Um grande desejo de 10 em cada 10 empreendedores é encontrar formas cada vez mais eficazes de ter aumento da produtividade. Isso porque ela é a capacidade de fazer mais em menos tempo, mas sem perder qualidade. Portanto, é um desafio.

Uma produtividade de alto nível é capaz de entregar produtos em menos tempo e reduzir os custos dos processos. Mas como fazer isso?

Para inspirar você a ter mais produtividade no trabalho, listamos algumas dicas simples, mas que talvez ainda não sejam aplicadas no seu negócio. Temos certeza de que, com foco e paciência, os resultados vão aparecer. Vamos juntos?

1. Tenha metas claras

Quando as metas não estão claras em um negócio, se torna mais difícil que as pessoas entreguem o que se espera delas para que os resultados pretendidos sejam alcançados. Por isso, antes de delegar tarefas, tenha metas bem definidas. 

Esse é um jeito de orientar a sua equipe sobre o que precisa ser feito e quais são as prioridades de negócios da empresa. Todos precisam estar a par desses alinhamentos.

Claro, para que isso aconteça, é preciso que você tenha uma visão clara de onde quer chegar e o que deseja conquistar. Se você não consegue visualizar isso, comece hoje mesmo a definir suas metas! Algumas metodologias, como OKRS, SMART e BSC podem contribuir para essa definição com mais objetividade.

2. Mantenha o ambiente organizado

Produtividade com certeza não combina com bagunça. Atuar em um ambiente desorganizado torna o desafio de alcançar alta produtividade ainda maior. Por isso, livre-se o quanto antes do caos, ou melhor, comece agora mesmo a organizar a casa. Um espaço organizado motiva os funcionários e faz com que eles não percam tempo.

E estamos falando tanto do ambiente físico quanto do ambiente digital. Depois da pandemia, o trabalho remoto se tornou comum e faz todo sentido que existam ambientes virtuais, já que podemos, sim, organizar praticamente tudo ou mesmo tudo da empresa na nuvem, em plataformas e documentos digitais, como é o caso do gerenciamento de impressão.

Manter seus espaços online e offline organizados melhora a comunicação, que fica mais transparente, ajuda no desenvolvimento das pessoas da equipe, que podem estudar e se dedicar mais ao que importa, e também na execução das tarefas, que serão feitas com maior assertividade.

3. Faça gestão de tempo

Elimine as atividades desnecessárias da sua rotina. Perder tempo organizando documentos físicos, procurando arquivos e fazendo trabalhos manuais que podem perfeitamente ser apurados por ferramentas inteligentes, como softwares de impressão, não significa só perda de tempo, mas de dinheiro!

Invista em ferramentas que desocupem o tempo dos profissionais de tarefas demoradas e desnecessárias, para que eles possam focar nas suas tarefas, dando o melhor de si, com tempo adequado.

Essa dica também vale para reuniões em excesso – o velho “isso poderia ter sido um e-mail” – e erros que geram retrabalho. Identifique como sua empresa está usando o tempo e trace um plano para eliminar burocracias e organizar melhor as tarefas de forma que todos se sintam confortáveis e possam fazer entregas com excelência. 

4. Revise os processos internos

Pode ser demorado e dar muito trabalho, mas, de tempos em tempos, revise seus processos internos. As coisas mudam, as pessoas, os clientes, as ferramentas etc. Processos mal estruturados e ineficientes prejudicam demais a produtividade no trabalho e impedem o seu negócio de crescer e atingir o sucesso desejado.

Sempre olhe para os processos buscando ajustar erros e melhorá-los como um todo. Uma boa produtividade jamais acontecerá sem esse cuidado. Automatizar seus processos também pode ser uma ótima saída para que eles funcionem ainda melhor.

5. Use ferramentas ágeis

Por último, mas não menos importante, aumentar a produtividade, nos dias atuais, é sinônimo de contar com tecnologias capazes de agilizar processos, possibilitando que as tarefas do dia a dia sejam executadas em passos simples, acessíveis por todos.

A IBSolution conta com o software YSoft SAFEQ: uma plataforma de soluções de fluxo de trabalho feita para reduzir os custos dos serviços de impressão, aumentar a produtividade e aperfeiçoar a segurança da informação.

Com essa solução, você pode monitorar e registrar os responsáveis por cada impressão, cópia e digitalização e tem dados precisos para compreender os custos e o comportamento de impressão atuais. Ferramenta essencial para criar e estabelecer políticas de impressão que reduzirão esses custos.

Além disso, os relatórios centralizados e o painel baseado na web simplificam o gerenciamento do sistema de fluxo de trabalho e impressão. Entre em contato com um de nossos especialistas e peça uma demonstração gratuita para descobrir tudo que o YSoft SAFEQ pode fazer para aumentar a sua produtividade no trabalho!