrole da gestão do ambiente, tempo utilizado para comprar suprimentos de maneira geral, levantamentos manuais através de funcionários, falta de conscientização ambiental, etc.

Muitas vezes é possível até mensurar alguns destes gastos, mas a velocidade para obtê-los e recursos utilizados tornam inviável e portanto não se faz. Essas e outras variáveis demandam capital, tempo gasto com processos, pedido de compras e manutenção corretiva dos equipamentos. O custo de operação de uma impressora é muito maior do que o que está na etiqueta de venda na loja.

A IBSolution ajuda a sua empresa a obter o controle do seu parque de impressão com o PaperCut. Com ele é possível descobrir muito mais do que apenas o consumo de impressão e cópias.

Software líder em bilhetagem e gerenciamento de impressão, o PaperCut consegue obter informações avançadas, gerar estatísticas e enviar relatórios periódicos para seus gerentes.


Você oferece serviço de impressão terceirizado?

Visão para quem tem parque de impressoras terceirizadas e portanto pagam suas impressões e cópias por página, ou seja, alugam impressoras e multifuncionais com empresas que prestam serviços de outsourcing de impressão e ao final do mês tem somente o custo total ou na melhor das hipóteses apurado por dispositivo (impressora ou multifuncional).

Estas empresas lhes cobram preços diferentes para impressões: A3, A4, mono, color, etc.

Pelo menos neste caso, os custos diretos totais sua empresa possui.

A solução

Implementando o PaperCut – software de gerenciamento, controle e bilhetagem de impressão e copias, é possível inserir o custo que lhe é cobrado de cada papel impresso na área de impressão e cópias.

Se for o caso diferentes custos para diferentes dispositivos e/ou tamanhos, características fique tranqüilo por que é totalmente possível. Em todas as ações de impressão e copias serão registrados no banco de dados do software quem fez, o que fez , quando fez, quantidade de paginas, etc.

O PaperCut possui mais de 100 relatórios em formato PDF, CSV e HTML:

  • Por usuário
  • Por departamento
  • Por dispositivo
  • De impacto ambiental
  • Os quais possibilitam a gestão do ambiente e controle dos custos. Você terá tudo em detalhes.

Benefícios adicionais

Além de poder controlar tudo é possível reduzir o custo de impressão e cópias entre 20% e 40% dependendo do ambiente da gestão.

Parametrizando o software para dar cotas restritivas por usuário e/ou departamento com certeza fará com que reduza o numero de impressões e copias.

Usuários com cotas terão a tendência de usar a impressão de forma responsável. As cotas poderão ser diárias, semanais, mensais. Terminou a cota. Tem que solicitar ao gerente por que pode ser parametrizado para não imprimir ao final de cota. Parametrizando o software com alguns dos vários filtros com certeza fará com que reduza o numero de impressões. Alguns exemplos :

  • Impedir que trabalhos acima de um determinado numero de paginas sejam impressos em impressoras lentas e com custo pagina mais caro.
  • Impedir que trabalhos que tenham no nome do arquivo por exemplo “currículo” sejam impressos.
  • Impedir que um determinado usuário imprima arquivos de uma determinada extensão por exemplo HTML, ou seja paginas de internet.
  • Impedir que trabalhos acima de um determinado tamanho de arquivo seja impresso.
  • Forçar usuário sempre imprimir mono, mesmo que o trabalho seja color.
  • Forçar usuário sempre imprimir duplex, quando o dispositivo permitir
  • Impedir que seja impresso um determinado documento novamente antes de um período estipulado.( esqueceu que imprimiu e mandou de novo)
  • Limitar numero de copias de arquivos impressos.

Haja visto que, parametrizar a marca d’agua em todas as paginas ou somente na primeira folha do documento , seja no rodapé ou no cabeçalho com nome do usuário, nome da estação, etc vai fazer com que usuários que mandam imprimir e não vão buscar deixe de fazer por que as paginas que ficarem ao lado da impressora poderão ser rastreadas. Além disto, será mais fácil identificar trabalhos esquecido por muito tempo ao lado da impressora. Por fim informar que usuários estão sendo monitorados do ponto de visto de impressão e copias com certeza fará com que estimule-se o uso responsável e portanto será reduzido o numero de impressões.


Sua empresa gerencia o parque de impressão?

As empresas que possuem parque próprio ao instalar o PaperCut terá diretamente os benéficos de redução do custo de impressão apresentado acima.

Além disto, todas as informações , através dos vários relatórios de quantidade e tipo de impressão que o Papercut fornece será base para calculo do custo de impressão e copia total.


Conclusão e Discussão

E você, sabe quanto gasta com impressão e cópias dentro da sua empresa? Em termos de porcentagem, quanto é a participação das impressões dentro da planilha de custos de sua empresa?

A IBSolution acredita PaperCut é a melhor opção para obter dados de impressões e cópias, além de possibilitar economias reais.


Demonstração

Muito bacana, não é mesmo? Agora, que tal agora ver esta solução funcionando em tempo real? Solicite uma demonstração interativa e nossa equipe a apresentará através de videoconferência (Webex).

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Embarcação do PaperCut com dispositivos Samsung

O PaperCut MF oferece integração com dispositivos multifuncionais Samsung XOX-E, permitindo o rastreamento, cobrança e faturamento de cópias, faxes e digitalizações "off the glass". A solução PaperCut MF utiliza os recursos do dispositivo Samsung para fornecer aos usuários da copiadora portátil (MFD) o mesmo conjunto de recursos avançados fornecidos pelo software de controle de impressão da PaperCut. Esses incluem:

  • Monitoramento e controle da fotocópia, digitalização, envio de fax e impressão no dispositivo a partir do armazenamento do dispositivo e unidades USB
  • Ativação de cotas, cobrança, alocação e registro de saída
  • Alocação de todos os tipos de trabalho para contas / departamentos / centros de custo / projetos
  • Autenticação de cartão de proximidade / swipe opcional no dispositivo através de leitores USB suportados
  • Liberando trabalhos de impressão de uma fila de espera / liberação (impressão segura)
  • Acesso e controle baseados em grupo para o dispositivo, incluindo cópia colorida
  • Autenticação de usuário final incluindo integração com ambientes de logon único corporativo, como Active Directory, Open Directory, eDirectory, LDAP e outros

Relatórios e gestão consolidados

Gerenciamento e relatórios consolidados em formatos resumidos ou detalhados estão prontamente disponíveis no clique de um botão para todas as cópias e impressões em toda a sua frota:

  • Por dispositivo (impressoras e copiadoras)
  • Por usuário
  • Por conta compartilhada (cliente, departamento, corpo docente)
  • Por localidade
  • Por data e hora / período
  • Por impacto ambiental

Bilhetagem por cópias

  • Carregar diferentes tipos de cópias em taxas diferentes
  • Todo o uso relatado nos registros do PaperCut
  • Opcionalmente, limite a quantidade de cópias que os usuários podem executar

Rastreamento por fax e scanner

  • Acompanhar a digitalização para e-mail ou para um arquivo
  • Acompanhar o envio de faxes
  • Modelo de custo por página simples ou modelo de custo com duas camadas para descontos de volume
  • Todo o uso relatado nos registros do PaperCut
  • Filtrar registros de tarefas para exibir apenas trabalhos de cópia, fax ou digitalização

Integração de impressão do Find-Me

Também conhecido como "Find Me" ou "Pull Printing", a impressão Find Me permite que os usuários imprimam em uma única fila global virtual. Eles podem então caminhar até, fazer logon em qualquer dispositivo gerenciado Papercut e ter seu trabalho de impressão impresso no local.


Autentificação integrada

  • O PaperCut MF utiliza a infra-estrutura de login único existente, permitindo que os usuários façam login com o mesmo nome de usuário e senha usados em qualquer outro local da rede. Não há necessidade de lembrar e manter vários logins!
  • Integra-se com os ambientes de logon único existentes, tais como:
  • Microsoft Active Directory
  • Apple Open Directory
  • Novell eDirectory
  • Outros ambientes LDAP, NIS ou POSIX
  • Opcionalmente autenticar usando números de identificação convenientes e PINs opcionais para segurança extra

Consistência

A solução Samsung MFD é desenvolvida pela equipe de desenvolvimento da PaperCut Software. Isso significa que a interface da copiadora é consistente com a outra interface de usuário do PaperCut; Os usuários só precisam aprender um sistema e um conjunto de terminologia.


Integração

PaperCut MF é uma solução única onde o controle de impressão e copiadora são todos gerenciados em um sistema. Os usuários têm uma única conta e os administradores têm o mesmo nível de relatórios e administração para todos os serviços.


Experiência perfeita do usuário

  • Fornecer aos usuários as mesmas opções de seleção de conta que eles usam para impressão em desktop
  • Se o acesso à conta compartilhada for concedido, os usuários terão a opção de selecionar contas de uma lista ou usar um PIN
  • Controle o acesso a contas usando grupos do Active Directory

Dispositivo suportados

Integração é suportada para todos os A3 e A4 Samsung MFPs com XOA-E 1.10 ou posterior, incluindo o seguinte:

  • C2680FX
  • CLX-8385 NX
  • CLX-8640/8650 ND
  • CLX-9201/9251/9301 NA
  • CLX-9250/9350/9252/9352 ND
  • SCX-5835 NX
  • SCX-6545/6555 NX
  • SCX-8030/8040 ND
  • SCX-8128 NX
  • SCX-8230NA, SCX-8240NA
  • K4250RX
  • K4300LX / K4350LX
  • K7400LX / K7500GX / K7600GX
  • M4370LX, M5370LX
  • M4080FX, M4580FX, M4583FX
  • X4220RX
  • X4250LX, X4300LX
  • X7400LX / X7500GX / X7600GX

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Atualização do PaperCut para a versão 17.1

Atualização do PaperCut para a versão 17.1

Com algumas melhorias pequenas, porém impactantes, esta versão concentra-se em limitar os riscos de segurança que podem ocorrer durante a impressão, aumentando a responsabilidade pela saída impressa e tornando o gerenciamento de impressão muito mais inteligente.


Marca de água completa para aumentar a segurança de impressão

Proteger o seu ambiente digital não pára quando um documento foi impresso. E enquanto os regulamentos e políticas podem ser colocados em prática, as etapas para mudar o comportamento do usuário além da impressora precisam ser considerados também. Este é o lugar onde o watermarking e as assinaturas digitais podem ser valiosos, porque ajudam proteger a vida do original depois que estêve imprimido.

Partindo de consultas e solicitações de um número ou clientes governamentais, nesta versão nós fizemos melhorias em nossa marca de água existente e recurso de assinatura digital, incluindo Full Page Watermarking, ajudando a organização a empurrar o valor de assinaturas digitais ao limite.

A marca d'água e as assinaturas digitais fornecem responsabilidade e rastreabilidade a documentos impressos para evitar a violação acidental ou deliberada de dados sensíveis após a impressão de um documento. Foi provado ser um mecanismo eficaz para mudar o comportamento do usuário, lembrando-os de ter cuidado ao deixar documentos sensíveis ao redor.


Os aprimoramentos de segurança na Web colocam a segurança do PaperCut em um nível de tempo alto

A PaperCut sempre teve uma forte posição em relação à segurança e assegurando que nos mantemos alinhados com as melhores práticas de segurança, inclusive estabelecendo novos padrões de segurança no gerenciamento de impressão. Os dias são numerados onde é até uma organização para escolher se protegerão seu ambiente. Em 2018, as organizações europeias poderão sofrer multas de até 20 milhões de euros ou 4% do seu volume de negócios global em caso de violação de dados no âmbito do Regulamento Geral de Protecção de Dados (GDPR). Nos Estados Unidos, todas as organizações governamentais são obrigadas a seguir diretrizes de segurança rígidas, incluindo o uso do HTTP Strict Transport Security (HSTS).


Reduzir os gargalos do servidor de impressão Web ao imprimir várias cópias

Nossa última atualização do servidor de impressão da Web altera o comportamento de solicitações de aplicativos de terceiros para várias cópias de um único trabalho. Todas as cópias serão agora impressas como um único trabalho, melhorando o desempenho do sistema ea experiência do usuário.

Para SysAdmins e Gerentes de TI, isso reduz a carga nos servidores de impressão de aplicativos e da Web com menos criação de arquivos de spool e tráfego de rede. Para usuários finais, significa menos tempo de espera ao liberar um trabalho e minimiza a confusão apresentando somente um trabalho de impressão na estação de lançamento.


Segurança acrescida para dispositivos partilhados através da autenticação avançada de utilizadores da Mobility Print

Para ajudar a fornecer segurança extra em dispositivos compartilhados A Impressão de mobilidade agora permite o forçamento opcional de autenticação para cada trabalho impresso, independentemente do usuário ou dispositivo. Quando o Mobility Print foi lançado como parte do 17.0, a opção padrão era autenticar "por dispositivo", o que significava que os detalhes do usuário eram lembrados para o dispositivo de onde eles estavam imprimindo. Recentemente, adicionamos uma segunda opção de autenticação, que é a autenticação "por tarefa", o que significa que os detalhes do usuário precisarão ser digitados novamente para cada trabalho de impressão, quando impresso em uma impressora que tenha essa opção ativada.

Esta nova opção dá aos administradores a capacidade de aplicar este modo de autenticação de segurança mais elevada numa base por impressora, pelo que pode ser definido apenas para as impressoras disponíveis num dispositivo partilhado, como comprimidos ou iPads. Ele também irá garantir que os usuários corretos estão sendo associados a seus trabalhos, mesmo se um usuário acidentalmente permanecer conectado em um dispositivo compartilhado.

Nota: Este recurso não é suportado em dispositivos Windows.


Restringir o acesso da impressora através da impressão de mobilidade baseada em sub-redes

Elimine qualquer confusão potencial e facilite aos usuários a seleção da impressora mais apropriada para eles através da filtragem de sub-redes.

Ao restringir o acesso a impressoras para usuários e grupos especificados ou em vários sites e locais, somente as impressoras disponíveis na sub-rede especificada serão exibidas.

Foram incluídas instruções detalhadas no Centro de Ajuda do Mobility Print para ajudar na configuração de filtros de sub-rede.


Mobility Print agora é suportado por servidores de sites off-line

A simplicidade ea versatilidade do Mobility Print agora são suportadas com o failover contínuo dos Servidores de Site. Não só os usuários podem escolher e liberdade para imprimir a partir de qualquer dispositivo está à sua disposição, SysAdmins pode ter a confiança de que sua rede Mobility Print estará sempre disponível ao usar Servidores de Site.

Estendendo a integração entre servidores de sites on-line e impressão de mobilidade, suporte de modo offline foi adicionado para fornecer redes utilizando mobilidade Imprimir a disponibilidade contínua de recursos de impressão fornecidos por servidores de site.


Configuração de Secure Print e Find-Me aprimorada

Para os usuários do PaperCut MF, fizemos melhorias na impressão protegida e na impressão do Find-Me para diminuir o tempo de configuração, aumentar a conscientização de configurações imprecisas e fazemos isso com total compatibilidade com versões anteriores, independentemente do seu ambiente atual.


PaperCut MF com digitalização integrada em dispositivos Ricoh SDK / J

O aplicativo PaperCut MF em dispositivos Ricoh SDK / J (Java) foi certificado pela RiDP e agora inclui a Digitalização Integrada.

Agora, com o Integrated Scanning e uma interface moderna e intuitiva em dispositivos Ricoh Java, o PaperCut MF oferece uma experiência de usuário final perfeita no painel MFD. As novas Acções de Digitalização pré-configuráveis garantem a digitalização segura de documentos nos dispositivos Ricoh SDK / J integrar-se-ão sem esforço nos processos empresariais existentes.

Mantenha-se atento para a Digitalização Integrada em dispositivos Ricoh SOP em breve com PaperCut MF no final de 2017.


PaperCut MF para a nova linha HP de MFPs e leitores de cartões com otimização de segurança

Após o recente lançamento da nova linha de impressoras multifuncionais HP com recursos avançados de segurança, trabalhamos em estreita colaboração com a HP para garantir que o PaperCut MF oferece uma experiência de usuário segura e consistente. A facilidade de uso do painel de controle touchscreen grande na LaserJet Enterprise MFPs complementa a qualidade e experiência sem costura do PaperCut MF.

PaperCut MF também suporta os mais recentes leitores de cartões lançados pela HP, leitor universal de cartões de proximidade USB HP (número de produto X3D03A) e RF IDeas RDR-805H3AKU. Até quatro tipos de cartões podem agora ser configurados na interface Web PaperCut Admin.

Começamos também a trabalhar em uma nova construção PaperCut MF para a HP, portanto fique de olho para que isso seja lançado em 2017. Construído de baixo para cima, esta versão aproveitará a plataforma OXPd da HP para trazer todas as funcionalidades mais recentes do PaperCut MF para a HP MFP, incluindo a digitalização integrada.


PaperCut MF nos novos multifuncionais Xerox VersaLink e AltaLink

Para o que foi o maior lançamento de produtos na história da Xerox, nosso foco rapidamente se voltou para garantir que a PaperCut MF fosse suportada na mais recente gama de dispositivos ConnectKey. A versatilidade e escalabilidade do PaperCut MF complementam o VersaLink da Xerox (projetado para pequenos grupos de trabalho e equipes distribuídas) ea série Xerox AltaLink (projetada para grupos de trabalho maiores e volumes de impressão) proporcionando uma experiência de usuário final perfeita.

Fique de olho no PaperCut MF com a digitalização integrada em multifuncionais Xerox que chegarão no final de 2017.


Demonstração

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Novo e notável - Melhoria e correções em PaperCut 17

Confira com a gente todas novidades do Papercut.


Novidades

  • Impressão por mobilidade BYOD simplificada
  • Um novo design de interface do usuário moderno na web do administrador
  • PaperCut MF sobre Toshiba e Epson agora com Scanning Integrado
  • Atualização do PaperCut MF em dispositivos Xerox e Canon
  • Acesso direto (copia anônima) da copiadora para convidados em Sharp e Kyocera usando PaperCut MF
  • Guias de Início Rápido para Educação, Negócios e Profissionais
  • "Whitepaper" de segurança que fornece as últimas novidades em segurança de gerenciamento de impressão

Correções

  • Melhorou o layout da coluna Destino na página Dispositivos> Ações de digitalização.
  • Corrigido um problema ocasional causando o falha do servidor de aplicativos quando os comandos do servidor estão sendo usados.
  • Imprimir arquivos de log agora será mantido por 30 dias, em vez de 1 dia.
  • A página Detalhes da impressora que exibiu incorretamente o status de toners com níveis baixos como "Desconhecido", agora exibe o status como "Alguns".
  • Corrigido um problema na página Agendamento / Relatórios de E-mail, fazendo com que a caixa suspensa Tipo ficasse oculta.
  • Corrigido um problema que faz com que as importações do banco de dados falhem após a atualização do PaperCut versão 14.x para 16.x ou superior.
  • Bancos de dados Oracle e PostgreSQL: corrigido um problema que faz com que os backups falhem quando o banco de dados contém uma tabela não-PaperCut.
  • Usuário interno: corrigido um problema que faz com que o e-mail de confirmação de registro do usuário ocasionalmente não seja enviado.
  • Controladores de impressora PCL6: Corrigido um problema ocasional que impedia a impressão de documentos com uma imagem.
  • Tipo-3 Driver de impressora universal: Corrigido um problema ao imprimir a partir do Windows 10 com um Windows Application Server, que criou 2 logs de trabalhos de impressão (cancelados e impressos) para 1 trabalho de impressão. (Desde 16.0.2).
  • Driver RISO ComColor FW5230 PostScript: Corrigido um problema que detectou incorretamente e carregou um trabalho de impressão em escala de cinza como cor.
  • Site Server: Corrigido um problema quando, após um período de estar offline, o Release Station em um Site Server falharia ao enviar detalhes de auto-associação de cartão para o Application Server.
  • Aprimoramento de desempenho: Otimizado o Application Server para liberar recursos do sistema (threads) mais rapidamente após um período de atividade de carga de pico.
  • Corrigido um problema que permitia que alguns usuários que não eram SysAdmins pudessem baixar arquivos de diagnóstico.
  • Maior segurança para reduzir a vulnerabilidade a ataques baseados em XML.
  • "System Health interface":
    • "UptimeHours" agora é exibido como um valor decimal (por exemplo, 2 horas e 30 minutos é exibido como 2.5).
    • Melhorou a forma como o número de compilação é relatado.
  • Corrigido um erro ao clicar em Usuários / Grupos> Ações do usuário em massa.
  • Arquivamento de Impressão: corrigido um problema que faz com que a visualização não esteja disponível ao usar alguns drivers PCL6 (desde 17.0.2).

Melhorias de desempenho

  • Aumento da velocidade de inicialização do serviço "Aplication Server".
  • Melhor desempenho ao importar usuários do LDAP Active Directory.
  • Estabilidade do servidor de aplicativos aprimorada em ambientes de impressão da Web com grandes grupos de usuários e muitas impressoras.
  • Desempenho aprimorado do URL de integridade (System Health) do sistema relacionados ao dispositivo.
  • Melhor desempenho do banco de dados para evitar que o Application Server falhe em ambientes com um grande número de dispositivos embarcados.

Demonstração

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