A impressão está comprometendo a segurança dos documentos na sua empresa?

Como anda a segurança dos documentos na sua empresa? Com os crimes cibernéticos em ascensão, as empresas tornaram a segurança dos documentos uma prioridade, mas muitas ignoram uma grande vulnerabilidade: a impressora.

Um bom sistema de gerenciamento de impressão precisa garantir que tudo esteja conectado ao seu ambiente de TI de maneira segura e em conformidade, além da tarefa desafiadora de idealizar métodos para dificultar a criação de documentos falsificados.

Confira com a gente algumas das maneiras pelas quais a segurança pode ser comprometida no ambiente de impressão da sua empresa:

  1. Um sistema de acesso vulnerável: Para resolver este problema, toda a infraestrutura de impressão deve ser protegida, incluindo estações de trabalho, dispositivos móveis, nuvens, servidores e redes.
  2. Documentos deixados na bandeja de impressão: Se um documento está esperando para ser impresso, mas não é reivindicado, os dados contidos nele poderão ser vistos ou roubados por qualquer pessoa que passar por ele. Esse risco pode ser minimizado usando um sistema de liberação de impressão segura, forçando os usuários a se autenticarem na impressora antes que o documento seja impresso.
  3. Nenhuma proteção por senha: Dados sensíveis precisam de várias camadas de proteção. Se a sua impressora não possui um sistema de acesso com senha antes de enviar um documento, é provável que você ignore esta importante etapa, deixando os dados confidenciais vulneráveis ​​a roubos.
  4. Falta de um fluxo de trabalho de impressão: Quando você digitaliza um documento, precisa salvá-lo localmente antes de poder enviá-lo por e-mail ou armazená-lo na nuvem? Esta cópia local cria um risco adicional, especialmente se você esquecer de excluí-la quando terminar. Uma impressora que envia automaticamente seus arquivos para a nuvem ou para outra pessoa elimina essa etapa e esse risco.
  5. Impressão sem garantia e conformidade: Quando um documento é coletado da impressora, como podemos mantê-lo seguro? Várias tecnologias trabalham juntas para permitir a rastreabilidade e incentivar o comportamento correto do usuário como os registros de marca d’água e de auditoria de impressão.
  6. Falta de impressão móvel: Cada vez mais funcionários estão fazendo o trabalho de casa e da estrada, mas para muitas empresas, a impressão muitas vezes só pode ser feita no próprio escritório. De acordo com a IDC, 35% dos usuários de smartphones e 34% dos usuários de tablets não podem imprimir de seus dispositivos, mas querem. Para contornar isso, os funcionários devem enviar o documento para um colega de trabalho para que seja impresso, o que cria oportunidades adicionais para que seus dados sejam interceptados. Uma solução de impressão móvel não é apenas mais eficiente, é também mais segura.

Segurança no ambiente de impressão

Uma política de segurança de informações e de práticas recomendadas deve ter um conjunto abrangente de medidas para proteger o sistema de impressão.

Com o modelo de segurança de nossa solução baseada no premiado software PaperCut, você terá uma infraestrutura segura de impressão, protegendo e automatizando os fluxos de trabalho de impressão e garantindo uma saída de impressão segura com marca d’água, assinatura digital, trilhas de auditoria e relatórios completos de quem imprimiu e em qual dispositivos.

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