Uma verdade incontestável seja dita: o uso da impressão permanece essencial no ambiente educacional. Ainda que a tecnologia esteja em constante evolução, volta e meia se faz necessário utilizar a cópia de um documento impresso nas escolas e universidades e essa realidade deverá prevalecer por um bom tempo.

Pensando, então, em uma forma de reduzir os custos com impressão e controlar esse uso no ambiente educacional, surge uma solução que está fazendo sucesso entre os gestores de diversos ramos: os sistemas de bilhetagem.

Por meio da bilhetagem, torna-se possível monitorar as impressões feitas em cada impressora existente na instituição de ensino. Ou seja, você passa a ter controle sobre quando e qual documento está sendo impresso, além de identificar o responsável pela impressão.

Mais do que isso, o software de bilhetagem entrega aos gestores um relatório de todas as atividades realizadas nas impressoras.

Já consegue perceber os benefícios desse sistema para o ambiente educacional? Temos mais vantagens pra te contar, por isso continue acompanhando e saiba tudo sobre a bilhetagem nas escolas e universidades!

Como funciona a bilhetagem

Antes de tudo, é importante destacar a necessidade do outsourcing de impressão nos ambientes de ensino. O termo “outsourcing” vem do inglês e significa terceirização. Isso quer dizer que, para a rotina de impressões acontecer sem maiores problemas, é ideal que a instituição conte com especialistas que vão garantir a qualidade do trabalho.

Aliado a isso, temos o sistema de bilhetagem que possibilita, além da organização por parte dos gestores, também o controle de gastos com papel, toner e manutenção.

Mas como esse sistema funciona na prática? É simples. Após instalar o software de bilhetagem, o gestor passa a monitorar e administrar tudo o que é impresso.

Assim, é possível identificar qual máquina utiliza mais a impressão, qual tipo de documento está sendo impresso e qual funcionário mais usa o serviço.

Ademais, a bilhetagem dá uma percepção melhor para a criação de cotas de impressão.

Vantagens da Bilhetagem no ambiente educacional

Considerando que a bilhetagem permite o controle do serviço de impressão que ainda permanece enraizado nas rotinas educacionais, cabe avaliar as vantagens proporcionadas pelo uso desse sistema nas escolas e universidades. Vejamos.

• Uma Gestão mais eficiente: com o controle sendo feito de forma automatizada, são gerados relatórios precisos que entregam ao gestor um panorama mais claro para tomar decisões, além de permitir a diminuição de custos por saber exatamente onde os gastos ocorrem.
• Redução do impacto ambiental: a partir do controle de impressões, reduz-se o desperdício de papel e como consequência, há menos cópias impressas, diminuindo o impacto ambiental.
• Facilidade na implementação de cotas: analisando o monitoramento dos setores e departamentos de uma instituição de ensino, o gestor pode estabelecer de forma justa como será a impressão de cada ambiente, tendo a possibilidade de ajustar as configurações, caso seja necessário.
• Rateio de custos: ter em mãos os relatórios com informações mais precisas facilita a decisão sobre como será a distribuição de verbas, definindo as prioridades.
• Uso consciente da impressão: os funcionários acabam sendo inibidos pelo monitoramento das impressões, o que os impede de enviar materiais de cunho pessoal ou que ainda precisam de correção. A bilhetagem inspira a consciência no uso da impressão, reduzindo os custos e podendo reverter a economia para outras áreas mais necessitadas.

Portanto, não dá para perder mais tempo e dinheiro na tentativa de controlar a impressão no ambiente educacional pelo qual você é responsável.

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