A impressão de documentos em papel ainda é uma necessidade em muitas empresas. Ao mesmo tempo, os gastos financeiros e os impactos ambientais que essa atividade causa têm preocupado muitos empresários. Por causa disso, tem havido uma crescente necessidade de um gerenciamento de impressão otimizado com o objetivo de reduzir o desperdício.

O controle de impressão voltado para a economia de recursos e contenção de gastos de papel, tinta e energia é possível com a utilização de softwares dedicados e uma mudança na política da empresa. Veja nossas 5 dicas para reduzir o desperdício em suas impressões.

1. Liberar impressão somente com autorização

Entre as maiores fontes de desperdício estão as impressões “abandonadas”. Na correria do cotidiano, não é incomum que um profissional mande um documento para imprimir, mas acabe por esquecê-lo na máquina. Como consequência, o mesmo arquivo pode ser impresso múltiplas vezes.

Uma forma de evitar este hábito inconveniente é reter a impressão para que só seja autorizada por meio da identificação do funcionário. Esta liberação pode ser feita com a inserção de uma senha, de um cartão ou mesmo com identificação facial.

2. Limitar o uso da impressora

Caso sua equipe esteja utilizando a impressora mais do que o ideal, é possível configurar limites de uso com um software de gestão de impressão. Você pode determinar uma certa quantidade de folhas por dia, por pessoa (principalmente no que se refere a cópias coloridas), conforme o gasto médio da empresa.

Uma opção também é colocar um limite “gratuito” e fazer com que as impressões seguintes sejam pagas pelo usuário. É uma medida simples, mas efetiva de reduzir desperdícios, já que a máquina passará a ser usada apenas quando for imprescindível.

3. Fazer relatórios e campanhas de conscientização

Relatórios mensais do uso das impressões é importante para uma gestão de cópias eficientes. Os números informam os gastos totais e também que setores são os principais responsáveis pelo uso do equipamento.

Desta maneira, é possível fazer ações localizadas para reduzir os desperdícios e ainda monitorar os resultados mês a mês. Os relatórios ainda podem ser usados para campanhas de conscientização nas equipes, mostrando o impacto das impressões no meio ambiente para que as pessoas pensem antes de usar a impressora.

4. Usar configurações sustentáveis

Quando simplesmente diminuir o uso da impressora não é o bastante, uma maneira de solucionar este problema é com configurações otimizadas e mais sustentáveis. Usar frente e verso das folhas ou um modo de rascunho que gaste menos tinta já faz diferença.

Além disso, softwares de gerenciamento de impressão com configurações sustentáveis são ainda mais eficazes. A sugestão de modos otimizados e informações diretas de quanto estas pequenas mudanças economizam, facilita a tarefa de reduzir o desperdício.

5. Substituir os equipamentos antigos

Impressoras mais antigas representam uma despesa mais elevada do que o padrão. Elas falham com mais frequência e o custo de manutenção é mais alto. São máquinas que já tendem a usar mais tinta e suas falhas no meio de uma impressão estragam folhas e desperdiçam ainda mais recursos.

Substituir estas impressoras defeituosas representa um investimento em prol da economia em longo prazo. Sem contar que equipamentos mais novos são compatíveis com os softwares de gerenciamento mais modernos e, portanto, facilitam o controle de impressão.

A gestão de impressão e cópias é útil para a sua empresa e para o meio ambiente. Para experimentar na prática, agende uma demonstração de uma das nossas soluções.