Sua vida está na era digital, mas e a sua empresa?
Estamos cansados de ouvir que o mundo mudou. Mas, com uma pensada rápida sobre nossos hábitos cotidianos, é possível notar isso de um jeito impressionante. Por exemplo, pense em como você ouvia música anos atrás: era por uma empoeirada coleção de CDs ou LPs? E hoje: você leva uma coleção variada de álbuns, artistas e ritmos no seu bolso, dentro do seu diminuto tocador de MP3?
Vale lembrar também o que você tinha que fazer para encontrar alguém: consultar sua agendinha telefônica, até achar o contato da pessoa desejada e discar no telefone – fixo, é claro, diante da enorme possibilidade de não localizar o amigo em casa. Mas, hoje, nossos smartphones levam infinitos números de qualquer pessoa que faça parte de nossa rede. E, se não tivermos o telefone do dito cujo, ainda podemos localizá-lo pelo WhatsApp, Messenger do Facebook, Twitter, Linkedin ou por e-mail.
Bem, o mundo mudou. E, se antes penávamos com tanta informação espalhada em uma infinidade de papel, cadernos e livros, hoje, com um toque de dedos, acessamos dados impensáveis, visitamos bibliotecas do outro lado do mundo, encontramos fotos antigas ou conversamos com nossos maiores ídolos. No entanto, se no âmbito pessoal a revolução digital é inquestionável, no espaço profissional ainda há muito o que conquistar.
Seja na área de seguros, no campo do direito ou em departamentos contábeis, observa-se que boa parte dos documentos e das informações detidos por um negócio estão disponíveis em papéis, o que acarreta em vários problemas. O mais óbvio deles diz respeito ao armazenamento desses papéis, que podem ocupar um grande espaço da empresa, obrigando os gestores a alugarem depósitos, comprarem armários e outros receptáculos para guardar o material.
Depois, há ainda a questão da segurança: se seus documentos estão disponíveis em espaços físicos, podem ser consultados por todos aqueles que circulam nesses espaços, aumentando a chance de falsificação e extravio. E tem o ponto principal: a dificuldade para organizar esse monte de papel de forma que seja fácil, para cada funcionário e gestor, localizar o que precisa com praticidade e agilidade.
Parece insano, não? Mas a verdade é que a era digital e o tempo da "nuvem" já está ao alcance de todas as empresas. Basta contratar um serviço de gerenciamento eletrônico de documentos, como é o caso do IBSGED, da IBSolution. Esse serviço, que é pago por mês, de forma acessível e diluída, é capaz de promover uma revolução no dia a dia do seu negócio, porque, com ele, você armazena, recupera e acessa qualquer informação, de qualquer lugar do mundo, a qualquer momento, por meio de um navegador web.
Os impactos são notáveis e vão além do imaginável, porque trazem também mais produtividade aos funcionários, que perdem menos tempo buscando informações, e um melhor atendimento ao cliente. Se ainda não conhece esse serviço, experimente. Afinal, sua vida já se modernizou, por que deixar o trabalho na Idade da Pedra?
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O importante esquecido
Documento, o maior legado de uma empresa.
Documento é o ínicio e o resultado de uma série de interações entre empresas e clientes. Ainda assim, mesmo com tanta importância, o documento é esquecido e perdido entre fitas ou dvds de backup, diversas contas diferentes de armazenamento em nuvem, e-mails, sms, arquivos com nome versão final 1 e versão final 2, centenas de diretórios, subdiretórios de subdiretórios com nomes estranhos que nem fazem mais sentido pra você. E isso só piora quando uma empresa aumenta de tamanho.
Aproveitando o ensejo cômico mas trágico: jamais coloque "versão final" em um documento. É como abrir um buraco negro. O final de verdade nunca chega, o tempo parece passar mais rápido e o tamanho do arquivo só aumenta. E você se sente mais velho: já lançaram um foguete doméstico para Marte e você ainda está fazendo a versão final 5 da apresentação institucional. A dica é: considere que um documento é seu amigo e ele jamais gostaria de ganhar um apelido terminal.
Para um documento nascer, levam horas, dias, semanas, meses e até anos, desenvolvidos por uma ou mais pessoas, mas esquecidos tão rapidamente quanto um simples plugar e desplugar de um pendrive. Isso precisa mudar.
Custa tempo e dinheiro
Documento precisa de atenção: nome de arquivo correto, diretório pertinente, tag indexável, permissão de escrita ou visualização, permitir a recuperação da informação, documentar atualização, não deixar o colega duplicar arquivos e deixar a versão mais antiga... isso dá muito trabalho. Não temos tempo. E se um sistema pudesse fazer isso tudo de forma transparente? Fluxo de documentos padronizados, em formato de processos, deixando tempo livre para focar no conteúdo de fato ou no negócio da empresa em si. Seria bom.
A IDC publicou dados interessantes sobre documentos em uma empresa média estadunidense:
- São feitas 19 cópias para cada documento físico
- Custa U$ 250 para recriar cada documento perdido
- Um arquivo físico comporta até 2.500 folhas por gaveta.
- Um simples CD pode armazenar até 13.000 páginas de documentos.
Documento tem custo. Existe um sistema que pode reduzir custos e padronizar processos documentais.
Digitalização e Processos Documentais
O primeiro passo certamente é colocar um vaso de flores no lugar do seu arquivo empoeirado. Olhe para seus documentos físicos e pergunte: isso pode ser digital? Se a reposta for sim, escaneie e recicle o papel. Pronto! Grite para todos os colegas de trabalho ouvir: "A partir de hoje, nesta empresa tudo será digitalizado!"
O segundo passo é sistematizar o processo de digitalização e fomentar isso através de políticas. O IBSGED faz exatamente isso. Dá pra criar um processo de RH "cadastro de novo funcionário", por exemplo, com processo padronizado, desde a digitalização dos documentos, indexação e armazenamento. Por segurança e evitar duplicidades, os documentos não ficam no computador dos funcionários. São acessados pela web, dependo do departamento do funcionário e nível hierárquico.
Só benefício!
Com o IBSGED (GED significa Gerenciador Eletrônico de Documentos) você facilmente gera, controla, armazena, compartilha e recupera informações existentes em documentos de forma ágil e segura via navegador web. Todo o processo (digitalização e classificação de documentos) pode ser feito dentro de sua própria empresa, minimizando riscos com extravio de documentos ou acesso de terceiros às informações confidenciais de sua empresa.
Alguns benefícios:
- Processos eletronicamente validados, eletronicamente auditados e acompanhados;
- Agilidade em seu dia-a-dia;
- Necessidade mínima de treinamento para operacional;
- Documentos sempre atualizados para todos que precisarem de acesso;
- Redundante e seguro;
- Sem necessidade de manter espaço físico;
- Guarda de documentos eterna.
Quanto custa? Demora pra instalar?
Adquirir o IBSGED é fácil. A implementação é mais fácil ainda. É oferecido como um serviço e cobrado mensalmente em contrato, sem precisar comprar equipamento nenhum, diluindo seus investimentos. Você paga apenas uma mensalidade e terá direito a todos os recursos do IBSGED, sem custos com implantação, treinamento e manutenção.
Solicite soluções específicas para criar ou otimizar o fluxo de documentos. Conheça os casos de sucesso da IBSolution de empresas que usam IBSGED todos os dias. Consulte nossos especialistas em processos documentais.
Outsourcing de Impressão e as Redes Sociais
Por que nossa empresa não está no Facebook?
Indagou o visionário diretor da empresa para todos. "Por que continuamos investindo dinheiro em uma estratégia de publicidade aonde as pessoas não estão? Eu recebo mais de 1000 e-mails por dia e somente 1 deles é direcionado para minha pessoa; o resto é propaganda, e muitas vezes oferecendo produtos milagrosos para aumentarem meu...". O Profissional de análise de estatísticas do site interrompe por alguns instantes o diretor. " 'Err', diretor! Gostaria de informar que mais de 35% das nossas visitas são originadas pelo e-mail marketing.". O diretor respira e pergunta: "Quantas fontes de acesso nosso site tem?". "Mais de 10 fontes, sendo elas, as mais importantes, patrocínio de lins no Google AdWords, Busca Orgânica, Acesso Direto, Facebook, LinkedIn, Twitter, etc..." respondeu o profissional com firmeza. "Agora, dessas fontes, quais geraram negócios?", perguntou o diretor. "Temos um percentual maior de leads com e-mail marketing, mas a 'entregabilidade' tem sido cada vez mais difícil.", respondeu o funcionário. "Certo, o e-mail marketing funciona para o nosso negócio, por que criamos nossa base com muito profissionalismo e muito tempo. Mas, até quando isso vai funcionar? Será que não está na hora de promover discussões e interação para formar opinião sobre nossos produtos nas redes sociais? As pessoas estão lá. Eu estou lá. Minha família e meus filhos estão lá.", comentou o diretor. "Senhor, podemos espalhar nossa verba atual em estratégias voltadas às redes sociais. Só testando para saber se existem frutos, mas tem potencial em função da adoção do público geral."
As empresas estão presentes (ou ingressando) nas redes sociais discutindo e compartilhando informações. Criam sua página, colocam seus produtos, vídeo institucional do YouTube e esquecem que as pessoas querem se relacionar com outras pessoas. A marca da empresa precisa ser personificada, ganhar uma personalidade, ser interagida por essas pessoas a fim de gerar notoriedade e, assim, formar opinião sobre a marca e seus produtos.
Isso não é diferente para o mundo do outsourcing de impresssão. Foi constatado até o momento 5 grupos de discussão do linkedin, no qual um deles possui mais de 200 integrantes. São empresas e profissionais do mercado de impressão buscando aperfeiçoamento, trocando informações, descobrindo pessoas e talentos que possam agregar aos serviços prestados.
No grupo Outsourcing de impressão no linkedin, por exemplo, você poderá obter referência de fornecedores, esclarecer dúvidas, procurar lançamentos, compartilhar as notícias mais comentadas na mídia, procurar por software de bilhetagem que atenda os seus requisitos, outros serviços que poderão ajudar na redução de custo, entre outros.
No entanto abuse da internet e redes sociais, procure sempre por atualizações, fornecedores comprometidos, praticidade nas ferramentas, Meios de facilitar a comunicação com parceiros, clientes finais, trocar informações e não se esquecer da qualidade do atendimento, tornar a sua empresa única, com alto potencial e diferencial no mercado.
O mercado de outsourcing de impressão cresce significativamente. No último ano (2011) alcançou 28,8 % no Brasil, com 107 bilhões de páginas, representando 60% de todo o mercado de outsourcing contratados na América Latina conforme o IDC.
Como consequência desse resultado, aumentou o número de revendas e empresas de recarga e vendas de cartuchos que aderiram a esse mercado. Para ter ideia dessa proporção, se você digitar no Google a palavra “outsourcing de impressão”, serão mais de 360.000 resultados de páginas na internet, onde certamente muitas empresas, profissionais, comunidades tem um espaço na web.
Em meio à tantas páginas , procura pelas soluções, cada um resolve investir de forma cabível ao seu orçamento, procura constantemente novas informações, referência nos meio de comunicação, busca da inovação, eficácia em seus projetos e marketing criativo para estar atualizado nas redes sociais.
A IBSolution também adora as redes sociais. Acesse o nosso Facebook ou Twitter e interaja, opine ou pergunte.
Solução Para Arquivo de Documentos
Um arquivo organizado e bem estruturado minimiza o risco de surpresas desagradáveis com os documentos. Mas não está protegido de qualquer imprevisto. Esse é um assunto que exige uma ação preventiva dos gestores para que seu departamento obtenha segurança e eficiência da informação. A solução atual mais completa, que atende essas necessidades de forma eficiente e eficaz é a implantação de um gerenciamento eletrônico de documentos.
Nenhum profissional deve colocar em risco sua tarefa por mau armazenamento de papéis e documentos.
Escritórios de advocacia, gestores de departamento jurídico, advogados e profissionais de áreas correlatas podem usufruir dos benefícios obtidos com uma gestão eletrônica de documentos. A implantação desse sistema de gestão é de baixo custo e auxilia na redução de custos, por exemplo:
- Reduz custos com armazenamento físico;
- Evita extravios e copias duplicadas de documentos;
- Reduz desgaste dos documentos (por mau armazenamento ou grande fluxo de manuseio);
- Reduz o espaço físico destinado ao arquivo de papéis.
Utilizando software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), seus documentos de casos e processos estarão fáceis para visualização, atualização, controle e sempre acessíveis. Documentos uma vez digitalizados, indexados e armazenados no sistema de gestão, sempre estarão acessíveis para consulta de qualquer dispositivo (notebook, desktop, smartphone ou tablet) conectado à internet.
Os softwares de GED proporcionam uma melhor gestão, controle, armazenamento, compartilhamento de documentos de forma ágil e segura via web, ou seja, os documentos capturados por essa ferramenta permite que o usuário habilitado através de seu login e senha, classifique os documentos armazenados e os mantem disponíveis para consulta on-line, podendo ser acessado a partir da internet de qualquer lugar do mundo.
Seus documentos não precisam passar por mãos de empresas terceirizadas para a digitalização e classificação de documentos. Tudo pode ser feito dentro de seu departamento, mantendo suas informações confidenciais e seguras, com o software de GED.
Trazer tudo isso a sua realidade
Todo aquele espaço físico que seu escritório ocupa para o armazenamento de papel em arquivos pode diminuir significativamente ao implantar a gestão eletrônica de documentos, tornando este local útil para outras finalidades.
Sabemos que o arquivo de determinados documentos originais necessitam que sejam mantidos, não possibilitando a extinção do arquivo físico por completo, porém a agilidade do compartilhamento das informações contidas nesses documentos através das ferramentas dessa plataforma, proporciona eficiência ao desenvolver suas atividades. Compartilhe, mas de forma segura!
O fluxo de papeis diminuirá. Com mesas limpas, suas tarefas serão desenvolvidas com mais organização, rapidez, segurança e eficiência. Encontramos um artigo em portal reconhecido sobre produtividade no trabalho que compartilha da nossa visão.
Obter modernização e competitividade
Sua rotina de trabalho ganha um diferencial e potencializa a agilidade de suas tarefas optando por esse sistema. O envio, conferencia e atualização de seus documentos estarão acessíveis a você em qualquer situação que necessitar, bastando um simples acesso via web.
Essa modernização em sua rotina administrativa permitirá que outras ocupações ganhem sua atenção e tempo, já que dessa forma estará minimizando o trabalho de organização física de documentos.
A chance de possuir esse sistema está disponível a um custo acessível e garantia de sucesso na organização e gestão de seus documentos. Diferenciais no mercado exigem que esteja sempre a frente dos demais, possuindo tecnologias que lhe proporcione uma base bem estruturada, que dê condições para sua competitividade comercial, impulsionando seus negócios.
Garanta esse sucesso a sua empresa mantendo todos os seus documentos organizados, armazenados e compartilhados com plataforma digital de gestão.
Soluções prontas para uso
As soluções M-Files para gestão de informações empresariais (EIM) melhoram e simplificam a forma como as empresas gerenciam documentos e outras informações, a fim de se tornarem mais produtivas, mais eficientes e manter a conformidade. M-Files elimina silos de informações e fornece acesso rápido e fácil ao conteúdo certo a partir de qualquer sistema ou dispositivo.
Demonstração
Muito bacana, não é mesmo? Agora, que tal agora ver esta solução funcionando em tempo real? Solicite uma demonstração interativa e nossa equipe a apresentará através de videoconferência (Webex).