4 dicas para gerenciamento de documentos em 2017

O mercado de gerenciamento de documentos continua mudando. As práticas que antes eram consideradas essenciais em diversas regiões do mundo, em alguns casos, se tornaram obsoletas. Novas aplicações surgem, como planos de recuperação de desastres ou custos reais de impressão de cópias impressas, entre muitas outras. Indicamos a seguir, as 4 dicas para armazenamento e gerenciamento de documentos em 2017:

1. Implementar fluxosa de trabalgo de documentos digitais

Para aguentar a concorrência do mercado, as empresas estão constantemente sob forte pressão para produzir de forma mais eficiente e rentável. O processamento de documentos desempenha um papel importante aqui.

De acordo com AIIM, 25% das organizações no mundo, produzem um fluxo crescente de documentos em papel. E de acordo também com um estudo recente da IDC, 39% de todos os processos empresariais ainda PRECISAM de documentos impressos. Apesar da maioria das organizações já terem integrado alguma tecnologia em seu fluxo de trabalho, ainda existem usos de práticas desatualizadas e isso pode resultar em processos fadados ao erro.

A dependência de fluxos de trabalho manuais e o intensivo consumo de papel podem criar sérios problemas e lacunas na segurança. A terceirização das soluções de serviços de impressão gerenciados, bem como a automação de processos de negócios, podem auxiliar na automação de documentos e, eventualmente, otimizar as operações do escritório.


2. Prepare-se para eventos imprevisíveis e desatrosos

No mundo, há um aumento contínuo e regular de desastres naturais e outros eventos imprevisíveis (como incêndios por exemplo). Se preocupar com a execução de processos adequados de recuperação é essencial para a continuidade das atividades da empresa, principalmente para proteger os ativos críticos de negócios.

De acordo com a Federal Emergency Management Agency, 60% de todas as empresas não estão testando seus planos de recuperação de desastres, de 40% a 60% não reabrirão após um desastre e 25% das empresas estão falindo no prazo de um ano após o evento.

Testar todos os planos de contingência em uma base regular para permitir que as empresas sejam flexíveis e se ajustem às mudanças de condições ou desafios imprevisíveis é uma prática recomendável para 2017.


3. A informação é um ativo empresarial

De acordo com o autor do livro Information Governance: Concepts, Strategies, and Best Practices, Robert F. Smallwood, cerca de 90% das informações existentes foram geradas nos últimos 2 anos, mas apenas cerca de um quarto dessas informações é considerado um grande trunfo.

Há uma grande oportunidade para alavancar esses dados através de programas eficazes de governança da informação (IG). Uma estrutura que gerencia informações ao longo de todo o ciclo de vida do documento ajudará a empresa a atingir seus objetivos e exigências legais, auxiliará também a evitar os riscos de proteção de dados. Alguém de confiança dentro da corporação deve ser nomeado responsável por esse processo e também se tornar uma espécie de embaixador interno, promovendo o valor competitivo de boas informações acionáveis.


4. Avalie o Custo Total de Propriedade (TCO) de sua impressão 

Muitos processos mudaram na indústria de impressão, mas ainda existe um: as empresas geralmente se concentram em determinar o custo por documento impresso, no entanto, isso representa apenas uma pequena porção do custo real do ciclo de vida do documento.

Os resultados revelam que as empresas gastam mais de 20% do que é necessário, porque não estão considerando problemas como obsolescência, excesso de estoque ou custos de postagem.

Recomenda-se então, contratar a IBSDocs para gerenciar os documentos da sua empresa, pois trazemos muitos benefícios operacionais com foco nos custos totais e na eficiência. Saiba como se tornar um canal da IBSDocs e otimize a produtividade da sua equipe com nossas soluções.

Fonte: IBSDocs


O importante esquecido

Documento, o maior legado de uma empresa.

Documento é o ínicio e o resultado de uma série de interações entre empresas e clientes. Ainda assim, mesmo com tanta importância, o documento é esquecido e perdido entre fitas ou dvds de backup, diversas contas diferentes de armazenamento em nuvem, e-mails, sms, arquivos com nome versão final 1 e versão final 2, centenas de diretórios, subdiretórios de subdiretórios com nomes estranhos que nem fazem mais sentido pra você. E isso só piora quando uma empresa aumenta de tamanho.

Aproveitando o ensejo cômico mas trágico: jamais coloque "versão final" em um documento. É como abrir um buraco negro. O final de verdade nunca chega, o tempo parece passar mais rápido e o tamanho do arquivo só aumenta. E você se sente mais velho: já lançaram um foguete doméstico para Marte e você ainda está fazendo a versão final 5 da apresentação institucional. A dica é: considere que um documento é seu amigo e ele jamais gostaria de ganhar um apelido terminal.

Para um documento nascer, levam horas, dias, semanas, meses e até anos, desenvolvidos por uma ou mais pessoas, mas esquecidos tão rapidamente quanto um simples plugar e desplugar de um pendrive. Isso precisa mudar.


Custa tempo e dinheiro

Documento precisa de atenção: nome de arquivo correto, diretório pertinente, tag indexável, permissão de escrita ou visualização, permitir a recuperação da informação, documentar atualização, não deixar o colega duplicar arquivos e deixar a versão mais antiga... isso dá muito trabalho. Não temos tempo. E se um sistema pudesse fazer isso tudo de forma transparente? Fluxo de documentos padronizados, em formato de processos, deixando tempo livre para focar no conteúdo de fato ou no negócio da empresa em si. Seria bom.

A IDC publicou dados interessantes sobre documentos em uma empresa média estadunidense:

  • São feitas 19 cópias para cada documento físico
  • Custa U$ 250 para recriar cada documento perdido
  • Um arquivo físico comporta até 2.500 folhas por gaveta.
  • Um simples CD pode armazenar até 13.000 páginas de documentos.

Documento tem custo. Existe um sistema que pode reduzir custos e padronizar processos documentais.


Digitalização e Processos Documentais

O primeiro passo certamente é colocar um vaso de flores no lugar do seu arquivo empoeirado. Olhe para seus documentos físicos e pergunte: isso pode ser digital? Se a reposta for sim, escaneie e recicle o papel. Pronto! Grite para todos os colegas de trabalho ouvir:  "A partir de hoje, nesta empresa tudo será digitalizado!"

O segundo passo é sistematizar o processo de digitalização e fomentar isso através de políticas. O IBSGED faz exatamente isso. Dá pra criar um processo de RH "cadastro de novo funcionário", por exemplo, com processo padronizado, desde a digitalização dos documentos, indexação e armazenamento. Por segurança e evitar duplicidades, os documentos não ficam no computador dos funcionários. São acessados pela web, dependo do departamento do funcionário e nível hierárquico.


Só benefício!

Com o IBSGED (GED significa Gerenciador Eletrônico de Documentos) você facilmente gera, controla, armazena, compartilha e recupera informações existentes em documentos de forma ágil e segura via navegador web. Todo o processo (digitalização e classificação de documentos) pode ser feito dentro de sua própria empresa, minimizando riscos com extravio de documentos ou acesso de terceiros às informações confidenciais de sua empresa.

Alguns benefícios:

  • Processos eletronicamente validados, eletronicamente auditados e acompanhados;
  • Agilidade em seu dia-a-dia;
  • Necessidade mínima de treinamento para operacional;
  • Documentos sempre atualizados para todos que precisarem de acesso;
  • Redundante e seguro;
  • Sem necessidade de manter espaço físico;
  • Guarda de documentos eterna.

Quanto custa? Demora pra instalar?

Adquirir o IBSGED é fácil. A implementação é mais fácil ainda. É oferecido como um serviço e cobrado mensalmente em contrato, sem precisar comprar equipamento nenhum, diluindo seus investimentos. Você paga apenas uma mensalidade e terá direito a todos os recursos do IBSGED, sem custos com implantação, treinamento e manutenção.

Solicite soluções específicas para criar ou otimizar o fluxo de documentos. Conheça os casos de sucesso da IBSolution de empresas que usam IBSGED todos os dias. Consulte nossos especialistas em processos documentais.


Documentos digitais acessível em qualquer dispositivo

Solução Para Arquivo de Documentos

Um arquivo organizado e bem estruturado minimiza o risco de surpresas desagradáveis com os documentos. Mas não está protegido de qualquer imprevisto. Esse é um assunto que exige uma ação preventiva dos gestores para que seu departamento obtenha segurança e eficiência da informação. A solução atual mais completa, que atende essas necessidades de forma eficiente e eficaz é a implantação de um gerenciamento eletrônico de documentos.

Nenhum profissional deve colocar em risco sua tarefa por mau armazenamento de papéis e documentos.

Escritórios de advocacia, gestores de departamento jurídico, advogados e profissionais de áreas correlatas podem usufruir dos benefícios obtidos com uma gestão eletrônica de documentos. A implantação desse sistema de gestão é de baixo custo e auxilia na redução de custos, por exemplo:

  • Reduz custos com armazenamento físico;
  • Evita extravios e copias duplicadas de documentos;
  • Reduz desgaste dos documentos (por mau armazenamento ou grande fluxo de manuseio);
  • Reduz o espaço físico destinado ao arquivo de papéis.

Disponível com dispositivos desktop notebook tablet e smartphoneUtilizando software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), seus documentos de casos e processos estarão fáceis para visualização, atualização, controle e sempre acessíveis. Documentos uma vez digitalizados, indexados e armazenados no sistema de gestão, sempre estarão acessíveis para consulta de qualquer dispositivo (notebook, desktop, smartphone ou tablet) conectado à internet.

Os softwares de GED proporcionam uma melhor gestão, controle, armazenamento, compartilhamento de documentos de forma ágil e segura via web, ou seja, os documentos capturados por essa ferramenta permite que o usuário habilitado através de seu login e senha, classifique os documentos armazenados e os mantem disponíveis para consulta on-line, podendo ser acessado a partir da internet de qualquer lugar do mundo.

Seus documentos não precisam passar por mãos de empresas terceirizadas para a digitalização e classificação de documentos. Tudo pode ser feito dentro de seu departamento, mantendo suas informações confidenciais e seguras, com o software de GED.


Trazer tudo isso a sua realidade

Documentos digitais acessível em qualquer dispositivoTodo aquele espaço físico que seu escritório ocupa para o armazenamento de papel em arquivos pode diminuir significativamente ao implantar a gestão eletrônica de documentos, tornando este local útil para outras finalidades.

Sabemos que o arquivo de determinados documentos originais necessitam que sejam mantidos, não possibilitando a extinção do arquivo físico por completo, porém a agilidade do compartilhamento das informações contidas nesses documentos através das ferramentas dessa plataforma, proporciona eficiência ao desenvolver suas atividades. Compartilhe, mas de forma segura!

O fluxo de papeis diminuirá. Com mesas limpas, suas tarefas serão desenvolvidas com mais organização, rapidez, segurança e eficiência. Encontramos um artigo em portal reconhecido sobre produtividade no trabalho que compartilha da nossa visão.


Obter modernização e competitividade

Sua rotina de trabalho ganha um diferencial e potencializa a agilidade de suas tarefas optando por esse sistema. O envio, conferencia e atualização de seus documentos estarão acessíveis a você em qualquer situação que necessitar, bastando um simples acesso via web.

Essa modernização em sua rotina administrativa permitirá que outras ocupações ganhem sua atenção e tempo, já que dessa forma estará minimizando o trabalho de organização física de documentos.

A chance de possuir esse sistema está disponível a um custo acessível e garantia de sucesso na organização e gestão de seus documentos. Diferenciais no mercado exigem que esteja sempre a frente dos demais, possuindo tecnologias que lhe proporcione uma base bem estruturada, que dê condições para sua competitividade comercial, impulsionando seus negócios.

Garanta esse sucesso a sua empresa mantendo todos os seus documentos organizados, armazenados e compartilhados com plataforma digital de gestão.


Soluções prontas para uso

Logo M-FilesAs soluções M-Files para gestão de informações empresariais (EIM) melhoram e simplificam a forma como as empresas gerenciam documentos e outras informações, a fim de se tornarem mais produtivas, mais eficientes e manter a conformidade. M-Files elimina silos de informações e fornece acesso rápido e fácil ao conteúdo certo a partir de qualquer sistema ou dispositivo.


Demonstração

Muito bacana, não é mesmo? Agora, que tal agora ver esta solução funcionando em tempo real? Solicite uma demonstração interativa e nossa equipe a apresentará através de videoconferência (Webex).

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